Kontrolowanie opcji dla czatów zewnętrznych i pokoi z osobami z zewnątrz

Ten artykuł jest przeznaczony dla administratorów Google Workspace. Jeśli potrzebujesz pomocy jako użytkownik, zobacz artykuł Pierwsze kroki w Google Chat.

Masz kontrolę nad tym, jak użytkownicy czatują z osobami spoza organizacji. Jeśli zezwolisz użytkownikom na czatowanie z użytkownikami zewnętrznymi, możesz też umożliwić im tworzenie pokoi i czatów grupowych z osobami spoza organizacji oraz dołączanie do nich.

Wyłączenie dostępu z zewnątrz do dotychczasowych wiadomości i pokoi czatu

  • Wyłączenie czatu zewnętrznego nie powoduje usunięcia już utworzonych wiadomości, rozmów i pokojów. Nadal będą one widoczne i dostępne dla zaproszonych już użytkowników zewnętrznych i gości. Użytkownicy Twojej organizacji nie będą już mieć do nich dostępu, ale ich stan członkostwa nie ulegnie zmianie. Jeśli włączysz to ustawienie ponownie, wiadomości, rozmowy i pokoje będą znów dostępne.
  • Usunięcie dostępu do pokoju dla osób z zewnątrz nie blokuje użytkownikom dostępu do danych udostępnionych w pokoju, takich jak pliki czy zadania na Dysku Google. Usunięcie dostępu do pokoju powoduje tylko usunięcie dostępu do niego samego. Aby uniemożliwić użytkownikom zewnętrznym dostęp do pokoi i znajdujących się w nich treści, musisz usunąć ich z pokoju. Szczegółowe informacje znajdziesz w artykule Zarządzanie pokojami w konsoli administracyjnej Google.

Sprawdzanie działań rozpoczętych przez użytkowników spoza organizacji

Jeśli użytkownik spoza organizacji rozpocznie działanie w należącej do niej rozmowie, szczegóły tego zdarzenia na czacie zostaną zarejestrowane, aby administrator mógł zobaczyć, że czat miał miejsce. Nie może jednak czytać treści z tego czatu.

Konfigurowanie czatu zewnętrznego

Zanim zaczniesz: dowiedz się więcej o czatowaniu z użytkownikami zewnętrznymi i kontach gości.

Zanim zaczniesz: jeśli musisz skonfigurować dział lub zespół dla tego ustawienia, przeczytaj artykuł Dodawanie jednostki organizacyjnej.

  1. W konsoli administracyjnej Google otwórz Menu  a potem Aplikacje a potem Google Workspace a potem Google Chat.

    Wymaga uprawnień administratora Google Chat.

  2. Kliknij Ustawienia czatowania z użytkownikami zewnętrznymi.
  3. (Opcjonalnie) Aby zastosować ustawienie na potrzeby działu lub zespołu, z boku wybierz jednostkę organizacyjną.

  4. W sekcji Zezwalaj użytkownikom na wysyłanie wiadomości poza organizację wybierz Wł. lub Wył.:

    • Wł. – zezwala użytkownikom w organizacji na wysyłanie i otrzymywanie wiadomości spoza organizacji.

      (Opcjonalnie) Aby umożliwić dostęp użytkownikom zewnętrznym tylko z zaufanych domen, zaznacz pole Zezwalaj użytkownikom na dodawanie osób tylko z domen umieszczonych na liście dozwolonych.

      (Opcjonalnie) Aby automatycznie akceptować zaproszenia do czatu od znanych gości zewnętrznych i użytkowników bez konieczności wysyłania zaproszenia, zaznacz pole Automatycznie akceptuj zaproszenia do czatu od znanych kontaktów.

    • Wył. – nie zezwala użytkownikom na wysyłanie wiadomości poza organizację.

  5. Kliknij Zapisz. W przypadku jednostki organizacyjnej możesz też kliknąć Zastąp.

    Aby później przywrócić odziedziczoną wartość, kliknij Odziedzicz.

