בקרה על אפשרויות לשימוש ב-Chat ובמרחבי Chat משותפים מחוץ לארגון

המאמר הזה מיועד לאדמינים ב-Google Workspace. אם אתם מחפשים עזרה למשתמשים, כדאי להיכנס למאמר איך מתחילים לעבוד עם Google Chat.

אתם יכולים לקבוע איך המשתמשים יתכתבו בצ'אט עם אנשים מחוץ לארגון. אם אתם מאפשרים למשתמשים שלכם לשוחח בצ'אט עם אנשים מחוץ לארגון, אתם יכולים גם לאפשר להם ליצור מרחבים וצ'אטים קבוצתיים עם אנשים מחוץ לארגון ולהצטרף אליהם.

אם משביתים את הגישה החיצונית להודעות צ'אט ולמרחבים משותפים קיימים

  • השבתת הצ'אט החיצוני לא מוחקת הודעות צ'אט, שיחות ומרחבים שכבר נוצרו. הם עדיין יהיו גלויים ונגישים למשתמשים חיצוניים ולאורחים שכבר הוזמנו. המשתמשים בארגון שלך לא יוכלו יותר לגשת לישויות האלה, אבל סטטוס החברות שלהם לא ישתנה. אם תפעילו את ההגדרה מחדש, תוכלו לגשת שוב להודעות, לשיחות ולמרחבים המשותפים.
  • הסרת הגישה החיצונית למרחבים משותפים לא מונעת מחברי המרחב לגשת לנתונים ששותפו במרחב, כמו קבצים ב-Google Drive או משימות. היא רק מסירה את הגישה למרחב עצמו. כדי למנוע ממשתמשים חיצוניים לגשת למרחבים ולתוכן שלהם, צריך להסיר אותם מהמרחב. פרטים נוספים זמינים במאמר ניהול מרחבים משותפים במסוף Google Admin.

ביקורת על פעילויות שבוצעו על ידי משתמשים מחוץ לארגון

אם משתמש מחוץ לארגון מתחיל פעילות בשיחות שבבעלות הארגון, פרטי אירוע הצ'אט נרשמים ביומן כדי שהאדמין יוכל לראות שהצ'אט התרחש. עם זאת, הם לא יכולים לקרוא את התוכן של הצ'אט.

הגדרת צ'אט עם גורמים חיצוניים

לפני שמתחילים: כדאי לקרוא מידע נוסף על צ'אט עם משתמשים חיצוניים וחשבונות אורח.

לפני שמתחילים:אם צריכים להגדיר מחלקה או צוות עבור ההגדרה הזאת, עוברים אל הוספת יחידה ארגונית.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז Google Chat.

    כדי לעשות את זה, נדרשת הרשאת אדמין ל-Google Chat.

  2. לוחצים על הגדרות של צ'אטים עם גורמים מחוץ לארגון.
  3. (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על מחלקה או על צוות, בצד, בוחרים יחידה ארגונית.

  4. בהגדרה המשתמשים יכולים לשלוח הודעות מחוץ לארגון, בוחרים באפשרות מופעל או מושבת:

    • מופעל – המשתמשים בארגון יכולים לשלוח ולקבל הודעות מחוץ לארגון.

      (אופציונלי) כדי להגביל את המשתתפים למתחמי אמון, מסמנים את התיבה הגדרות הצ'אט מוגבלות לדומיינים שברשימת ההיתרים בלבד.

      (אופציונלי) כדי לאשר אוטומטית הזמנות לצ'אט ממשתמשים ואורחים מוכרים מחוץ לארגון, בלי לשלוח הזמנה, מסמנים את התיבה אישור אוטומטי של הזמנות לצ'אט מאנשי קשר מוכרים.

    • מושבת – המשתמשים לא יכולים לשלוח הודעות לאנשים מחוץ לארגון.

  5. לוחצים על שמירה. אפשר גם ללחוץ על שינוי מברירת המחדל לגבי יחידה ארגונית מסוימת.

    אם מאוחר יותר רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה.

