Google uses AI technology to translate content into your preferred language. AI translations can contain errors.

Ställa in bokningsförslag för rum i Google Kalender

Gör det lätt för mötesarrangörer att boka dagrum och resurser åt gäster på alla platser.

Med automatiska rumsförslag kontrollerar Kalender var alla som är inbjudna till mötet jobbar. På fliken Rum visar Kalender vilka rum som är närmast var och en av gästerna. Den tar hänsyn till varje persons byggnad och våning, tidigare bokningshistorik, användning av ljud- och videoutrustning och kapacitetsbehov.

Viktigt att veta

Automatiska rumsförslag funderar bäst om du gör följande:

Lägg till arbetsplatsen för alla användare – om en användare inte har angett en huvudarbetsplats tar Kalender inte hänsyn till hen i rumsförslag. Det innebär att det föreslagna rummet kan vara för litet eller att ett rum i byggnaden kanske inte föreslås alls.
Använd ett strukturerat format för rum. Endast rumsinformation som är strukturerad används av Kalender vid automatiska rumsförslag. Kalender fattar beslut utifrån uppgifterna för varje rum.

Om du vill veta mer om strukturerade resurser läser du Effekter av att använda strukturerade resurser och Byta till strukturerade resurser.

Ytterligare information

När du lägger till ett rum i en händelse kan platsbaserade eller ofta använda rumsförslag visas.

Platsbaserade förslag visas när du lägger till ett rum i en händelse om platsen för minst en deltagare är känd. Mer information finns i Lägga till ett rum i en händelse.
- Platsen kan anges genom att du anger en huvudkontorsbyggnad eller arbetsplats. Mer information finns i Ange din standardarbetsplats.
- Arbetsplats måste aktiveras av en administratör. Mer information finns i Aktivera eller inaktivera arbetsplats för användare.
- Platsbaserade förslag visas bara när en användares plats är i en byggnad med strukturerade rum och användaren inte har svarat på händelsen som ”deltar virtuellt” eller inte deltar.
Förslag som används ofta visas om personen som lägger till rummet inte har en angiven plats. Förslagen baseras på personens användning och är endast synliga för den användaren.

Lägga till en primär arbetsplats

Det går att lägga till en primär arbetsplats på två sätt. Du kan göra det åt användarna eller låta dem lägga till det själva.

Hjälp med att välja mellan användar- och administratörskonfiguration

Ingen arbetsmiljö är den andra lik. Tänk på alla delar av varje konfiguration när du bestämmer vad som är bäst för ditt företag.

Administratörskonfiguration

Användarkonfiguration

Användarnas arbetsplats är känd, aktuell och korrekt.

Fördelar

Säkerställer att användardata i Google är synkroniserad med dina egna uppgifter
Användarna kan inte ange felaktiga uppgifter

Form

API (byggnad, våning, vångsdel, skrivbord)
GCDS (byggnad, våning)

Användarupplevelse

Informationen om arbetsplatser är skrivskyddade

Du har inte eller är osäker på användarnas arbetsplatsdata i organisationen.

Fördelar

Snabb konfiguration med ett klick
Användarna får aviseringar från Kalender om att de ska lägga till och uppdatera information om sin arbetsplats
Mindre arbete för administratören

Form

Inledande konfiguration i Google Administratörskonsol
Information om arbetsplatsen (byggnad, våning) uppdateras av användarna själva

Användarupplevelse

Användarna kan både visa och uppdatera information om arbetsplatser
Användarnas arbetsplats härleds och anges ibland av Google
Användarna får aviseringar från Google om att göra uppdateringar

Lägga till plats som administratör

Om du väljer att ange arbetsplats åt användarna ska du använda API eller Google Cloud Directory Sync (GCDS).

Använda Google Cloud Directory Sync

Lägg till användarnas arbetsplats med GCDS om

det finns många användare och som befinner sig på olika platser
användarnas platser ändras och uppdateras kontinuerligt.
GCDS används redan för att synkronisera användarprofiler från Microsoft Active Directory till Google-konton.

På fliken Användarprofilattribut i GCDS-konfigurationshanteraren mappar du dessa fält för arbetsplats till den plats där du lagrar information om byggnad och våning i dag:

Byggnads-id
Våningsnamn

Du måste inte synkronisera fälten. Se till att byggnads-id:n matchar det byggnads-id som du skapade i byggnadshanteringen.

Läs mer i Om Google Cloud Directory Sync.

Använda API

Lägg till användarnas arbetsplats med ett API om

det finns många användare och som befinner sig på olika platser
det redan finns ett system där användarnas platser anropas via API
användarnas platser ändras och uppdateras med jämna mellanrum
du vill kunna synkronisera användarnas platser automatiskt
det finns värden för våningsdel och skrivbordskoder.

Mer information finns i Användarhandbok för Google Workspace Admin SDK.

Det kan ta upp till 24 timmar innan den formaterade platsinformationen för användaren sprids och visas i en användares profil.

Använd följande egenskaper när du konfigurerar API:t:

Egenskapens namn	Beskrivning	Exempel
type (string)*	Platstyp: CUSTOM, DEFAULT, DESK Obs! Typen måste anges till DESK för att uppdatera en användares huvudsakliga arbetsplats	DESK
customType (string)	Om typen är CUSTOM innehåller det här fältet ett anpassat värde	valfri_text
area (string)*	Plats i textform är mest användbart för visningsändamål för att kortfattat beskriva platsen. Exempel: Stockholm, SE eller I närheten av Göteborg	Stockholm, SE
buildingId (string)*	Byggnads-id måste stämma överens med det buildingId som du skapade för byggnaden Strängar med reserverat värde: Ange att en användare inte har en kontorsbyggnad. Om en användare till exempel arbetar på distans använder du $NO_BUILDING$ Använd $MISSING_BUILDING$ för att ange att byggnaden inte har skapats ännu i byggnadsresurserna	GBG
floorName (string)	Vånings-id måste stämma överens med en våning som har definierat i buildingId. Obs! Ett våningsnamn utan ett definierat byggnads-id är ogiltigt	Lobby, Mezzanine, 2, 3, 4, 5, 5M, 6
floorSection (string)	Anger var på en våning användaren sitter	A, södra delen
deskCode (string)*	Anger en exakt skrivbordsplats	Del 17, 13-A

* Obligatoriskt

Låta användarna lägga till platsen

Aktivera meddelanden från Kalender så att det blir lättare för användarna att lägga till sin primära arbetsplats.

Öppna menyn Katalog Kataloginställningar i Googles administratörskonsol.

Öppna Kataloginställningar.

Kräver administratörsbehörighet för kataloginställningar.
Klicka på Profilredigering.
Välj den organisation där du vill genomföra ändringen på den vänstra panelen under Organisationsenhet.
Varning! Om du tillämpar den här ändringen på rotorganisationsenheten för hela organisationen tillämpas den inte på organisationsenheterna där du tidigare har åsidosatt profilinformationen.
Markera rutan bredvid Arbetsplats och klicka på Spara.