בקרה על אפשרויות לשימוש ב-Chat ובמרחבי Chat משותפים מחוץ לארגון

המאמר הזה מיועד לאדמינים ב-Google Workspace. אם אתם מחפשים עזרה למשתמשים, תוכלו להיכנס למאמר תחילת השימוש ב-Google Chat.

אתם יכולים לקבוע איך המשתמשים יתכתבו בצ'אט עם אנשים מחוץ לארגון. אם אתם מאפשרים למשתמשים שלכם לשוחח בצ'אט עם אנשים מחוץ לארגון, אתם יכולים גם לאפשר להם ליצור מרחבים וצ'אטים ישירים קבוצתיים ולהצטרף אליהם, עם אנשים שמחוץ לארגון.

אם משביתים את הגישה החיצונית להודעות ולמרחבים קיימים ב-Chat

• השבתה של צ'אט עם משתמשים חיצוניים לא מוחקת הודעות, שיחות ומרחבים שכבר נוצרו. הם עדיין יוצגו ויהיו נגישים למשתמשים חיצוניים ולאורחים שכבר הוזמנו. המשתמשים בארגון לא יוכלו יותר לגשת לישויות האלה, אבל סטטוס החברות שלהם לא ישתנה. אם תפעילו מחדש את ההגדרה, תוכלו לגשת שוב להודעות, לשיחות ולמרחבים.
• הסרת גישה חיצונית למרחבים לא מונעת מחברי המרחב לגשת לנתונים ששותפו במרחב, כמו קבצים או משימות ב-Google Drive. הפעולה הזו מסירה רק את הגישה למרחב עצמו. כדי למנוע מחברים חיצוניים גישה למרחבים ולתוכן במרחבים, צריך להסיר אותם מהמרחב. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא ניהול מרחבים במסוף Google Admin.

ביקורת על פעילויות שבוצעו על ידי משתמשים מחוץ לארגון

אם פעילות מסוימת מתחילה על ידי משתמש מחוץ לארגון בשיחות שנמצאות בבעלות הארגון, פרטי אירוע הצ'אט נרשמים ביומן, כך שאדמין יכול לראות שהצ'אט התקיים. עם זאת, הם לא יכולים לקרוא את התוכן של הצ'אט.

הגדרה של צ'אט עם גורמים מחוץ לדומיין

לפני שמתחילים: מידע נוסף על שיחות עם משתמשים חיצוניים וחשבונות אורח

לפני שמתחילים: אם צריכים להגדיר מחלקה או צוות עבור ההגדרה הזו, עוברים אל הוספת יחידה ארגונית.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אפליקציות Google Workspace Google Chat.

   מעבר אל Google Chat

   כדי לעשות את זה צריך את הרשאת האדמין ב-Google Chat.

2. לוחצים על הגדרות לצ'אט עם גורמים מחוץ לדומיין.
3. (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על מחלקה או על צוות, בצד, בוחרים יחידה ארגונית.

4. בקטע אפשר למשתמשים לשלוח הודעות מחוץ לארגון, בוחרים באפשרות מופעל או מושבת:

   • מופעל – המשתמשים בארגון יכולים לשלוח ולקבל הודעות מחוץ לארגון.

     (אופציונלי) כדי להגביל את המשתתפים לדומיינים מהימנים, מסמנים את התיבה הגדרות הצ'אט מוגבלות לדומיינים שברשימת ההיתרים בלבד.

     (אופציונלי) כדי לאשר אוטומטית את ההזמנות של משתמשים ואורחים לא מהארגון שאתם מכירים, בלי לשלוח הזמנה, מסמנים את התיבה אישור אוטומטי של הזמנות לצ'אט מאנשי קשר מוכרים.

   • מושבת – המשתמשים לא יכולים לשלוח הודעות לאנשים מחוץ לארגון.

5. לוחצים על שמירה. לחלופין, אפשר ללחוץ על שינוי מברירת המחדל לגבי יחידה ארגונית מסוימת.

   אם מאוחר יותר רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה.

