Wat is een agendafaciliteit?

Gebruikers in uw organisatie kunnen niet alleen vergaderingen plannen in Google Agenda, maar ook faciliteiten beheren die mensen delen. Het meest voorkomende voorbeeld van een faciliteit is een vergaderruimte. Andere voorbeelden zijn projectoren, bedrijfsauto's, gastkantoren, recreatiemateriaal en andere faciliteiten die mensen kunnen boeken. U moet faciliteiten maken in Agenda voordat uw gebruikers deze faciliteiten kunnen plannen.

Benodigde rechten om faciliteiten te beheren

Als u agendafaciliteiten wilt beheren, heeft u een beheerdersrol nodig met het recht Gebouwen en faciliteiten > Beheren. Deze rechten staan aan in de vooraf ingestelde rol Servicebeheerder. U kunt die rol gebruiken of een aangepaste beheerdersrol maken. Ga naar Beheerdersrollen toewijzen aan een gebruiker of Aangepaste beheerdersrollen maken voor instructies.

Opmerking: Alleen hoofdbeheerders kunnen agendafaciliteiten beheren vanuit hun eigen agenda's voordat die faciliteiten worden gedeeld met andere gebruikers. Het kan een paar uur duren voordat ACL-wijzigingen van kracht worden en je deze bronnen kunt beheren.

  1. Gebouwen, functies en faciliteiten maken

    De eerste stap bij het beheren van agendafaciliteiten is deze maken. Voor faciliteiten die vóór 17 oktober 2017 zijn gemaakt, raden we u aan over te schakelen naar gestructureerde faciliteiten, zodat u de nieuwste verbeteringen in Google Agenda kunt gebruiken.

  2. Faciliteiten toevoegen aan de lijst Mijn agenda

    Als u een faciliteit wilt beheren, moet u het e-mailadres van de faciliteit toevoegen aan de lijst Mijn agenda's. Je kunt de bron dan bewerken, delen of er meldingen over krijgen.

  3. Agendafaciliteiten delen

    Als u de optie voor delen niet expliciet instelt voor de nieuwe faciliteit, wordt de standaardoptie voor delen voor secundaire agenda's in uw organisatie overgenomen.

  4. Faciliteiten toevoegen aan een afspraak

    Nadat faciliteiten zijn gemaakt en gedeeld, kunnen u en uw gebruikers faciliteiten toevoegen aan afspraken op dezelfde manier als u gasten uitnodigt voor afspraken.

  5. Meldingen over bronnen krijgen

    U kunt instellen dat er een melding wordt verzonden wanneer:

    • een faciliteit wordt geboekt in een nieuwe afspraak,
    • een geplande afspraak wordt gewijzigd of geannuleerd,
    • genodigden of bronnen reageren op een afspraak.

    U kunt ook een dagelijkse planning van de bron opvragen.