המאמר הזה מיועד לאדמינים. אם אתם רוצים ללמוד איך ליצור מרחבים ולהצטרף אליהם, אתם יכולים לעיין בעזרה למשתמשי מרחבים.
מרחבים הם המקום העיקרי ב-Google Workspace לתקשורת, לשיתוף פעולה ולביצוע עבודה. במרחבים, הרעיונות יכולים לזרום בחופשיות, המידע נגיש בכל רגע והעבודה מתבצעת בקלות. המרחבים עוזרים לארגון לגלות נושאים ולשתף פעולה בנושאים האלה, והם מאפשרים לצוותים לעבוד בסביבת עבודה מקושרת ופרודוקטיבית יותר.
העוצמה של המרחבים
מרחבים הם:
- מרכז עבודה
המרחבים הם מקום אחד שבו הצוות יכול לעבוד, לקבל החלטות, לפרסם הודעות ולנהל דיונים. כולם נשארים מסונכרנים עם גישה לאותו תוכן ועם שקיפות לגבי ההחלטות. אפליקציות של Workspace וכלים של צד שלישי משולבים במרחבים, בדיוק במקום שבו אתם צריכים אותם. - מרחבים לפי נושאים
מרחבים לפי נושאים עוזרים לאנשים לארגן את המרחבים בצורה יעילה ולהגדיר התראות בצורה אפקטיבית. - מרחב בטוח לדיונים
מרחבים מספקים סביבה מהירה, קלילה ומלאת הבעה, עם שיחות לא רשמיות יותר שמבוססות על צ'אט ואמוג'י. סגנון התקשורת הלא רשמי הזה מוריד את המחסומים למעורבות, ומעודד שיחות חופשיות יותר וביטחון פסיכולוגי לאנשים בארגון.
מרחבים או שיחות קבוצתיות?
מרחבים הם פתרון אידיאלי להרבה מטרות תקשורת, כמו שמתואר למעלה. אנחנו ממליצים להשתמש במרחבים כפלטפורמה העיקרית ב-Workspace לשיתוף פעולה בפרויקטים ולעבודה צוותית, וגם לדיונים חברתיים ולשיתוף ידע כללי באופן שוטף.
שיחות קבוצתיות קטנות או צ'אטים אישיים מתאימים לשליחת הודעות מהירה ואד-הוק, כמו הבהרות לא רשמיות, מעקב מהיר, תקשורת בערוץ משני שלא דורשת קהל גדול ודיונים שמוגבלים בזמן.
מידע נוסף על מקרים שבהם כדאי להשתמש בכלים האלה ובכלים אחרים לתקשורת מופיע במאמר שיטות מומלצות לתקשורת קבוצתית.
יצירת מרחבים פרטיים, גלויים או עם גישה חופשית
אחרי שיוצרים מרחב, משתמשים בארגון יכולים לבחור בין גישה פרטית, גישה גלויה לכולם או גישה פתוחה. אם בארגון שלכם יש כמה קהלי יעד, הבעלים והמנהלים של המרחב יכולים להשתמש בהגדרות מתקדמות כדי לקבוע את רמת החשיפה של המרחב. הם יכולים לבחור קהלי יעד שיוכלו לגלות את המרחב או להצטרף אליו. אפשר להגדיר רק קהל יעד אחד שיכול להצטרף למרחב.
מרחבים פרטיים הם אידיאליים לדיונים בצוותים או בקבוצות, או לפרויקטים ספציפיים. אם משתמש רוצה להצטרף למרחב פרטי, מישהו שכבר נמצא במרחב צריך להזמין או להוסיף אותו. מרחבים פרטיים נשארים מוסתרים מכל מי שלא חבר בהם או לא הוזמן אליהם.
מרחבים שגלויים לכולם מיועדים לדיונים שצריכים להישאר פרטיים, אבל לאפשר למשתמשים אחרים לשלוח בקשה להצטרף אליהם. אפשר לחפש אותם, לראות את השם והתיאור שלהם ולשלוח בקשת הצטרפות. רק משתמשים שהצטרפו למרחב יכולים לראות את ההודעות.
מרחבים פתוחים מתאימים לדיונים שלא מוגבלים לקבוצות או לאנשים ספציפיים. אפשר לחפש אותם, לפתוח תצוגה מקדימה של ההודעות ולהצטרף אליהם. אם יש להם קישור למרחב, הם יכולים להצטרף אליו באמצעות הקישור.