Robienie notatek przez Gemini w Google Meet i goście zewnętrzni

Funkcja „Zrób notatki” w Google Meet jest zgodna z zasadami współpracy zewnętrznej i zasadami czatu obowiązującymi w organizacji. Jeśli udostępnianie zewnętrzne jest ograniczone, goście nie mogą otrzymywać podsumowań wygenerowanych przez AI, a automatyczne robienie notatek może być wyłączone. Aby przyznać dostęp, upewnij się, że ustawienia Google Chat i Dysku zezwalają na udostępnianie zewnętrzne, lub udostępnij dokument ręcznie po spotkaniu.

Włączanie i wyłączanie zewnętrznych pokoi i czatów grupowych

Ta funkcja jest dostępna w tych wersjach: Business Standard i Business Plus; Enterprise Standard i Enterprise Plus; Enterprise Essentials i Enterprise Essentials Plus; Nonprofits. Porównaj wersje

Możesz też decydować o tym, czy użytkownicy w organizacji mogą tworzyć pokoje i czaty grupowe z użytkownikami zewnętrznymi spoza organizacji i dołączać do takich pokoi i czatów. Użytkownicy, którzy wyłączyli to ustawienie lub którzy mają jedną z wersji nieobsługujących czatowania z użytkownikami zewnętrznymi, nie mogą tworzyć zewnętrznych pokoi i czatów grupowych, ale mogą dołączać do dotychczasowych rozmów z użytkownikami zewnętrznymi utworzonych przez domenę z odpowiednią wersją.

Zanim zaczniesz: ustawienie Zewnętrzne pokoje i czaty grupowe ma zastosowanie tylko wtedy, gdy jest włączona opcja Czatowanie z użytkownikami zewnętrznymi (zgodnie z opisem w sekcji powyżej) oraz gdy administrator lub użytkownik utworzył pokój. Jeśli jednak aplikacja utworzyła pokój lub czat grupowy, nie może utworzyć rozmowy zewnętrznej, chyba że ustawienie pokoju i czatu grupowego jest włączone na poziomie jednostki organizacyjnej najwyższego poziomu. Jeśli nie jest włączona, użytkownicy nie mogą tworzyć rozmów ani dołączać do nich w organizacji i poza nią – nawet jeśli pokoje zewnętrzne i czaty grupowe są włączone.

  1. W konsoli administracyjnej Google otwórz Menu  a potem Aplikacje a potem Google Workspace a potem Google Chat.

    Wymaga uprawnień administratora Google Chat.

  2. Kliknij Zewnętrzne pokoje i czaty grupowe.
    To ustawienie dotyczy całej organizacji.
  3. W sekcji Zezwalaj użytkownikom na tworzenie pokoi i czatów grupowych z osobami spoza organizacji oraz dołączanie do nich wybierz Włącz lub Wyłącz:
    • Wł. – zezwala użytkownikom w organizacji na tworzenie pokoi zewnętrznych i czatów grupowych z osobami spoza organizacji oraz dołączanie do nich.
      (Opcjonalnie) Aby umożliwić dostęp użytkownikom zewnętrznym tylko z zaufanych domen, zaznacz pole Zezwalaj użytkownikom na dodawanie osób tylko z domen umieszczonych na liście dozwolonych. Jeśli zaznaczysz pole listy dozwolonych domen dla opcji Czatowanie z użytkownikami zewnętrznymi (opisanej w poprzedniej sekcji), musisz też zaznaczyć to pole dla pokoi. W przeciwnym razie użytkownicy, którzy mają zaznaczone pole listy dozwolonych domen dla opcji Czatowanie z użytkownikami zewnętrznymi, nie będą mogli tworzyć zewnętrznych pokoi i czatów grupowych ani uzyskiwać do nich dostępu. Mogą oni nadal czatować z użytkownikami z domen znajdujących się na liście dozwolonych w innych rozmowach (na przykład za pomocą czatu), ale nie w rozmowach z osobami spoza organizacji i gośćmi.
    • Wył. – uniemożliwia użytkownikom w organizacji tworzenie pokoi i czatów grupowych z użytkownikami zewnętrznymi oraz dołączanie do takich pokoi i czatów. Użytkownicy mogą nadal dołączać do rozmów utworzonych poza organizacją, jeśli jest włączona opcja Czatowanie z użytkownikami zewnętrznymi (zgodnie z opisem w poprzedniej sekcji).
  4. Kliknij Zapisz.