שילוב בין צ'אט לפתרון העברה לארכיון של צד שלישי

התכונה הזאת נתמכת במהדורות הבאות: Frontline Plus,‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus,‏ Education Fundamentals ו-Education Plus. השוואה בין המהדורות

כאדמין, אפשר להגדיר פתרון של צד שלישי כדי להעביר הודעות צ'אט ב-Google Chat לארכיון כיומני אימייל. הפתרון הזה יכול להיות שימושי במקרים הבאים:

  • לעמוד בדרישות של אחסון אלקטרוני, כמו כלל SEC 17a-4
  • המשך השימוש בפתרון של צד שלישי להעברה לארכיון

איך השילוב פועל

כדי לשלב בין Chat לפתרון העברה לארכיון של צד שלישי, צריך לציין כתובת אימייל שאליה יועברו הודעות היומן.

  • ההודעות מתחילות להישמר בארכיון כשלפחות לאחד מהמשתתפים בצ'אט האישי, בצ'אט הקבוצתי או במרחב המשותף מופעלת האפשרות לשמירה בארכיון.
    הערה: רק הודעות ממרחבים משותפים שבבעלות הארגון שלכם מועברות לארכיון. הודעות ממרחבים משותפים שבבעלות משתמשים חיצוניים לא נשמרות בארכיון.
  • הארכוב מסתיים עד 3 ימים אחרי שהמשתמש האחרון שהארכוב מופעל אצלו עוזב את הצ'אט הקבוצתי או את המרחב המשותף. הודעות שנשלחות בצ'אט אחרי השעה הזו לא מועברות לארכיון.

חשוב: פתרון הארכיון של הצד השלישי חייב לדרוש שההודעות יועברו דרך חיבור Transport Layer Security ‏ (TLS). ‫TLS הוא פרוטוקול אבטחה שמצפין אימיילים כדי להגן על הפרטיות שלהם. אם תנסו לשלוח הודעות ביומן לפתרון ארכוב של צד שלישי שלא תומך ב-TLS, ההודעות לא יימסרו.

לפני שמתחילים

הודעות לא רשמיות לא נשמרות בארכיון, ולכן מומלץ:

הגדרת פתרון העברה לארכיון של צד שלישי

לפני שמתחילים:אם צריכים להגדיר מחלקה או צוות עבור ההגדרה הזאת, עוברים אל הוספת יחידה ארגונית.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז Google Chat.

    כדי לעשות את זה, נדרשת הרשאת אדמין ל-Google Chat.

  2. לוחצים על הגדרות להעברה לארכיון של צד שלישי.
  3. (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על מחלקה או על צוות, בצד, בוחרים יחידה ארגונית.
  4. מסמנים את האפשרות מופעלת העברה לארכיון.
  5. בכתובת היעד, מזינים את כתובת האימייל שאליה רוצים לשלוח הודעות ביומן.
  6. בשדה תדירות ההעברה לארכיון, מזינים את התדירות שבה ההודעות יועברו לארכיון (כל שעה עד 24 שעות).
  7. (אופציונלי) בקטע כותרות בהתאמה אישית, מזינים רשימה מופרדת בפסיקים של כותרות של הודעות אימייל שצריך להשתמש בהן כדי לזהות באופן ייחודי הודעות צ'אט.
  8. לוחצים על שמירה. אפשר גם ללחוץ על שינוי מברירת המחדל לגבי יחידה ארגונית מסוימת.

    אם מאוחר יותר רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה.