Mulai 1 Mei 2025, kebijakan retensi untuk pesan langsung personal di Google Chat akan berubah.
Sebelum 1 Mei, kebijakan retensi untuk pesan langsung personal (DM personal) dengan peserta eksternal dapat dikontrol oleh kedua organisasi. Artinya, kebijakan retensi setiap organisasi akan memengaruhi jumlah histori yang dilihat pengguna mereka di DM personal. Hal ini berbeda dengan cara percakapan ruang ditangani, di mana hanya kebijakan retensi organisasi pembuat percakapan yang akan memengaruhi percakapan tersebut.
Mulai 1 Mei, pesan langsung personal akan mulai beralih ke model hanya mematuhi aturan retensi organisasi orang yang membuat percakapan.
Perubahan ini tidak memengaruhi kemampuan Anda untuk menerapkan kebijakan retensi, atau kemampuan untuk mengakses percakapan di Google Vault bagi pengguna yang menerapkan kebijakan Vault.
Linimasa Peristiwa
Mulai 1 Mei 2025, semua pesan langsung personal baru dengan pengguna eksternal akan mengikuti kebijakan retensi pembuat percakapan.
Mulai 2 Juni 2025, pesan langsung personal yang sudah ada, yang dilakukan dengan pengguna eksternal, akan dimigrasikan untuk mematuhi kebijakan retensi pembuat percakapan.
Paling lambat 1 Agustus 2025, kami memperkirakan proses migrasi akan selesai untuk semua pesan langsung personal.
Hingga 1 Februari 2026, kami akan mempertahankan pesan langsung personal yang terpengaruh di Google Vault atau Ekspor Data selama 6 bulan setelah akhir migrasi untuk memungkinkan organisasi mendownload salinan data. Namun, semua aturan yang ditetapkan untuk menghapus konten akan tetap diterapkan.
Catatan: Sebagai admin, jika Anda ingin menyimpan salinan semua pesan milik pengguna di organisasi Anda dengan pengguna eksternal, sebaiknya Anda memiliki kebijakan retensi Vault aktif.
Apa yang dapat dilakukan admin sebelum migrasi data?
Sebaiknya admin melakukan hal berikut sebelum migrasi:
- Konfirmasi setelan Chat eksternal Anda
- Pastikan Anda siap menjawab pertanyaan dari karyawan tentang kebijakan retensi chat
- Periksa kebijakan retensi Anda
- (Opsional) Siapkan Vault untuk organisasi Anda
- (Opsional) Dapatkan salinan percakapan eksternal
- (Opsional) Siapkan pengarsipan pihak ketiga
Memeriksa kebijakan retensi Anda
Pastikan Anda telah menetapkan kebijakan Vault untuk mempertahankan data selama durasi yang sesuai. Jika tidak ada kebijakan Vault yang dikonfigurasi, pesan dalam beberapa percakapan yang saat ini aksesnya Anda miliki mungkin dihapus. Untuk mempelajari lebih lanjut, baca Mengelola aturan retensi dan pembekuan.
(Opsional) Menyiapkan Vault untuk organisasi Anda
Jika Anda ingin mempertahankan semua pesan yang dikirim oleh organisasi dan tidak memiliki lisensi Vault yang aktif, ikuti petunjuk tentang Pemberian lisensi Vault, lalu tentang Menyiapkan Vault untuk organisasi Anda.
(Opsional) Pada bulan Agustus, dapatkan salinan percakapan eksternal
Untuk menerima salinan percakapan eksternal yang mungkin terpengaruh oleh migrasi ini:
- Lakukan ekspor Vault menggunakan operator penelusuran
is:externalmanaged. Operator ini hanya akan menampilkan DM personal yang dikelola oleh organisasi lain. Ekspor data ini setelah 1 Agustus 2025. - Minta Ekspor Data untuk domain Anda. Jika Anda ingin meminta ekspor ini, harap lakukan setelah 1 Agustus 2025.
(Opsional) Menyiapkan pengarsipan pihak ketiga
Jika Anda ingin mempertahankan semua data Chat, tetapi tidak memiliki Vault, Anda dapat menyiapkan pengarsipan pihak ketiga.