הפעלה או השבתה של מרחבים חיצוניים וצ'אטים קבוצתיים

התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Business Standard ו-Business Plus,‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus,‏ Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus,‏ Nonprofits. השוואה בין המהדורות

אתם יכולים גם לקבוע אם המשתמשים יוכלו ליצור מרחבים וצ'אטים ישירים קבוצתיים שכוללים אנשים מחוץ לארגון, או להצטרף אליהם. משתמשים שההגדרה הזו מושבתת אצלם או שיש להם מהדורות שלא תומכות בצ'אטים עם אנשים מחוץ לארגון, לא יכולים ליצור מרחבים וצ'אטים ישירים קבוצתיים עם אנשים מחוץ לארגון, אבל הם יכולים להצטרף לשיחות קיימות עם אנשים מחוץ לארגון שנוצרו על ידי דומיין עם מהדורה מתאימה.

לפני שמתחילים: ההגדרה מרחבים וצ'אטים קבוצתיים עם משתתפים חיצוניים חלה רק אם ההגדרה שיחות עם משתמשים מחוץ לארגון מופעלת (כפי שמתואר בקטע שלמעלה) ואדמין או משתמש יצרו את המרחב. עם זאת, אם אפליקציה יצרה את המרחב ואת הצ'אט הישיר הקבוצתי, האפליקציה לא יכולה ליצור שיחה עם משתמשים חיצוניים אלא אם ההגדרה של המרחב והצ'אט הישיר הקבוצתי מופעלת ברמת היחידה הארגונית הבסיסית. אם ההגדרה לא מופעלת, המשתמשים לא יכולים ליצור שיחות או להצטרף לשיחות בתוך הארגון או מחוצה לו – גם אם ההגדרה מרחבים חיצוניים וצ'אטים ישירים קבוצתיים מופעלת.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אפליקציות Google Workspace Google Chat.

   מעבר אל Google Chat

   כדי לעשות את זה צריך את הרשאת האדמין ב-Google Chat.

2. לוחצים על מרחבים חיצוניים וצ'אטים קבוצתיים.
   ההגדרה הזו חלה על כל הארגון.
3. בקטע המשתמשים יכולים ליצור מרחבים וצ'אטים ישירים קבוצתיים ולהצטרף אליהם, עם אנשים שמחוץ לארגון, בוחרים באפשרות מופעל או מושבת:
   • מופעל – המשתמשים בארגון יכולים ליצור מרחבים חיצוניים וצ'אטים ישירים קבוצתיים ולהצטרף אליהם בתוך הארגון.
     (אופציונלי) כדי להגביל את המשתתפים החיצוניים לדומיינים מהימנים, מסמנים את התיבה המשתמשים יכולים להוסיף אנשים רק מתוך הדומיינים שברשימת ההיתרים. אם סימנתם את התיבה 'דומיינים שברשימת ההיתרים' עבור צ׳אט עם אנשים מחוץ לארגון (כמו שמתואר בקטע הקודם), אתם צריכים לסמן גם את התיבה הזו עבור מרחבים. אחרת, משתמשים שהתיבה צ'אט עם אנשים מחוץ לארגון מסומנת אצלם לא יוכלו ליצור מרחבים חיצוניים וצ'אטים ישירים קבוצתיים או לגשת אליהם. הם עדיין יכולים לשוחח בצ'אט עם משתמשים בדומיינים שברשימת ההיתרים באמצעות שיחות אחרות (כמו צ'אטים ישירים), אבל לא בשיחות עם משתמשים חיצוניים ואורחים.
   • מושבת – המשתמשים לא יכולים ליצור מרחבים וצ'אטים ישירים קבוצתיים שנוצרו בארגון וכוללים אנשים מחוץ לארגון, או להצטרף אליהם. המשתמשים עדיין יכולים להצטרף לשיחות שנוצרו מחוץ לארגון אם האפשרות Chat חיצוני (שמתוארת בקטע הקודם) מופעלת.
4. לוחצים על שמירה.