סיכום פגישות בעזרת Gemini ב-Google Meet ואורחים חיצוניים

התכונה סיכום שיחה חכם ב-Google Meet פועלת בהתאם למדיניות של הארגון בנושא שיתוף פעולה עם גורמים חיצוניים וצ'אט. אם השיתוף עם גורמים חיצוניים מוגבל, המשתתפים לא יכולים לקבל סיכומי AI, ויכול להיות שהסיכום האוטומטי יושבת. כדי לתת גישה, צריך לוודא שההגדרות של Chat ו-Drive מאפשרות שיתוף עם גורמים חיצוניים, או לשתף את המסמך ידנית אחרי הפגישה.

איך מפעילים או משביתים את האפשרות להשתמש במרחבים חיצוניים ובצ'אטים קבוצתיים

התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Business Standard ו-Business Plus,‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus,‏ Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus,‏ Nonprofits. השוואה בין המהדורות

אתם יכולים גם לקבוע אם המשתמשים יוכלו ליצור מרחבים וצ'אטים קבוצתיים שכוללים אנשים מחוץ לארגון, או להצטרף אליהם. משתמשים שההגדרה הזו מושבתת אצלם, או שהמהדורה שלהם לא תומכת בצ'אטים עם אנשים מחוץ לארגון, לא יכולים ליצור מרחבים חיצוניים וצ'אטים קבוצתיים עם אנשים מחוץ לארגון. עם זאת, הם יכולים להצטרף לשיחות קיימות עם אנשים מחוץ לארגון שנוצרו על ידי דומיין עם מהדורה שעומדת בדרישות.

לפני שמתחילים: ההגדרה מרחבים חיצוניים וצ'אטים קבוצתיים רלוונטית רק אם ההגדרה צ'אט עם משתמשים חיצוניים מופעלת (כפי שמתואר בקטע שלמעלה) ואדמין או משתמש יצרו את המרחב. עם זאת, אם אפליקציה יצרה את המרחב המשותף ואת הצ'אט הקבוצתי, היא לא יכולה ליצור שיחה חיצונית אלא אם ההגדרה של המרחב המשותף והצ'אט הקבוצתי מופעלת ברמת היחידה הארגונית ברמה הבסיסית (root). אם היא לא מופעלת, המשתמשים לא יכולים ליצור שיחות בתוך הארגון או מחוץ לו, או להצטרף אליהן – גם אם ההגדרה מרחבים חיצוניים וצ'אטים ישירים קבוצתיים מופעלת.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז Google Chat.

    כדי לעשות את זה, נדרשת הרשאת אדמין ל-Google Chat.

  2. לוחצים על מרחבים חיצוניים וצ'אטים קבוצתיים.
    ההגדרה הזו חלה על כל הארגון.
  3. בהגדרה המשתמשים יכולים ליצור מרחבים וצ'אטים קבוצתיים ולהצטרף אליהם, עם אנשים שמחוץ לארגון, בוחרים באפשרות מופעל או מושבת:
    • מופעל – המשתמשים בארגון יכולים ליצור מרחבים חיצוניים וצ'אטים קבוצתיים ולהצטרף אליהם בתוך הארגון.
      (אופציונלי) כדי להגביל את המשתתפים החיצוניים למתחמי אמון, מסמנים את התיבה המשתמשים יכולים להוסיף אנשים רק מתוך הדומיינים שברשימת ההיתרים. אם סימנתם את התיבה של דומיינים מרשימת ההיתרים בצ'אט עם אנשים מחוץ לארגון (כפי שמתואר בקטע הקודם), כדאי לסמן את התיבה הזו גם למרחבים. אחרת, המשתמשים שסימנו את התיבה של הדומיינים ברשימת ההיתרים בצ'אט עם אנשים מחוץ לארגון לא יוכלו ליצור מרחבים חיצוניים וצ'אטים קבוצתיים או לגשת אליהם. הם עדיין יכולים להתכתב בצ'אט עם משתמשים בדומיינים שברשימת ההיתרים באמצעות שיחות אחרות (כמו צ'אט אישי), אבל לא בשיחות עם משתמשים ואורחים חיצוניים.
    • השבתה – המשתמשים לא יכולים ליצור מרחבים וצ'אטים קבוצתיים בארגון שכוללים אנשים מחוץ לארגון, או להצטרף אליהם. המשתמשים עדיין יכולים להצטרף לשיחות שנוצרו מחוץ לארגון אם ההגדרה צ'אט עם משתמשים חיצוניים (שמתוארת בקטע הקודם) מופעלת.
  4. לוחצים על שמירה.