Am 1. Mai 2025 ändern sich die Aufbewahrungsrichtlinien für 1:1-Direktnachrichten in Google Chat.
Vor dem 1. Mai konnte die Aufbewahrungsrichtlinie für 1:1-Direktnachrichten (1:1-DMs) mit externen Teilnehmern von beiden Organisationen gesteuert werden. Das bedeutet, dass die Aufbewahrungsrichtlinien jeder Organisation beeinflussten, wie viel Verlauf ihre Nutzer in der 1:1-DM sehen konnten. Das unterscheidet sich von der Art und Weise, wie Unterhaltungen in Gruppenbereichen behandelt werden. Dort wirkt sich nur die Aufbewahrungsrichtlinie der Organisation des Erstellers auf diese Unterhaltungen aus.
Ab dem 1. Mai werden 1:1-Direktnachrichten so umgestellt, dass nur noch die Aufbewahrungsregeln der erstellenden Organisation berücksichtigt werden.
Diese Änderung hat keine Auswirkungen auf die Möglichkeit, Aufbewahrungsrichtlinien anzuwenden, oder auf Unterhaltungen in Google Vault für Nutzer zuzugreifen, für die Vault-Richtlinien gelten.
Zeitachse der Ereignisse
Ab dem 1. Mai 2025 gelten für alle neuen 1:1-Direktnachrichten an externe Nutzer die Aufbewahrungsrichtlinien des jeweiligen Erstellers.
Ab dem 2. Juni 2025 werden bestehende 1:1-Direktnachrichten an externe Nutzer auf das neue Modell umgestellt. Dort werden die Aufbewahrungsrichtlinien des Erstellers berücksichtigt.
Bis zum 1. August 2025 wird der Migrationsprozess voraussichtlich für alle 1:1-Direktnachrichten abgeschlossen sein.
Bis zum 1. Februar 2026 bewahren wir die betroffenen 1:1-Direktnachrichten in Google Vault oder im Datenexport noch sechs Monate nach Abschluss der Migration auf, damit Organisationen eine Kopie der Daten herunterladen können. Alle Regeln, die zum Löschen von Inhalten festgelegt wurden, gelten jedoch weiterhin.
Hinweis: Wenn Sie als Administrator eine Kopie aller Nachrichten aufbewahren möchten, die Nutzer in Ihrer Organisation mit externen Nutzern ausgetauscht haben, empfehlen wir Ihnen, eine aktive Vault-Aufbewahrungsrichtlinie zu verwenden.
Was können Administratoren vor der Datenmigration tun?
Wir empfehlen Administratoren, vor der Migration Folgendes zu tun:
- Einstellungen für den externen Chat bestätigen
- Sich auf Fragen von Mitarbeitern zur Chat-Aufbewahrungsrichtlinie vorbereiten
- Aufbewahrungsrichtlinien prüfen
- Optional: Vault für Ihre Organisation einrichten
- Optional: Kopie externer Unterhaltungen erstellen
- Optional: Archivierung durch Drittanbieter einrichten
Aufbewahrungsrichtlinien prüfen
Sie müssen eine Vault-Richtlinie festgelegt haben, um Daten für die entsprechende Dauer aufzubewahren. Wenn keine Vault-Richtlinie konfiguriert ist, werden Nachrichten in einigen Unterhaltungen, auf die Sie derzeit Zugriff haben, möglicherweise gelöscht. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Aufbewahrungsregeln und Holds verwalten.
Optional: Vault für Ihre Organisation einrichten
Wenn Sie alle von Ihrer Organisation gesendeten Nachrichten aufbewahren möchten und keine aktive Vault-Lizenz haben, folgen Sie der Anleitung unter Vault-Lizenzen und dann unter Vault für Ihre Organisation einrichten.
Optional: Im August eine Kopie externer Unterhaltungen erstellen
So erhalten Sie eine Kopie externer Unterhaltungen, die möglicherweise von dieser Migration betroffen sind:
- Führen Sie einen Vault-Export mit dem Suchoperator
is:externalmanageddurch. Dieser Operator gibt nur 1:1-DMs zurück, die von einer anderen Organisation verwaltet werden. Exportieren Sie diese Daten nach dem 1. August 2025. - Fordern Sie einen Datenexport für Ihre Domain an. Wenn Sie diesen Export anfordern möchten, tun Sie dies bitte nach dem 1. August 2025.
Optional: Archivierung durch Drittanbieter einrichten
Wenn Sie alle Chat-Daten aufbewahren möchten, aber kein Vault haben, können Sie die Archivierung durch Drittanbieter einrichten.
