Änderungen bei der Aufbewahrung von 1:1-Direktnachrichten in Google Chat

Am 1. Mai 2025 ändern sich die Aufbewahrungsrichtlinien für 1:1-Direktnachrichten in Google Chat.

Vor dem 1. Mai konnte die Aufbewahrungsrichtlinie für 1:1-Direktnachrichten (1:1-DMs) mit externen Teilnehmern von beiden Organisationen gesteuert werden. Die Aufbewahrungsrichtlinien jeder Organisation wirken sich darauf aus, wie viel Verlauf ihre Nutzer in der 1:1-Direktnachricht sehen. Das unterscheidet sich von der Art und Weise, wie Unterhaltungen in Gruppenbereichen behandelt werden. Dort würde sich nur die Aufbewahrungsrichtlinie der Organisation des Erstellers auf diese Unterhaltungen auswirken.

Ab dem 1. Mai werden 1:1-Direktnachrichten so umgestellt, dass nur noch die Aufbewahrungsregeln der erstellenden Organisation berücksichtigt werden.

Diese Änderung hat keine Auswirkungen auf die Möglichkeit, Aufbewahrungsrichtlinien anzuwenden, oder auf Unterhaltungen in Google Vault für Nutzer zuzugreifen, für die Vault-Richtlinien gelten.

Zeitachse der Ereignisse

Ab dem 1. Mai 2025 gelten für alle neuen 1:1-Direktnachrichten an externe Nutzer die Aufbewahrungsrichtlinien des jeweiligen Erstellers.

Ab dem 2. Juni 2025 werden bestehende 1:1-Direktnachrichten an externe Nutzer migriert, sodass die Aufbewahrungsrichtlinien des Erstellers berücksichtigt werden.

Bis zum 1. August 2025 wird die Migration voraussichtlich für alle 1:1-Direktnachrichten abgeschlossen sein.

Bis zum 1. Februar 2026 bewahren wir die betroffenen 1:1-Direktnachrichten in Google Vault oder im Datenexport noch sechs Monate nach Abschluss der Migration auf, damit Organisationen eine Kopie der Daten herunterladen können. Alle Regeln, die zum Löschen von Inhalten festgelegt wurden, gelten jedoch weiterhin.

Hinweis: Wenn Sie als Administrator eine Kopie aller Nachrichten aufbewahren möchten, die Nutzer in Ihrer Organisation mit externen Nutzern ausgetauscht haben, empfehlen wir Ihnen, eine aktive Vault-Aufbewahrungsrichtlinie zu verwenden.

Was können Administratoren vor der Datenmigration tun?

Wir empfehlen Administratoren, vor der Migration Folgendes zu tun:

Aufbewahrungsrichtlinien prüfen

Sie müssen eine Vault-Richtlinie festgelegt haben, um Daten für die entsprechende Dauer aufzubewahren. Wenn keine Vault-Richtlinie konfiguriert ist, werden Nachrichten in einigen Unterhaltungen, auf die Sie derzeit Zugriff haben, möglicherweise gelöscht. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Aufbewahrungsregeln und Holds verwalten.

Optional: Vault für Ihre Organisation einrichten

Wenn Sie alle von Ihrer Organisation gesendeten Nachrichten aufbewahren möchten und keine aktive Vault-Lizenz haben, folgen Sie der Anleitung unter Vault-Lizenzen und dann unter Vault für Ihre Organisation einrichten.

(Optional) Im August: Eine Kopie externer Unterhaltungen abrufen

So erhalten Sie eine Kopie von externen Unterhaltungen, die von dieser Migration betroffen sein könnten:

  1. Führen Sie einen Vault-Export mit dem Suchoperator is:externalmanaged durch. Mit diesem Operator werden nur 1:1-Direktnachrichten zurückgegeben, die von einer anderen Organisation verwaltet werden. Bitte exportieren Sie diese Daten nach dem 1. August 2025.
  2. Fordern Sie einen Datenexport für Ihre Domain an. Wenn Sie diesen Export anfordern möchten, tun Sie dies bitte nach dem 1. August 2025.

Optional: Archivierung über Drittanbieter einrichten

Wenn Sie alle Chat-Daten aufbewahren möchten, aber kein Vault haben, können Sie die Archivierung durch Drittanbieter einrichten.

Häufig gestellte Fragen zu Änderungen bei der Aufbewahrung von Direktnachrichten

Wie wird die Anwendung von Aufbewahrungsrichtlinien für 1:1-Direktnachrichten nach dieser Änderung bestimmt?