FAQ perubahan retensi pesan langsung
Bagaimana penerapan kebijakan retensi ditentukan untuk pesan langsung personal setelah perubahan ini?
Siapa pun yang membuat pesan langsung personal eksternal akan menerapkan kebijakan retensi untuk kedua pengguna dalam percakapan tersebut. Misalnya, jika pengguna eksternal membuat pesan langsung personal dengan Anda 2 tahun lalu, kebijakan retensi mereka (atau organisasi mereka) akan diterapkan. Pembuat percakapan tidak dapat mengubahnya meskipun percakapan dihapus.
Apakah pengguna dan admin akan mengetahui kebijakan retensi percakapan pesan langsung personal yang mereka ikuti?
Tidak, karena alasan privasi, kami tidak dapat menampilkan kebijakan retensi percakapan. Namun, semua percakapan akan menampilkan teks yang menunjukkan siapa yang memulai percakapan, dan oleh karena itu, kebijakan siapa yang berlaku untuk percakapan tersebut.
Apakah pembuat berubah setelah semua pesan dihapus oleh kebijakan retensi, dan pengguna mengirim pesan baru?
Tidak, kebijakan ditetapkan saat pengguna pertama kali membuat percakapan dengan pengguna lain. Setelah itu, kebijakan tidak dapat diubah. Chat akan menunjukkan kepada kedua pengguna siapa yang memulai pesan langsung personal di bagian atas percakapan.
Dapatkah saya atau pengguna di organisasi saya memilih pesan langsung personal mana yang menggunakan kebijakan retensi saya dan yang menggunakan kebijakan retensi organisasi lain?
Tidak.
Apakah kebijakan retensi akan diterapkan kepada pengguna individual berdasarkan kebijakan organisasi mereka yang terpisah atau kepada kedua pengguna berdasarkan kebijakan pengirim?
Setelah perubahan ini, untuk percakapan eksternal, kebijakan retensi pembuat percakapan akan diterapkan ke semua pesan dalam percakapan. Pesan akan dihapus setelah melewati kebijakan retensi yang dikonfigurasi untuk pembuat percakapan.
Sebagai admin, apakah ada yang mengubah akses saya ke pesan langsung personal di Vault?
Jika admin memiliki kebijakan Vault yang diterapkan ke semua pengguna dalam organisasi mereka, tidak akan ada pengurangan visibilitas terhadap pesan pengguna mereka. Dalam beberapa kasus, akan ada peningkatan jumlah pesan yang tersedia di Vault. Hal ini dapat terjadi jika pembuat pesan memiliki kebijakan retensi yang lebih lama daripada orang lain dalam percakapan. Untuk memastikan admin yang bukan pembuat dapat mengakses pesan yang dapat dilihat pengguna mereka, pesan tersebut akan berada di Vault, meskipun kebijakan dikonfigurasi untuk menghapusnya.
Sebagai admin, apakah ada perubahan pada pesan langsung personal yang dapat saya akses melalui Ekspor Data?
Jika Anda memiliki Vault, dan memiliki kebijakan Vault yang diterapkan untuk semua pengguna, kemampuan mendownload pesan langsung personal melalui Ekspor Data tidak akan terpengaruh. Jika Anda tidak memiliki Vault atau tidak memiliki kebijakan yang diterapkan ke semua percakapan, beberapa percakapan yang sebelumnya tersedia di Ekspor Data mungkin nantinya tidak akan tersedia. Kami akan mempertahankan semua data selama 6 bulan setelah migrasi untuk organisasi yang ingin melakukan Ekspor Data. Namun, semua aturan yang ditetapkan untuk menghapus konten akan tetap diterapkan.
Apakah akan ada dampak pada pesan langsung personal antara dua pengguna dalam organisasi saya?