Häufig gestellte Fragen zu Änderungen bei der Aufbewahrung von Direktnachrichten
Wie wird die Anwendung von Aufbewahrungsrichtlinien für 1:1-Direktnachrichten nach dieser Änderung festgelegt?
Die Aufbewahrungsrichtlinien der Person, die eine externe 1:1-Direktnachricht erstellt hat, werden auf beide Nutzer in der Unterhaltung angewendet. Wenn beispielsweise ein externer Nutzer vor zwei Jahren eine 1:1-Direktnachricht mit Ihnen erstellt hat, werden die Aufbewahrungsrichtlinien dieses Nutzers (oder seiner Organisation) angewendet. Der Ersteller kann nicht geändert werden, auch dann nicht, wenn die Unterhaltung gelöscht wird.
Wissen Nutzer und Administratoren, welche Aufbewahrungsrichtlinie für eine 1:1-Direktnachrichtenunterhaltung gilt, an der sie beteiligt sind?
Nein. Aus Datenschutzgründen können wir die Aufbewahrungsrichtlinie einer Unterhaltung nicht anzeigen. In allen Unterhaltungen wird jedoch angezeigt, wer die Unterhaltung gestartet hat und wessen Richtlinie daher gilt.
Ändert sich der Ersteller, nachdem alle Nachrichten durch eine Aufbewahrungsrichtlinie gelöscht wurden und ein Nutzer eine neue Nachricht sendet?
Nein. Die Richtlinie wird festgelegt, wenn ein Nutzer zum ersten Mal eine Unterhaltung mit einem anderen Nutzer erstellt. Danach kann sie nicht mehr geändert werden. In Google Chat wird beiden Nutzern oben in der Unterhaltung angezeigt, wer die 1:1-Direktnachricht gestartet hat.
Können ich oder Nutzer in meiner Organisation auswählen, für welche 1:1-Direktnachrichten meine Aufbewahrungsrichtlinie und für welche die einer anderen Organisation verwendet werden soll?
Nein.
Werden Aufbewahrungsrichtlinien auf einzelne Nutzer basierend auf den Richtlinien ihrer jeweiligen Organisation oder auf beide Nutzer basierend auf der Richtlinie des Erstellers angewendet?
Nach dieser Änderung wird für externe Unterhaltungen die Aufbewahrungsrichtlinie des Erstellers auf alle Nachrichten in der Unterhaltung angewendet. Nachrichten werden gelöscht, sobald die für den Ersteller konfigurierte Aufbewahrungsrichtlinie abgelaufen ist.
Ändert sich für mich als Administrator etwas beim Zugriff auf 1:1-Direktnachrichten in Vault?
Wenn Administratoren eine Vault-Richtlinie auf alle Nutzer in ihrer Organisation anwenden, wird die Sichtbarkeit der Nachrichten ihrer Nutzer nicht eingeschränkt. In einigen Fällen sind in Vault sogar mehr Nachrichten verfügbar. Das kann passieren, wenn der Ersteller eine längere Aufbewahrungsrichtlinie als alle anderen Teilnehmer an der Unterhaltung hat. Damit Administratoren von Nutzern, die keine Ersteller sind, auf Nachrichten zugreifen können, die ihre Nutzer sehen können, werden diese Nachrichten in Vault gespeichert, auch wenn eine Richtlinie zum Löschen konfiguriert ist.
Ändert sich für mich als Administrator etwas bei den 1:1-Direktnachrichten, auf die ich über den Datenexport zugreifen kann?
Wenn Sie Vault verwenden und eine Vault-Richtlinie auf alle Nutzer anwenden, hat das keine Auswirkungen darauf, ob Sie 1:1-Direktnachrichten über den Datenexport herunterladen können. Wenn Sie Vault nicht verwenden oder keine Richtlinie auf alle Unterhaltungen anwenden, kann es sein, dass einige Unterhaltungen, die zuvor im Datenexport verfügbar waren, irgendwann nicht mehr verfügbar sind. Wir bewahren alle Daten für Organisationen, die einen Datenexport durchführen möchten, sechs Monate nach der Migration auf. Alle Regeln, die zum Löschen von Inhalten festgelegt wurden, gelten jedoch weiterhin.
Hat die Änderung Auswirkungen auf 1:1-Direktnachrichten zwischen zwei Nutzern in meiner Organisation?
Wenn zwei Nutzer in derselben Organisation widersprüchliche Aufbewahrungsrichtlinien haben, werden diese Richtlinien für jeden Nutzer separat in Google Chat und Vault berücksichtigt. Nach der Migration wird die längere der beiden Aufbewahrungsrichtlinien berücksichtigt. Wenn ein Nutzer eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel und der andere eine standardmäßige Aufbewahrungsregel hat, hat die benutzerdefinierte Regel für beide Nutzer Vorrang.
