Gestructureerde faciliteiten gebruiken in Google Agenda

Google raadt u aan uw agendafaciliteiten een naam te geven volgens een gestructureerde indeling. Gestructureerde faciliteitgegevens bevatten informatie over de locatie, capaciteit of apparatuur van een faciliteit. Agenda gebruikt deze gegevens om meer informatie te laten zien over ruimtes en faciliteiten, zodat uw gebruikers de juiste faciliteit kunnen kiezen. Maak gestructureerde faciliteiten om nieuwe Agenda-functies te gebruiken en meer mogelijkheden te krijgen.

Ongestructureerde (verouderde) bronnen gebruiken alleen deze velden:

  • Resource-ID
  • Naam
  • Beschrijving

Als je alleen deze velden hebt ingesteld voor een bron, is het een verouderde bron. Faciliteiten die vóór 17 oktober 2017 zijn gemaakt, zijn waarschijnlijk verouderde faciliteiten.

Voordelen van gestructureerde bronnen

Het kost extra werk om uw gegevens een gestructureerde indeling te geven, maar dit is het wel waard. Als u uw faciliteiten opslaat met een gestructureerde indeling, heeft dit de volgende voordelen voor uw gebruikers:

Overstappen op gestructureerde faciliteiten

Wijzig de naam van uw faciliteiten zodat deze een gestructureerde indeling hebben. Zo kunt u gebruikmaken van toekomstige verbeteringen aan Google Agenda. Met gestructureerde faciliteiten kunnen uw gebruikers altijd snel en efficiënt ruimtes en andere agendafaciliteiten boeken.

De wijzigingen begrijpen, testen en communiceren

Als u structurele faciliteitgegevens gebruikt, moeten uw gebruikers anders omgaan met Agenda. We raden u aan u op de volgende manieren op de wijzigingen voor te bereiden:

  • Analyseer de manier waarop uw huidige faciliteiten worden beheerd en begrijp hoe de gebruikerservaring wordt verbeterd door de migratie naar een gestructureerde indeling.
  • Gebruik gestructureerde faciliteiten eerst in een testomgeving om te zien hoe de wijzigingen worden weergegeven. Bewaar een back-up van uw huidige faciliteitgegevens.
  • Update interne apps en software van derden. Bijvoorbeeld apps waarin aangepaste naamgevingsconventies worden gebruikt.
  • Informeer uw gebruikers over de wijzigingen en de nieuwe indeling en beheer de uitrol van de wijzigingen.

Wijzigingen in de gebruikerservaring

Gebruikers zien de volgende wijzigingen als u de nieuwe gestructureerde indeling in uw bedrijf gaat gebruiken.

Gewijzigde zoekresultaten

Voor

Faciliteiten hebben één lange naam

Na

De faciliteitgegevens zijn geordend

Gewijzigde weergave voor ruimtes en niet-ruimtes

Voor ruimten (categorie VERGADERRUIMTE)

1. Naam faciliteit
2. Gebouw
3. Verdieping en afdeling
4. Capaciteit
5. A/V-functies

1. Naam faciliteit
2. Gebouw
3. Verdieping en afdeling
4. Capaciteit
5. A/V-functies

Voor niet-ruimtes (categorie OVERIGE)

1. Naam faciliteit
2. Gebouw
3. Verdieping en afdeling
4. Capaciteit
5. Brontype
6. AV-functies (indien aanwezig)

1. Naam faciliteit
2. Gebouw
3. Verdieping en afdeling
4. Capaciteit
5. Brontype
6. AV-functies (indien aanwezig)

Gewijzigde weergave voor faciliteiten

Als u de muisaanwijzer op een faciliteit plaatst, wordt er extra informatie weergegeven:

Voor ruimten (categorie VERGADERRUIMTE)

Voor niet-ruimtes (categorie OVERIGE)

Volgorde van faciliteiten gewijzigd

Vóór 17 oktober 2017

Eerder werden faciliteiten gegroepeerd in de lijst met ruimtes aan de hand van hun naam. De ruimtes werden bijvoorbeeld op voorvoegsel weergegeven in plaats van een eigenschap die nuttiger was om te bepalen welke faciliteit gebruikt moest worden. Als u veel ruimtes had met een bepaald voorvoegsel (bijvoorbeeld: CH-ZRHA), werden al die ruimtes gegroepeerd onder dat voorvoegsel.

