Den 1 maj 2025 ändras lagringspolicyerna för 1:1-direktmeddelanden i Google Chat.
Före den 1 maj kunde lagringspolicyn för 1:1-direktmeddelanden med externa deltagare styras av båda organisationerna. Det innebär att varje organisations lagringspolicyer påverkar hur mycket historik användarna ser i 1:1-direktmeddelandet. Detta skiljer sig från hur rumskonversationer hanteras, där endast lagringspolicyn för skaparens organisation påverkar dessa konversationer.
Från och med den 1 maj börjar 1:1-direktmeddelanden att flyttas så att de endast följer lagringsreglerna för organisationen som skapade dem.
Ändringen påverkar inte din möjlighet att tillämpa lagringspolicyer eller åtkomst till konversationer i Google Arkiv för användare med tillämpade Arkiv-policyer.
Tidsaxel för händelser
Från och med den 1 maj 2025 följer alla nya 1:1-direktmeddelanden med externa användare meddelandeskaparens lagringspolicy.
Från och med den 2 juni 2025 migreras befintliga 1:1-direktmeddelanden med externa användare så att meddelandeskaparens lagringspolicy följs.
Senast den 1 augusti 2025 räknar vi med att migreringsprocessen är klar för alla 1:1-direktmeddelanden.
Till och med den 1 februari 2026 bevarar vi berörda 1:1-direktmeddelanden i Google Arkiv eller Dataexport i sex månader efter att migreringen är klar så att organisationer kan ladda ned en kopia av datan. Regler som är inställda på att radera innehåll fortsätter dock att respekteras.
Obs! Om du som administratör vill behålla en kopia av alla meddelanden som användare i organisationen har med externa användare rekommenderar vi att du har en aktiv lagringspolicy för Arkiv.
Vad kan administratörer göra inför datamigreringen?
Vi rekommenderar att administratörer gör följande före migreringen:
- Bekräfta dina externa chattinställningar
- Förbered dig på att svara på frågor från medarbetare om lagringspolicyn för chatt.
- Kontrollera lagringspolicyerna
- (Valfritt) Konfigurera Arkiv för organisationen
- (Valfritt) Få en kopia av externa konversationer
- (Valfritt) Konfigurera extern arkivering
Kontrollera lagringspolicyerna
Se till att du har angett en Arkiv-policy för att lagra data under lämplig tidsperiod. Om ingen Arkiv-policy har konfigurerats kan meddelanden i vissa konversationer som du för närvarande har åtkomst till raderas. Läs mer i Hantera lagringsregler och spärrar.
(Valfritt) Konfigurera Arkiv för organisationen
Om du vill lagra alla meddelanden som skickas av organisationen och inte har en aktiv Arkiv-licens följer du anvisningarna i Arkiv-licensiering och Konfigurera Arkiv för organisationen.
(Valfritt) Få en kopia av externa konversationer i augusti
Så här får du en kopia av externa konversationer som kan påverkas av migreringen:
- Gör en export av Arkiv med sökoperatorn
is:externalmanaged. Den här operatorn returnerar endast 1:1-direktmeddelanden som hanteras av en annan organisation. Exportera denna data efter den 1 augusti 2025. - Begär en dataexport för din domän. Om du vill begära denna export gör du det efter den 1 augusti 2025.
(Valfritt) Konfigurera arkivering från tredje part
Om du vill lagra all Chat-data men inte har Arkiv kan du konfigurera arkivering från tredje part.
Vanliga frågor om ändringar av lagring av direktmeddelanden
Hur bestäms tillämpningen av lagringspolicyn för 1:1-direktmeddelanden efter den här ändringen?
Den som skapar ett externt 1:1-direktmeddelande får sin lagringspolicy tillämpad för båda användarna i konversationen. Om en extern användare till exempel skapade ett 1:1-direktmeddelande med dig för två år sedan tillämpas hens (eller organisationens) lagringspolicy. Kreatören kan inte ändra detta även om konversationen raderas.
Får användare och administratörer veta lagringspolicyn för en 1:1-direktmeddelandekonversation som de deltar i?
Nej, av integritetsskäl kan vi inte visa lagringspolicyn för en konversation. I alla konversationer visas dock text som anger vem som startade konversationen och därmed vems policy som gäller för den.
Ändras skaparen när alla meddelanden har raderats av en lagringspolicy och en användare skickar ett nytt meddelande?
Nej, policyn fastställs första gången en användare skapar en konversation med en annan användare. Det går inte att ändra senare. Chat anger för båda användarna vilken person som startade 1:1-direktmeddelandet högst upp i konversationen.
Kan jag eller användare i organisationen välja vilka 1:1-direktmeddelanden som ska använda min lagringspolicy och vilka som ska använda en annan organisations?
Nej.
Tillämpas lagringspolicyer på enskilda användare baserat på deras separata organisationspolicyer eller på båda användarna baserat på upphovsmannens policy?