Jika dua pengguna dalam organisasi yang sama memiliki kebijakan retensi yang bertentangan, kami akan mematuhi kebijakan tersebut secara terpisah untuk setiap pengguna di Chat dan Vault. Setelah migrasi dilakukan, kami akan mengikuti kebijakan retensi yang lebih lama dari kedua kebijakan tersebut. Jika satu pengguna memiliki aturan retensi khusus, sementara pengguna lainnya memiliki aturan retensi default, aturan khusus akan diprioritaskan untuk kedua pengguna.
Jika kebijakan penghapusan otomatis berlaku untuk satu pengguna, kebijakan tersebut akan menghapus pesan untuk kedua pengguna di Chat. Jika kedua pengguna memiliki kebijakan penghapusan otomatis, kebijakan yang lebih singkat dari kedua kebijakan tersebut akan diikuti untuk kedua pengguna. Meskipun dihapus dari Chat, pesan akan terus disimpan di Vault sesuai dengan kebijakan retensi yang dikonfigurasi.
Apakah perubahan ini akan berdampak pada pembekuan litigasi?
Tidak.
Apakah perubahan ini akan berdampak pada region data?
Tidak.
Dapatkah saya menerapkan kebijakan retensi atau penghapusan otomatis ke pesan langsung personal yang dibuat oleh organisasi lain?
Setelah migrasi ini, Chat hanya akan mematuhi kebijakan yang ditetapkan oleh pembuat percakapan. Namun, untuk data di Vault, kebijakan akan terus dipatuhi, terlepas dari siapa yang membuat percakapan.
Apakah pengambilan data pengguna akhir akan terpengaruh?
Pengambilan data pengguna akhir akan terus mengekspor pesan apa pun yang dapat dilihat pengguna di antarmuka pengguna Chat, tetapi untuk sementara akan menyertakan pesan apa pun yang terpengaruh oleh migrasi ini hingga 1 Februari 2026.
Apa saja contoh cara kerja retensi sebelum dan sesudah perubahan ini?
Contoh cara kerja kebijakan retensi sebelum perubahan: Pengguna A dari perusahaan A memiliki kebijakan retensi 3 bulan, pengguna B dari perusahaan B memiliki kebijakan retensi 6 bulan. Pesan dikirim antara pengguna A dan pengguna B. Di Chat, pengguna A tidak akan lagi melihat percakapan setelah 3 bulan, sedangkan pengguna B tidak akan melihat percakapan hingga 6 bulan berlalu. Di Vault, admin untuk setiap organisasi tidak akan dapat lagi melihat percakapan berdasarkan kebijakan yang ditetapkan (3 atau 6 bulan*).
Contoh cara kerja kebijakan retensi setelah migrasi: Pengguna A dari perusahaan A (pembuat) memiliki kebijakan retensi 3 bulan, pengguna B dari perusahaan B memiliki kebijakan retensi 6 bulan. Di Chat, setelah 3 bulan, kedua pengguna tidak akan melihat percakapan tersebut. Hal ini karena kebijakan retensi pembuat (Pengguna A) menentukan visibilitas percakapan di Chat. Hal ini berbeda untuk Vault, di mana admin Vault akan memiliki visibilitas ke percakapan sesuai dengan kebijakan retensinya. Misalnya, admin untuk perusahaan A memiliki kebijakan retensi 3 bulan, sedangkan admin perusahaan B memiliki kebijakan yang lebih lama, yaitu 6 bulan. Setiap admin akan melihat percakapan di Vault untuk kebijakan retensi yang dipilih*.
Contoh cara kerja kebijakan retensi setelah migrasi: Pengguna A dari perusahaan A memiliki kebijakan retensi 3 bulan, pengguna B dari perusahaan B (pembuat) memiliki kebijakan retensi 6 bulan. Serupa dengan contoh di atas, kedua pengguna akan mempertahankan visibilitas percakapan selama 6 bulan, karena kebijakan retensi pembuat diikuti di Chat. Untuk admin di Vault, kedua perusahaan akan melihat percakapan selama 6* bulan. Visibilitas Perusahaan A diperluas untuk memastikan mereka dapat mendapatkan akses ke pesan yang dapat dilihat pengguna mereka.
*Catatan: Vault juga memiliki periode penghapusan selama 30 hari setelah kebijakan retensi berakhir sebelum pesan dihapus.