Voorbeelden van faciliteitnamen:

CH-ZRHA-FavoriteRoom'1 [Phone, VC]

CH-ZRHA-SecondFavoriteRoom'1 [Telefoon, VC]

US-SFO-RoominSFO'2 [Phone, VC]

Groeperen op voorvoegsel:

In deze voorbeelden zijn de gebouwen ZRH-KantoorA en SFO-KantoorB

Na 17 oktober 2017

Faciliteiten worden gegroepeerd op de gebouwen die u instelt. Niet-ruimtes en ruimtes worden gegroepeerd in het gebouwknooppunt waar ze bij horen.

Voorbeelden van nieuwe automatisch aangemaakte namen:

ZRH-KantoorA-1-FavorieteRuimte (4) [Telefoon, VC]

ZRH-KantoorA-1-TweedeFavorieteRuimte (2) [Telefoon, VC]

SFO-KantoorB-RuimteInSFO (2) [Telefoon, VC]

In deze voorbeelden zijn de gebouwen ZRH-KantoorA en SFO-KantoorB

Groeperen op gebouwnaam:

Namen en weergavevolgorde van verdiepingen:

Verdiepingen in gebouwen worden op numerieke volgorde weergegeven. Voorbeeld:

  • Verdieping 1 komt vóór 2
  • Verdieping '12e' komt vóór '1e', omdat '2'<'e'

Als je verdiepingen in de juiste volgorde wilt tonen, gebruik je genummerde verdiepingen, zoals 01, 02, …, 12

Namen en weergave van faciliteiten gewijzigd

Voor verouderde faciliteiten raadde Google een bepaalde naamindeling aan. Er wordt automatisch een faciliteitstructuur gemaakt als meer dan 10 faciliteiten met een '-' worden toegevoegd. Als er meer dan 100 faciliteiten in een kopgroep zitten, wordt de groep gesplitst in subkoppen.

Met structurele faciliteitgegevens worden de naamgevingsregels van Google de standaard en worden op basis van deze regels automatisch namen gemaakt. Namen worden automatisch gemaakt als een ander veld dan de faciliteitnaam, het faciliteittype of de beschrijving wordt geüpdatet voor de faciliteit.

  • [gebouw]-[verdieping] [naam van ruimte] ([capaciteit van ruimte]) [audiovisuele apparatuur]
  • [(type faciliteit)]-[gebouw]-[verdieping] [naam van ruimte] ([capaciteit van ruimte]) [audiovisuele apparatuur]

Het volgende geldt voor automatisch gegenereerde namen:

  • De indeling van faciliteitnamen wordt consequent toegepast binnen uw organisatie.
  • Ruimtegegevens worden automatisch geüpdatet (bijvoorbeeld als de capaciteit wordt vergroot of als er apparatuur wordt toegevoegd of gewijzigd).
  • Uit de naam van een ruimte of faciliteit kunnen makkelijk de kenmerken van die ruimte of faciliteit worden opgemaakt.

De nieuwe, automatisch gemaakte naam wordt op de volgende locaties weergegeven:

Deelnemerslijst

In de deelnemerslijst van Agenda-afspraken wordt de oude faciliteitnaam vervangen door de nieuwe, automatisch aangemaakte faciliteitnaam.

Veld Waar op het web en mobiel

In het veld Waar in Agenda-afspraken wordt de oude faciliteitnaam vervangen door de nieuwe, automatisch aangemaakte faciliteitnaam.

Meldingen op mobiele apparaten

In meldingen op mobiele apparaten of internet wordt de oude faciliteitnaam vervangen door de nieuwe, automatisch gemaakte faciliteitnaam.

Uw faciliteiten, functies en gebouwen overzetten

U kunt faciliteiten op 3 manieren updaten:

Faciliteiten wijzigen met een csv-bestand

Als u een beheerdersrol heeft met rechten om gebouwen en faciliteiten te beheren die aan uw account zijn toegewezen, volgt u deze stappen om de faciliteiten in uw organisatie te updaten.

Stap 1: Downloaden naar een csv-bestand vanuit de Beheerdersconsole

Download eerst de faciliteitgegevens naar een csv-bestand.

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Directory en dan Gebouwen en faciliteiten en dan Overzicht.

    Hiervoor is het beheerdersrecht Gebouwen en faciliteiten vereist.

  2. Open Resourcebeheer.
  3. Klik op Downloaden en dan Downloaden.
  4. Sla het csv-bestand op.

Stap 2: Csv-gegevens importeren in een spreadsheet

Nadat u het csv-bestand heeft gedownload, importeert u het bestand in een spreadsheet.