שיטות מומלצות להגדרת מרחבים
ריכזנו כאן כמה הצעות שיעזרו לארגון שלכם להשתמש ביעילות במרחבים.
- ברוב המקרים, מומלץ להפעיל את ההיסטוריה כברירת מחדל כדי שאנשים יוכלו לעיין בידע ובדיונים שהיו בעבר. אם ההיסטוריה מושבתת, יכול להיות שהשיחה תיעלם לפני שכל המשתתפים יספיקו לראות אותה. אם המהדורה שלכם ב-Workspace מאפשרת זאת, כדאי להגדיר את האפשרות ההיסטוריה תמיד מופעלת.
- הגדרת הנחיות לנימוסי שיחה בצ'אט והעברתן לעובדים. ההנחיות צריכות לכלול מצבים שבהם הארגון רוצה להשתמש באימייל, בצ'אטים ישירים, בשיחות קבוצתיות קטנות או במרחבים, וגם אם זמני התגובה הצפויים שונים בערוצי התקשורת האלה.
- ריכזנו כאן כמה הנחיות ספציפיות מומלצות:
- אפשר להשתמש במרחבים כדי לנהל דיונים אסינכרוניים שבהם לא צריך להיות אונליין באותו הזמן. במקום זאת, הם יכולים לקרוא את ההודעות ולענות להן בזמן שנוח להם.
- כדאי להשתמש בתיוגים עם @כדי למשוך את תשומת הלב של אנשים ספציפיים ולוודא שהם מקבלים התראה. חשוב להודיע למשתמשים שהם יכולים להשתמש בתיוג @כולם כדי להסב את תשומת הלב של כולם במרחב, אבל להזכיר להם שהתיוג הזה שולח התראה לכולם. כדאי להוסיף דוגמאות למצבים שבהם מומלץ או לא מומלץ להשתמש בהגדרה הזו בארגון.
- כדאי לעודד אנשים להוסיף הקשר ברמה גבוהה כשהם מתייגים אנשים בצ'אט, במיוחד בשיחות קבוצתיות ובמרחבים גדולים יותר. כך קל יותר לעמיתים להבין למה אתם מתכוונים ברמה גבוהה, בלי שהם יצטרכו לעיין בכל המרחב.
- כדי לעזור למשתמשים לענות להודעות ספציפיות בלי לשבש את השיחה הראשית במרחב, כדאי להשתמש בשרשורים כדי שהמשתמשים יוכלו לפצל את התשובות לשיחות נפרדות. מידע נוסף על שימוש בשרשורים במרחבים
- מעודדים את העובדים ליצור מרחבים משלהם לעבודה. המנהלים צריכים להשתמש באופן פעיל במרחבים כדי לעודד את העובדים האחרים לנהוג כמוהם.
- כדאי לעבוד עם הבעלים והמנהלים של המרחב בארגון כדי לקדם שיחות בריאות, לוודא שהנושאים נשארים במסלול המתאים ולשלוט בזמינות של המרחב בארגון.
- כדי לשפר את האבטחה ולשמור על הפרטיות, הבעלים או המנהלים של המרחב יכולים להגביל את הרשאות הצפייה ברשימת החברים. האפשרות הזו שימושית לעדכונים כלליים או למרחבים חיצוניים. משתמשים ששולחים הודעות במרחב יוכלו לראות את שאר המשתתפים במרחב.
ניהול מרחבים בארגון
כל מי שיוצר מרחב בארגון מקבל אוטומטית את תפקיד הבעלים של המרחב, ויכול להקצות את התפקיד הזה לאנשים נוספים. הסבר על התפקידים "בעלים" ו"מנהל/ת של המרחב"
יכול להיות שאנשים נוספים בארגון יקבלו באופן אוטומטי את תפקיד הבעלים של המרחב. ההגדרה הזו עוזרת למנוע מצב שבו מרחבים לא מנוהלים, למשל אם הבעלים של המרחב עוזב אותו או שהחשבון שלו נמחק או מושעה. אם היוצר של המרחב המשותף כבר לא חבר בו, עד 3 מהמשתמשים הפעילים הראשונים במרחב יקבלו אוטומטית את תפקיד הבעלים של המרחב.