Yönetici olarak, Google Chat mesajlarını e-posta günlüğü arşivleri olarak arşivlemek için üçüncü taraf bir çözüm kurabilirsiniz. Bu çözüm, aşağıdaki açılardan yararlı olabilir:
- SEC Rule 17a-4 gibi elektronik depolama gereksinimlerine uyum
- Alıştığınız üçüncü taraf arşivleme çözümünü kullanmaya devam etme
Entegrasyonun işleyiş biçimi
Chat'i üçüncü taraf arşivleme çözümüyle entegre etmek için günlük iletilerinin yönlendirileceği bir e-posta adresi belirtin.
- Arşivleme, en az bir kişi için bire bir doğrudan mesajda, grup sohbetinde veya alanda arşivleme etkin olduğunda başlar.
Not: Yalnızca kuruluşunuza ait alanlardan gelen mesajlar arşivlenir. Kuruluş dışı kullanıcılara ait alanlardan gelen mesajlar arşivlenmez. - Arşivlemenin etkin olduğu son kullanıcı grup sohbetinden veya alandan ayrıldıktan sonra, arşivleme işlemi en geç 3 gün içinde sona erer. Bu tarihten sonra sohbette gönderilen mesajlar arşivlenmez.
Önemli: Üçüncü taraf arşivleme çözümünüz, iletilerin bir Taşıma Katmanı Güvenliği (TLS) bağlantısı üzerinden iletilmesini zorunlu tutmalıdır. TLS, gizliliklerini korumak amacıyla e-postaları şifreleyen bir güvenlik protokolüdür. Günlük iletilerini TLS'yi desteklemeyen bir üçüncü taraf arşivleme çözümüne göndermeye çalışırsanız iletiler teslim edilmez.
Başlamadan önce
Sohbet geçmişine kaydedilmeyen iletiler arşivlenmez. Bu nedenle şunları yapmanızı öneririz:
- Sohbet geçmişini etkinleştirin. Bunu nasıl yapacağınızı öğrenmek için Sohbet geçmişini etkinleştirme veya devre dışı bırakma başlıklı makaleyi inceleyin.
- Kullanıcıların kendi geçmiş ayarlarını değiştirmesine izin vermeyin.
- Harici alanları devre dışı bırakarak kullanıcıların kuruluşunuz dışında alan oluşturmasını veya bu tür alanlara katılmasını engelleyebilirsiniz. Daha fazla bilgi için Harici Chat ve alan sohbet seçeneklerini kontrol etme başlıklı makaleyi inceleyin.
Üçüncü taraf arşivleme çözümü kurma
Başlamadan önce: Bu ayar için bir bölüm veya ekip oluşturmanız gerekiyorsa Kuruluş birimi ekleme başlıklı makaleyi inceleyin.
-
Google Yönetici Konsolu'nda Menü
Uygulamalar Google Workspace Google Chat'e gidin.Hizmet Ayarları yönetici ayrıcalığına sahip olmayı gerektirir.
- Üçüncü Taraf Arşivleme Ayarları'nı tıklayın.
- (İsteğe bağlı) Ayarı bir bölüme veya ekibe uygulamak için yan tarafta bir kuruluş birimi seçin.
- Arşivleme etkin'i işaretleyin.
- Hedef adresi alanına, günlük iletilerini göndermek istediğiniz e-posta adresini girin.
- Arşivleme sıklığı alanında, iletilerin ne sıklıkta (1-24 saat arasında) gönderileceğini belirtin.
- (İsteğe bağlı) Özel üstbilgiler alanına, Chat mesajlarını benzersiz şekilde tanımlamak için kullanılması gereken e-posta iletisi üstbilgilerinin virgülle ayrılmış listesini girin.
-
Kaydet'i tıklayın. Alternatif olarak, bir kuruluş birimi için Geçersiz kıl'ı tıklayabilirsiniz.
Devralınan değeri daha sonra geri yüklemek için Devral'ı tıklayın.