Die Aufbewahrungsrichtlinien der Person, die eine externe 1:1-Direktnachricht erstellt hat, werden auf beide Nutzer in der Unterhaltung angewendet. Wenn ein externer Nutzer beispielsweise vor zwei Jahren eine 1:1-Direktnachricht mit Ihnen erstellt hat, wird die Aufbewahrungsrichtlinie des Nutzers (oder seiner Organisation) angewendet. Der Ersteller kann nicht geändert werden, auch dann nicht, wenn die Unterhaltung gelöscht wird.

Kennen Nutzer und Administratoren die Aufbewahrungsrichtlinien für eine Unterhaltung mit 1:1-Direktnachrichten, an der sie teilnehmen?

Nein, aus Datenschutzgründen können wir die für eine Unterhaltung geltende Aufbewahrungsrichtlinie nicht anzeigen. Es wird jedoch immer angegeben, wer die Unterhaltung begonnen hat und wessen Richtlinie daher gilt.

Ändert sich der Ersteller, nachdem alle Nachrichten durch eine Aufbewahrungsrichtlinie gelöscht wurden und ein Nutzer eine neue Nachricht sendet?

Nein. Die Richtlinie wird beim ersten Mal festgelegt, wenn ein Nutzer eine Unterhaltung mit einem anderen Nutzer erstellt. Danach kann sie nicht mehr geändert werden. In Google Chat wird beiden Nutzern oben in der Unterhaltung angezeigt, wer die 1:1-Direktnachricht gestartet hat.

Können ich oder Nutzer in meiner Organisation auswählen, für welche 1:1-Direktnachrichten meine Aufbewahrungsrichtlinie und für welche die einer anderen Organisation verwendet wird?

Nein.

Werden Aufbewahrungsrichtlinien auf einzelne Nutzer basierend auf den Richtlinien ihrer jeweiligen Organisation oder auf beide Nutzer basierend auf der Richtlinie des Erstellers angewendet?

Nach dieser Änderung wird bei externen Unterhaltungen die Aufbewahrungsrichtlinie des Erstellers auf alle Nachrichten in der Unterhaltung angewendet. Nachrichten werden gelöscht, sobald die für den Ersteller konfigurierte Aufbewahrungsdauer abgelaufen ist.

Ändert sich für mich als Administrator etwas in Bezug auf den Zugriff auf 1:1-Direktnachrichten in Vault?

Wenn Administratoren eine Vault-Richtlinie auf alle Nutzer in ihrer Organisation anwenden, wird die Sichtbarkeit der Nachrichten ihrer Nutzer nicht eingeschränkt. In einigen Fällen ist die Anzahl der in Vault verfügbaren Nachrichten höher. Das kann passieren, wenn der Ersteller eine längere Aufbewahrungsdauer als alle anderen Teilnehmer an der Unterhaltung hat. Damit Administratoren von Nutzern, die keine Ersteller sind, auf Nachrichten zugreifen können, die ihre Nutzer sehen können, werden diese Nachrichten in Vault gespeichert, auch wenn eine Richtlinie zum Löschen konfiguriert ist.

Gibt es als Administrator Änderungen daran, auf welche 1:1-Direktnachrichten ich über den Datenexport zugreifen kann?

Wenn Sie Vault verwenden und eine Vault-Richtlinie auf alle Nutzer anwenden, hat das keine Auswirkungen darauf, ob Sie 1:1-Direktnachrichten über den Datenexport herunterladen können. Wenn Sie Vault nicht verwenden oder keine Richtlinie für alle Unterhaltungen festgelegt haben, kann es sein, dass einige Unterhaltungen, die zuvor im Datenexport verfügbar waren, irgendwann nicht mehr verfügbar sind. Wir bewahren alle Daten für Organisationen, die einen Datenexport durchführen möchten, sechs Monate nach der Migration auf. Alle Regeln, die zum Löschen von Inhalten festgelegt wurden, gelten jedoch weiterhin.

Hat die Änderung Auswirkungen auf 1:1-Direktnachrichten zwischen zwei Nutzern in meiner Organisation?

Wenn zwei Nutzer in derselben Organisation widersprüchliche Aufbewahrungsrichtlinien haben, werden diese Richtlinien für jeden Nutzer in Chat und Vault separat berücksichtigt. Nach der Migration wird die längere der beiden Aufbewahrungsrichtlinien berücksichtigt. Wenn ein Nutzer eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel und der andere eine standardmäßige Aufbewahrungsregel hat, hat die benutzerdefinierte Regel für beide Nutzer Vorrang.