  1. Open een lege Google-spreadsheet en ga naar Bestand > Importeren.
  2. Ga naar het gedownloade csv-bestand en klik op Selecteren.
  3. Selecteer de juiste opties in het venster Importeren en klik op Gegevens importeren.

Stap 3: Faciliteiten in een spreadsheet bewerken

Bekijk de gegevens in de spreadsheet en controleer of er lege of onjuiste velden zijn. Update deze volgens de tabel in Te gebruiken indelingen.

Opmerking: Wijzig de faciliteit-ID niet. Anders wordt er een nieuwe faciliteit gemaakt in plaats van de bestaande faciliteit te updaten.

De spreadsheet bewerken

  1. Gebruik de spreadsheet die u in de stappen hiervoor heeft gemaakt.
  2. Bewerk de velden, indien nodig.

    Belangrijk: Als u functies in de spreadsheet wilt identificeren, moet u een # voor de functienaam zetten. Bijvoorbeeld #Whiteboard.

  3. Als u klaar bent met bewerken, slaat u de spreadsheet op als csv-bestand.

Voorbeeldspreadsheet

Faciliteit-ID* Faciliteitnaam* Faciliteitcategorie* Faciliteittype Naam verdieping* Capaciteit* Gebouw-ID*
123 Auditorium CONFERENCE_ROOM 1 40 81
234 James' schuilplaats OTHER Lounge 4 5 82

* Vereist

Zichtbare beschrijving gebruiker Beschrijving #Whiteboard #Telefoon
Beheerd door beheerders@mijnbedrijf.nl TRUE TRUE
Vraag de assistent van James om te reserveren. Beheerd door beheerders@mijnbedrijf.nl FALSE FALSE

Stap 4: Een csv uploaden na het bewerken

Nadat je de spreadsheet hebt bewerkt, kun je de wijzigingen uploaden naar Agenda.

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Directory en dan Gebouwen en faciliteiten en dan Overzicht.

    Hiervoor is het beheerdersrecht Gebouwen en faciliteiten vereist.

  2. Open Resourcebeheer.
  3. Plaats de muisaanwijzer op Toevoegen en klik op Uploaden .
  4. Klik op Csv toevoegen en volg de instructies om het csv-bestand toe te voegen.
  5. Klik op Uploaden.

Te gebruiken indelingen

Gebruik deze indelingen wanneer u de spreadsheet bewerkt.

Indeling voor alle faciliteiten

Gebruik deze indeling voor de faciliteiten die u maakt in Agenda.

Eigenschapnaam Beschrijving Voorbeeld
Faciliteit-ID*

De unieke ruimte-ID die Google voor u maakt als u een faciliteit maakt.

(niet bewerken of verwijderen voor bestaande faciliteiten)

 28AF38E
Faciliteitsnaam*

Korte naam van de ruimte.

(voorgestelde tekenlimiet: 45)

 Bijenkorfkamer
Gebouw-ID* Deze gebouw-ID moet precies overeenkomen met de gebouw-ID die voor het gebouw is opgegeven. SF-MAIN
Faciliteitscategorie*

Vergaderruimte: Faciliteiten die worden gebruikt voor vergaderingen of conferenties. Deze kunnen zo klein zijn als een telefoonruimte.

Overig: Faciliteiten die niet worden gebruikt voor vergaderingen. Bijvoorbeeld een Jamboard, fiets of bedrijfsauto.

Categorie onbekend: Faciliteiten die niet overeenkomen met de gestructureerde indeling.

(gebruik Vergaderruimte en Overig voor nieuwe faciliteiten)

 CONFERENCE_ROOM
Brontype Bestaand veld. Als de categorie Faciliteit is ingesteld op Overig, wordt dit veld als voorvoegsel toegevoegd aan de automatisch gegenereerde naam, om faciliteiten die geen vergaderruimten zijn te onderscheiden van vergaderruimten. Hiermee kan ook het faciliteittype worden gecategoriseerd. Bijvoorbeeld: fiets, voertuig, kolfruimte of microscoop. Fiets
Naam verdieping*

De naam van de verdieping moet overeenkomen met een van de verdiepingen die voor het gebouw zijn gedefinieerd.

(voorgestelde tekenlimiet: 15)

 10
Capaciteit* Aanbevolen aantal mensen voor de ruimte. Moet een positief geheel getal zijn. 4
Gedeelte verdieping

Hiermee wordt aangegeven waar een ruimte is op een verdieping.