Efter den här ändringen tillämpas skaparens lagringspolicy på alla meddelanden i konversationen för externa konversationer. Meddelanden raderas när de har passerat lagringspolicyn som har konfigurerats för kreatören.
Ändras min åtkomst till 1:1-direktmeddelanden i Arkiv som administratör?
Om administratörer har en Arkiv-policy som tillämpas på alla användare i organisationen minskar inte synligheten för användarnas meddelanden. I vissa fall ökar antalet meddelanden som är tillgängliga i Arkiv. Detta kan hända om kreatören har en längre lagringspolicy än någon annan i konversationen. För att säkerställa att administratörer för användare som inte är kreatörer kan få åtkomst till meddelanden som användaren kan se finns dessa meddelanden i Arkiv, även om en policy har konfigurerats för att radera dem.
Ändras vilka 1:1-direktmeddelanden jag som administratör kan få åtkomst till via Dataexport?
Om du har Arkiv och har tillämpat en Arkiv-policy på alla användare påverkas inte möjligheten att ladda ned 1:1-direktmeddelanden via Dataexport. Om du inte har Arkiv eller inte har tillämpat en policy på alla konversationer är det möjligt att vissa konversationer som tidigare var tillgängliga i Dataexport blir otillgängliga vid någon tidpunkt. Vi bevarar all data i sex månader efter migreringen för organisationer som vill göra en dataexport. Regler som är inställda på att radera innehåll fortsätter dock att gälla.
Påverkas 1:1-direktmeddelanden mellan två användare i organisationen?
Om två användare i samma organisation har motstridiga lagringspolicyer respekterar vi dessa policyer separat för varje användare i Chat och Arkiv. När migreringen sker respekterar vi den längre av de två lagringspolicyerna. Om en användare har en anpassad lagringsregel medan den andra har en standardlagringsregel gäller den anpassade regeln för båda användarna.
Om en policy för automatisk radering gäller för en användare raderar policyn meddelanden för båda användarna i Chat. Om båda användarna har en policy för automatisk radering följs den kortare av de två policyerna för båda användarna. Även om meddelanden raderas från Chat lagras de i Arkiv i enlighet med den konfigurerade lagringspolicyn.
Påverkar den här ändringen spärrar av juridiska skäl?
Nej.
Påverkar denna ändring dataregioner?
Nej.
Kan jag tillämpa en lagrings- eller raderingspolicy på ett 1:1-direktmeddelande som har skapats av en annan organisation?
Efter migreringen respekterar Chat endast policyn som har angetts av skaparen. För data i Arkiv fortsätter dock policyer att följas oavsett vem som skapade konversationen.
Påverkas slutanvändarens export?
Slutanvändarens Takeout fortsätter att exportera alla meddelanden som en användare kan se i Chat-användargränssnittet. Den inkluderar dock tillfälligt alla meddelanden som påverkas av migreringen fram till den 1 februari 2026.
Vilka är några exempel på hur lagring fungerade före och efter den här ändringen?
Exempel på hur lagringspolicyer fungerar före ändringen: Användare A från företag A har en lagringspolicy på tre månader, användare B från företag B har en lagringspolicy på sex månader. Ett meddelande skickas mellan användare A och användare B. I Chat ser användare A inte längre konversationen efter tre månader, medan användare B inte ser konversationen förrän efter sex månader. I Arkiv kan administratörerna för varje organisation inte längre se konversationerna baserat på den inställda policyn (tre eller sex månader*).
Exempel på hur lagringspolicyer fungerar efter migreringen: Användare A från företag A (skaparen) har en lagringspolicy på tre månader, användare B från företag B har en lagringspolicy på sex månader. I Chat ser ingen av användarna konversationen efter tre månader. Det beror på att lagringspolicyn för kreatören (användare A) avgör konversationens synlighet i Chat. Detta skiljer sig från Arkiv, där Arkiv-administratören har insyn i konversationen i enlighet med lagringspolicyn. Administratören för företag A har till exempel en lagringspolicy på tre månader, medan administratören för företag B har en längre policy på sex månader. Varje administratör ser konversationen i Arkiv för den valda lagringspolicyn*.
Exempel på hur lagringspolicyer fungerar efter migreringen: Användare A från företag A har en lagringspolicy på tre månader, användare B från företag B (skaparen) har en lagringspolicy på sex månader. I likhet med exemplet ovan behåller båda användarna synligheten för konversationen i sex månader eftersom skaparens lagringspolicy följs i Chat. För administratörer i Arkiv ser båda företagen konversationer i sex månader. Företag A:s synlighet utökas för att säkerställa att de kan få åtkomst till meddelanden som användaren kan se.
*Obs! Arkiv har även en 30 dagars raderingsperiod efter att en lagringspolicy har löpt ut innan meddelanden raderas.