Oltre a pianificare le riunioni in Google Calendar, gli utenti della tua organizzazione possono gestire le risorse condivise. L'esempio più comune di risorsa è una sala riunioni. Altri esempi includono proiettori, auto aziendali, uffici per gli ospiti, attrezzature ricreative o qualsiasi altra risorsa di cui gli utenti della tua organizzazione potrebbero pianificare l'utilizzo. Devi creare le risorse in Calendar prima che i tuoi utenti possano pianificarle.
Privilegi necessari per gestire le risorse
Per gestire le risorse del calendario, è necessario un ruolo amministratore con privilegi di gestione per Edifici e risorse. Questi privilegi sono abilitati nel ruolo predefinito Amministratore servizi. Puoi utilizzare questo ruolo o creare un ruolo amministrativo personalizzato. Per istruzioni, consulta Assegnare ruoli amministrativi a un utente o Creare ruoli amministrativi personalizzati.
Nota: solo i super amministratori possono gestire le risorse del calendario dai propri calendari prima che queste risorse vengano condivise con altri utenti. Potrebbero essere necessarie alcune ore prima che le modifiche alle ACL diventino effettive e tu possa gestire queste risorse.
Attività amministrative consigliate
Creare edifici, funzionalità e risorse
Il primo passaggio per gestire le risorse di Calendar è crearle. Per le risorse create prima del 17 ottobre 2017, ti consigliamo di passare alle risorse strutturate in modo da poter utilizzare i miglioramenti più recenti di Google Calendar.
Aggiungere risorse all'elenco I miei calendari
Per gestire una risorsa, devi aggiungere il suo indirizzo email all'elenco I miei calendari. Puoi quindi modificare, condividere o ricevere notifiche sulla risorsa.
Condividere le risorse del calendario
Se non imposti esplicitamente l'opzione di condivisione per la nuova risorsa, quest'ultima erediterà l'opzione di condivisione predefinita per i calendari secondari della tua organizzazione.
Aggiungere risorse a un evento
Una volta create e condivise, tu e i tuoi utenti potete aggiungere risorse ai vostri eventi nello stesso modo in cui invitate gli ospiti.
Ricevere notifiche sulle risorse
Puoi configurare l'invio di notifiche quando:
- Viene pianificata una risorsa in un nuovo evento.
- Un evento pianificato viene modificato o annullato.
- Persone o risorse invitate rispondono a un evento.
Puoi anche richiedere una pianificazione giornaliera della risorsa.