ב-1 במאי 2025, מדיניות שמירת הנתונים של צ'אטים אישיים ב-Google Chat תשתנה.
לפני 1 במאי, שני הארגונים יכלו לקבוע את מדיניות שמירת הנתונים של צ'אטים ישירים עם גורמים מחוץ לארגון. כלומר, מדיניות שמירת הנתונים של כל ארגון תשפיע על כמות ההיסטוריה שהמשתמשים שלו יראו בצ'אט הישיר. זה שונה מהאופן שבו מתנהלות שיחות במרחבים, שבהם רק מדיניות שמירת הנתונים של הארגון של היוצר משפיעה על השיחות האלה.
החל מ-1 במאי, הצ'אטים האישיים יתחילו לעבור למדיניות שמירת הנתונים של הארגון שיצר את הצ'אטים.
השינוי הזה לא משפיע על היכולת שלך להחיל מדיניות שמירת נתונים, או על היכולת לגשת לשיחות ב-Google Vault אצל משתמשים עם מדיניות Vault.
ציר הזמן של האירועים
החל מ-1 במאי 2025, שמירת הנתונים בכל הצ'אטים האישיים החדשים עם משתמשים חיצוניים תהיה לפי מדיניות שמירת הנתונים של מי שיצר את הצ'אטים.
החל מ-2 ביוני 2025, הצ'אטים הישירים הקיימים עם משתמשים מחוץ לארגון יועברו למדיניות שמירת הנתונים של מי שיצר את הצ'אטים.
אנחנו צופים שתהליך ההעברה של כל הצ'אטים האישיים יסתיים עד 1 באוגוסט 2025.
עד 1 בפברואר 2026 נשמור את הצ'אטים הישירים שהושפעו מהשינוי ב-Google Vault או בכלי לייצוא נתונים למשך שישה חודשים אחרי סיום ההעברה, כדי לאפשר לארגונים להוריד לעצמם עותק של הנתונים. עם זאת, כל הכללים שמוגדרים למחיקת תוכן ימשיכו לפעול.
הערה: אם אתם אדמינים ורוצים לשמור עותק של כל ההודעות שהמשתמשים בארגון שלכם שולחים למשתמשים חיצוניים, אנחנו ממליצים להגדיר מדיניות שמירת נתונים פעילה ב-Vault.
מה אדמינים יכולים לעשות לפני העברת הנתונים?
אנחנו ממליצים לאדמינים לבצע את הפעולות הבאות לפני ההעברה:
- לבדוק מהן ההגדרות של הצ'אטים עם גורמים מחוץ לארגון
- להתכונן לענות על שאלות של עובדים בנושא מדיניות שמירת נתונים בצ'אט
- בדיקת כללי מדיניות שמירת הנתונים
- (אופציונלי) הגדרת Vault בארגון
- (אופציונלי) קבלת עותק של שיחות חיצוניות
- (אופציונלי) הגדרת העברה לארכיון של צד שלישי
בדיקת כללי מדיניות השמירה
חשוב לוודא שהגדרתם מדיניות ב-Vault לשמירת נתונים למשך הזמן המתאים. אם לא מוגדרת מדיניות Vault, יכול להיות שהודעות בשיחות מסוימות שיש לך גישה אליהן כרגע יימחקו. מידע נוסף זמין במאמר ניהול של כללי שמירה והחזקות לצורך משפטי.
(אופציונלי) הגדרת Vault בארגון
אם אתם רוצים לשמור את כל ההודעות שנשלחו על ידי הארגון שלכם ואין לכם רישיון Vault פעיל, פעלו לפי ההוראות בנושא רישוי Vault, ואז הגדירו את Vault לארגון שלכם.
(אופציונלי) באוגוסט, קבלו עותק של השיחות עם אנשים מחוץ לארגון
כדי לקבל עותק של שיחות עם משתמשים מחוץ לארגון שהושפעו מההעברה, צריך:
- לבצע ייצוא מ-Vault עם אופרטור החיפוש
is:externalmanaged. האופרטור הזה יחזיר רק צ'אטים ישירים שמנוהלים על ידי ארגון אחר. מומלץ לייצא את הנתונים האלה אחרי 1 באוגוסט 2025. - לשלוח בקשה לייצוא נתונים בשביל הדומיין שלך. אם אתם רוצים לבקש את הייצוא הזה, אתם צריכים לעשות את זה אחרי 1 באוגוסט 2025.