Wenn für einen Nutzer eine Richtlinie zum automatischen Löschen von Daten gilt, werden Nachrichten für beide Nutzer in Chat gelöscht. Wenn beide Nutzer eine Richtlinie zum automatischen Löschen von Daten haben, wird die kürzere der beiden Richtlinien für beide Nutzer angewendet. Auch wenn Nachrichten aus Chat gelöscht werden, werden sie weiterhin gemäß der konfigurierten Aufbewahrungsrichtlinie in Vault aufbewahrt.

Nein.

Hat diese Änderung Auswirkungen auf Datenregionen?

Nein.

Kann ich eine Aufbewahrungsrichtlinie oder Richtlinie für das automatische Löschen auf eine Direktnachricht (1:1) anwenden, die von einer anderen Organisation erstellt wurde?

Nach dieser Migration wird in Chat nur noch die vom Ersteller festgelegte Richtlinie berücksichtigt. Für Daten in Vault werden Richtlinien jedoch weiterhin berücksichtigt, unabhängig davon, wer die Unterhaltung erstellt hat.

Sind Endnutzer-Exporte betroffen?

Über den Datenexport für Endnutzer werden weiterhin alle Nachrichten exportiert, die Nutzer in der Chat-Benutzeroberfläche sehen können. Bis zum 1. Februar 2026 werden jedoch vorübergehend auch alle Nachrichten exportiert, die von dieser Migration betroffen sind.

Können Sie Beispiele dafür nennen, wie die Aufbewahrung vor und nach dieser Änderung funktioniert hat?

Beispiel für die Funktionsweise von Aufbewahrungsrichtlinien vor der Änderung: Nutzer A von Unternehmen A hat eine Aufbewahrungsrichtlinie von 3 Monaten, Nutzer B von Unternehmen B hat eine Aufbewahrungsrichtlinie von 6 Monaten. Eine Nachricht wird zwischen Nutzer A und Nutzer B gesendet. In Chat sieht Nutzer A die Unterhaltung nach 3 Monaten nicht mehr, während Nutzer B die Unterhaltung erst nach 6 Monaten nicht mehr sieht. In Vault können die Administratoren der jeweiligen Organisation die Unterhaltungen nicht mehr sehen, die auf ihrer festgelegten Richtlinie (3 oder 6 Monate*) basieren.

Beispiel für die Funktionsweise von Aufbewahrungsrichtlinien nach der Migration: Nutzer A von Unternehmen A (dem Ersteller) hat eine Aufbewahrungsrichtlinie von 3 Monaten, Nutzer B von Unternehmen B hat eine Aufbewahrungsrichtlinie von 6 Monaten. In Google Chat können beide Nutzer die Unterhaltung nach drei Monaten nicht mehr sehen. Das liegt daran, dass die Aufbewahrungsrichtlinie des Erstellers (Nutzer A) die Sichtbarkeit der Unterhaltung in Google Chat bestimmt. Bei Vault ist das anders: Dort hat der Vault-Administrator gemäß seiner Aufbewahrungsrichtlinie Zugriff auf die Unterhaltung. Angenommen, der Administrator von Unternehmen A hat eine Aufbewahrungsrichtlinie von 3 Monaten, während der Administrator von Unternehmen B eine längere Aufbewahrungsdauer von 6 Monaten festgelegt hat. Jeder Administrator sieht die Unterhaltung in Vault gemäß seiner ausgewählten Aufbewahrungsrichtlinie*.

Beispiel für die Funktionsweise von Aufbewahrungsrichtlinien nach der Migration: Nutzer A von Unternehmen A hat eine Aufbewahrungsrichtlinie von 3 Monaten, Nutzer B von Unternehmen B (dem Ersteller) hat eine Aufbewahrungsrichtlinie von 6 Monaten. Ähnlich wie im Beispiel oben können beide Nutzer die Unterhaltung sechs Monate lang sehen, da in Google Chat die Aufbewahrungsrichtlinien des Erstellers gelten. Für Administratoren in Vault werden Unterhaltungen für beide Unternehmen 6* Monate lang angezeigt. Die Sichtbarkeit von Unternehmen A wird erweitert, damit sie auf Nachrichten zugreifen können, die ihre Nutzer sehen können.

*Hinweis:In Vault gilt nach Ablauf einer Aufbewahrungsrichtlinie ein Löschzeitraum von 30 Tagen, bevor Nachrichten gelöscht werden.