Wenn für einen Nutzer eine Richtlinie zum automatischen Löschen von Daten gilt, werden Nachrichten für beide Nutzer in Google Chat gelöscht. Wenn beide Nutzer eine Richtlinie zum automatischen Löschen von Daten haben, wird die kürzere der beiden Richtlinien für beide Nutzer angewendet. Auch wenn Nachrichten aus Google Chat gelöscht werden, werden sie gemäß der konfigurierten Aufbewahrungsrichtlinie in Vault aufbewahrt.
Hat diese Änderung Auswirkungen auf Holds?
Nein.
Hat diese Änderung Auswirkungen auf Datenregionen?
Nein.
Kann ich eine Aufbewahrungsrichtlinie oder Richtlinie für das automatische Löschen auf eine Direktnachricht (1:1) anwenden, die von einer anderen Organisation erstellt wurde?
Nach dieser Migration berücksichtigt Google Chat nur die vom Ersteller festgelegte Richtlinie. Für Daten in Vault werden Richtlinien jedoch weiterhin berücksichtigt, unabhängig davon, wer die Unterhaltung erstellt hat.
Hat die Änderung Auswirkungen auf den Datenexport für Endnutzer?
Über den Datenexport für Endnutzer werden weiterhin alle Nachrichten exportiert, die Nutzer in der Chat-Benutzeroberfläche sehen können. Bis zum 1. Februar 2026 werden jedoch vorübergehend auch alle Nachrichten exportiert, die von dieser Migration betroffen sind.
Wie hat die Aufbewahrung vor und nach dieser Änderung funktioniert?
Beispiel für die Funktionsweise von Aufbewahrungsrichtlinien vor der Änderung: Nutzer A von Unternehmen A hat eine Aufbewahrungsrichtlinie von drei Monaten, Nutzer B von Unternehmen B eine Aufbewahrungsrichtlinie von sechs Monaten. Zwischen Nutzer A und Nutzer B wird eine Nachricht gesendet. In Google Chat kann Nutzer A die Unterhaltung nach drei Monaten nicht mehr sehen, Nutzer B erst nach sechs Monaten. In Vault können die Administratoren der jeweiligen Organisation die Unterhaltungen gemäß ihrer festgelegten Richtlinie (drei oder sechs Monate*) nicht mehr sehen.
Beispiel für die Funktionsweise von Aufbewahrungsrichtlinien nach der Migration: Nutzer A von Unternehmen A (der Ersteller) hat eine Aufbewahrungsrichtlinie von drei Monaten, Nutzer B von Unternehmen B eine Aufbewahrungsrichtlinie von sechs Monaten. In Google Chat können beide Nutzer die Unterhaltung nach drei Monaten nicht mehr sehen. Das liegt daran, dass die Aufbewahrungsrichtlinie des Erstellers (Nutzer A) die Sichtbarkeit der Unterhaltung in Google Chat bestimmt. In Vault ist das anders. Dort kann der Vault-Administrator die Unterhaltung gemäß seiner Aufbewahrungsrichtlinie sehen. Angenommen, der Administrator von Unternehmen A hat eine Aufbewahrungsrichtlinie von drei Monaten, während der Administrator von Unternehmen B eine längere Aufbewahrungsdauer von sechs Monaten festgelegt hat. Jeder Administrator sieht die Unterhaltung in Vault für die von ihm ausgewählte Aufbewahrungsrichtlinie*.
Beispiel für die Funktionsweise von Aufbewahrungsrichtlinien nach der Migration: Nutzer A von Unternehmen A hat eine Aufbewahrungsrichtlinie von drei Monaten, Nutzer B von Unternehmen B (der Ersteller) eine Aufbewahrungsrichtlinie von sechs Monaten. Ähnlich wie im Beispiel oben können beide Nutzer die Unterhaltung sechs Monate lang sehen, da in Google Chat die Aufbewahrungsrichtlinien des Erstellers gelten. Für Administratoren in Vault sind Unterhaltungen für beide Unternehmen sechs Monate* lang sichtbar. Die Sichtbarkeit für Unternehmen A wird verlängert, damit es auf Nachrichten zugreifen kann, die sein Nutzer sehen kann.
*Hinweis: In Vault gilt nach Ablauf einer Aufbewahrungsrichtlinie ein Löschzeitraum von 30 Tagen, bevor Nachrichten gelöscht werden.