(אופציונלי) הגדרת העברה לארכיון של צד שלישי
אם אתם רוצים לשמור את כל הנתונים ב-Chat, אבל אין לכם Vault, אתם יכולים להגדיר העברה לארכיון של צד שלישי.
שאלות נפוצות בנושא שינויים במדיניות השמירה של צ'אטים אישיים
איך נקבעת מדיניות שמירת הנתונים של צ'אטים ישירים אחרי השינוי?
מדיניות שמירת הנתונים של מי שיוצר את הצ'אט הישיר עם הגורם מחוץ לארגון היא שתקבע לשני המשתמשים בשיחה. לדוגמה, אם משתמש חיצוני יצר איתכם צ'אט אישי לפני שנתיים, מדיניות שמירת הנתונים שלו (או של הארגון שלו) תחול על הצ'אט. היוצר לא יכול להשתנות, גם אם השיחה נמחקת.
האם המשתמשים והאדמינים ידעו מהי מדיניות שמירת הנתונים של הצ'אט האישי שהם משתתפים בו?
לא, מטעמי פרטיות, אנחנו לא יכולים להראות לכם את מדיניות שמירת הנתונים בשיחה. עם זאת, בכל שיחה מופיע טקסט שמציין מי התחיל אותה, וכך גם את המדיניות שחלה עליה.
האם היוצר משתנה אחרי שכל ההודעות נמחקות על ידי מדיניות שמירה, ומשתמש שולח הודעה חדשה?
לא, המדיניות נקבעת בפעם הראשונה שמשתמש יוצר שיחה עם משתמש אחר. לא ניתן לשנות אותו לאחר מכן. בחלק העליון של הצ'אט האישי יצוין מי התחיל אותו.
האם אני או המשתמשים בארגון שלי יכולים לבחור אילו צ'אטים אישיים יפעלו לפי מדיניות שמירת הנתונים שלי, ואילו יפעלו לפי מדיניות של ארגון אחר?
לא.
האם כללי מדיניות שמירת הנתונים יחולו על משתמשים ספציפיים בהתאם למדיניות של הארגון שלהם, או על שני המשתמשים בהתאם למדיניות של הארגון של יוצר הצ'אט?
אחרי השינוי, מדיניות שמירת הנתונים של יוצר השיחה תחול על כל ההודעות בשיחות עם משתמשים חיצוניים. ההודעות יימחקו אחרי שיעברו את מדיניות שמירת הנתונים שהוגדרה ליוצר.
אני אדמין. האם יש שינוי בגישה שלי לצ'אטים אישיים ב-Vault?
אם האדמינים החילו מדיניות Vault על כל המשתמשים בארגון, לא תהיה הפחתה בנראות של ההודעות של המשתמשים שלהם. במקרים מסוימים, מספר ההודעות שזמינות ב-Vault יגדל. זה יכול לקרות אם ליוצר יש מדיניות שמירת נתונים ארוכה יותר מאשר לכל אחד אחר בשיחה. כדי לוודא שאדמינים של משתמשים שהם לא היוצרים של ההודעות יוכלו לגשת להודעות שהמשתמשים שלהם יכולים לראות, ההודעות האלה יהיו ב-Vault, גם אם מוגדרת מדיניות למחיקה שלהן.
אני אדמין. האם יש שינוי בצ'אטים האישיים שאני יכול לגשת אליהם באמצעות הכלי לייצוא נתונים?
אם יש לך Vault והחלת מדיניות Vault על כל המשתמשים, לא תהיה השפעה על היכולת להוריד צ'אטים ישירים באמצעות הכלי לייצוא נתונים. אם אין לך Vault או אם לא החלת מדיניות על כל השיחות, יכול להיות שחלק מהשיחות שהיו זמינות בעבר בכלי לייצוא נתונים לא יהיו זמינות בשלב מסוים. נשמור את כל הנתונים למשך 6 חודשים אחרי ההעברה, כדי שארגונים שרוצים לייצא את הנתונים יוכלו לעשות את זה. עם זאת, כל הכללים שמוגדרים למחיקת תוכן ימשיכו לפעול.
האם תהיה השפעה על צ'אטים אישיים בין שני משתמשים בארגון שלי?
אם לשני משתמשים באותו ארגון יש מדיניות שמירת נתונים שונה, אנחנו מכבדים את כללי המדיניות האלה בנפרד לכל משתמש ב-Chat וב-Vault. אחרי שההעברה תתבצע, נכבד את מדיניות שמירת הנתונים הארוכה יותר מבין השתיים. אם למשתמש אחד יש כלל שמירה מותאם אישית ולמשתמש השני יש כלל שמירה שמוגדר כברירת מחדל, הכלל המותאם אישית יקבל עדיפות אצל שני המשתמשים.