(voorgestelde tekenlimiet: 15)

 A
Zichtbare beschrijving gebruiker Vrije beschrijving van de ruimte die zichtbaar is voor gebruikers in de ruimtegegevens. Opmerking: Deze beschrijving wordt alleen getoond als de faciliteit wordt geboekt. Nadat de faciliteit is geselecteerd of de afspraak is opgeslagen, wordt de beschrijving niet meer weergegeven. Toestelnummer #4119
Beschrijving Optionele beschrijving van de ruimte of faciliteit die ter referentie zichtbaar is in de Beheerdersconsole.

Alle leden van ruimte-beheerders@example.com hebben boekingsrechten voor de ruimte

Gebouw oost
#Functie

Functies zijn attributen of apparatuur van een ruimte of faciliteit, zoals:

  • Audiofuncties: #Telefoon
  • Videofuncties: #VC, #Cisco-vergadereenheid.
  • Andere functies: #Whiteboard, #Rolstoeltoegankelijk, #Externe gasten.
 TRUE
Automatisch gegenereerde naam Alleen-lezen. Deze wordt gemaakt als de faciliteitcategorie is ingesteld op Vergaderruimte of Overig. AMS-HOOFD-Bijenkorfkamer (4) [VC]

* Vereist

Indeling voor gebouwen

Gebruik deze indeling voor de gebouwen die u maakt in Agenda.

Eigenschapnaam Beschrijving Voorbeeld
Gebouw-ID* Deze gebouw-ID moet precies overeenkomen met de gebouw-ID die voor het gebouw is opgegeven. AMS-HOOFD
Naam van gebouw Weergavenaam van het gebouw. Amsterdam HK
Adres* Adresgegevens voor gebouwen. Zie Indeling voor adressen van gebouwen. 678 Lafayette Ave
Suite 2B

Graha Bumi Surabaya Lt. V
Jl. Basuki Rahmat no.106 - 128

雨竜郡秩父別町秩父別4105
Verdiepingen* Moeten door komma's worden gescheiden en in oplopende volgorde worden gerangschikt van lagere verdiepingen naar de bovenste verdiepingen. Lobby, M, 2, 3, 4, 5, 5A, 6
Beschrijving Optionele beschrijving van het gebouw die ter referentie zichtbaar is in de Beheerdersconsole. Gebouw oost
Coördinaten

Breedte- en lengtegraad van een gebouw

 40.730610,
-73.935242

* Vereist

Verouderde faciliteiten beheren

Als u besluit niet al uw faciliteiten om te zetten naar gestructureerde faciliteiten, moet u zorgen dat u naamgevingsconventies volgt voor de verouderde faciliteiten zodat ze makkelijk zijn te vinden en te gebruiken.

Faciliteiten voor vergaderruimtes

Hier ziet u een mogelijke indeling voor de naam van een vergaderruimte:

[afk plaats]-[gebouw]-[verdieping] [naam van ruimte] ([capaciteit van ruimte]) [audiovisuele apparatuur]

Voorbeeld:

NYC-14-12-Boardroom (15) VC

Deze vergaderruimte bevindt zich in Amsterdam, in gebouw 14, op de 12e verdieping. De naam van de ruimte is Bestuurskamer. Er is ruimte voor 15 personen en er is apparatuur aanwezig voor videoconferenties.

Andere faciliteiten

We raden u aan de volgende indeling te gebruiken om alle andere soorten faciliteiten te onderscheiden van vergaderruimtes.

[(brontype)]-[afkorting plaats]-[gebouw]-[verdieping of locatie]-[audio- en videofuncties]

In deze indeling beginnen alle faciliteiten die geen ruimtes zijn met ' ( ', zodat ze niet worden gemengd met de vergaderruimtes. Idealiter staan alle faciliteiten die geen vergaderruimte zijn, onderaan de lijst met faciliteiten.

Voorbeelden van faciliteiten die geen ruimte zijn Beschrijving
(Bike)-London-43-Lobby-Bike-1 Deze fiets staat in Londen in de hal van gebouw 43. Het is 'Fiets 1' (en niet 'Fiets 2' of 'Fiets 3').
(Vehicle)-LA-Prius-Main-North-4 Dit voertuig staat in Los Angeles. Het is een Prius die is geparkeerd in parkeervak 4 van parkeergarage Noord bij het hoofdgebouw.