אם מדיניות מחיקה אוטומטית חלה על אחד מהמשתמשים, המדיניות הזו תמחק את ההודעות של שני המשתמשים ב-Chat. אם לשני המשתמשים יש המדיניות בנושא מחיקת נתונים אוטומטית, המדיניות הקצרה יותר מבין השתיים תיושם על שניהם. גם אם ההודעות נמחקות מ-Chat, הן ממשיכות להישמר ב-Vault בהתאם למדיניות שמירת הנתונים שהוגדרה.
האם השינוי הזה ישפיע על ההחזקות לצורך משפטי?
לא.
האם השינוי הזה ישפיע על אזורים גיאוגרפיים לאחסון נתונים?
לא.
האם אפשר להחיל מדיניות שמירת נתונים או מחיקה אוטומטית על צ'אט אישי שנוצר על ידי ארגון אחר?
אחרי ההעברה, Chat יפעל רק לפי המדיניות שהגדיר היוצר. עם זאת, הנתונים ב-Vault ימשיכו לפעול לפי המדיניות בלי קשר למי שיצר את השיחה.
האם תהיה השפעה על Takeout של משתמשי הקצה?
משתמשי קצה יוכלו להמשיך לייצא באמצעות Takeout את כל ההודעות שהם יכולים לראות בממשק המשתמש של Chat, אבל עד 1 בפברואר 2026, הייצוא יכלול באופן זמני את כל ההודעות שהושפעו מההעברה הזו.
מהן כמה דוגמאות לאופן שבו השמירה פעלה לפני השינוי הזה ואחריו?
דוגמה לאופן שבו מדיניות שמירת הנתונים פועלת לפני השינוי: למשתמש א' מחברה א' יש מדיניות שמירת נתונים של 3 חודשים, ולמשתמש ב' מחברה ב' יש מדיניות שמירת נתונים של 6 חודשים. הודעה נשלחת בין משתמש א' למשתמש ב'. ב-Chat, משתמש א' לא יראה יותר את השיחה אחרי 3 חודשים, ומשתמש ב' לא יראה את השיחה אחרי 6 חודשים. ב-Vault, האדמינים של כל ארגון לא יוכלו יותר לראות את השיחות בהתאם למדיניות שהם הגדירו (3 או 6 חודשים*).
דוגמה לאופן שבו מדיניות שמירת הנתונים פועלת אחרי ההעברה: למשתמש א' מחברה א' (היוצר) יש מדיניות שמירת נתונים של 3 חודשים, ולמשתמש ב' מחברה ב' יש מדיניות שמירת נתונים של 6 חודשים. ב-Chat, אחרי 3 חודשים אף אחד מהמשתמשים לא יראה את השיחה. הסיבה לכך היא שמדיניות שמירת הנתונים של היוצר (משתמש א') קובעת את הרשאות הגישה לשיחה ב-Chat. ב-Vault המצב שונה, כי לאדמין ב-Vault תהיה גישה לשיחה בהתאם למדיניות שמירת הנתונים שלו. לדוגמה, האדמין של חברה א' הגדיר מדיניות שמירת נתונים של 3 חודשים, והאדמין של חברה ב' הגדיר מדיניות שמירת נתונים ארוכה יותר של 6 חודשים. כל אדמין יראה את השיחה ב-Vault בהתאם למדיניות שמירת הנתונים שהוא בחר*.
דוגמה לאופן שבו מדיניות שמירת הנתונים פועלת אחרי ההעברה: למשתמש א' מחברה א' יש מדיניות שמירת נתונים של 3 חודשים, ולמשתמש ב' מחברה ב' (היוצר) יש מדיניות שמירת נתונים של 6 חודשים. בדומה לדוגמה שלמעלה, שני המשתמשים יוכלו לראות את השיחה במשך 6 חודשים, כי מדיניות שמירת הנתונים של היוצר חלה ב-Chat. לאדמינים ב-Vault, שתי החברות יראו את השיחות למשך 6* חודשים. ההרשאות של חברה א' מורחבות כדי לוודא שהיא תוכל לקבל גישה להודעות שהמשתמש שלה יכול לראות.
*הערה: ב-Vault יש גם תקופת מחיקה של 30 יום אחרי שתוקף מדיניות שמירת הנתונים פג, ורק אז ההודעות נמחקות.