Dieser Artikel richtet sich an Administratoren. Informationen dazu, wie Sie Gruppenbereiche erstellen und ihnen beitreten, finden Sie in der Google Chat-Hilfe.
Gruppenbereiche sind in Google Workspace ein wichtiger Bestandteil für die Kommunikation, die Zusammenarbeit und die Erledigung von Aufgaben. Ideen können leichter ausgetauscht werden, Informationen sind jederzeit zugänglich und Aufgaben lassen sich ganz einfach erledigen. Gruppenbereiche ermöglichen Ihren Teams, wichtige Themen zu erörtern und gemeinsam daran zu arbeiten. Sie unterstützen die Zusammenarbeit in einer besser vernetzten und produktiveren Umgebung.
Die Möglichkeiten von Gruppenbereichen
Gruppenbereiche sind:
- Ein zentraler Ort für die Arbeit
Gruppenbereiche dienen als zentraler Ort für die Aufgaben, Entscheidungen, Ankündigungen und Diskussionen eines Teams. So sind alle immer auf demselben Stand, haben Zugriff auf dieselben Inhalte und wissen, welche Entscheidungen getroffen wurden. Google Workspace-Apps und Drittanbieter-Tools sind in Gruppenbereiche eingebunden – genau dort, wo Sie sie brauchen. - Themenorientiert
Mit themenspezifischen Gruppenbereichen können Nutzer effizient Gruppenbereiche organisieren und Benachrichtigungen einrichten. - Ein sicherer Raum für Diskussionen
Gruppenbereiche bieten die Möglichkeit zum schnellen und unkomplizierten Austausch in zwanglosen Chats, in denen auch Emojis genutzt werden können. Die informelle Kommunikation fördert Interaktionen und freiere Unterhaltungen und bietet den Mitarbeitern psychologische Sicherheit.
Gruppenbereiche oder Gruppenunterhaltungen?
Gruppenbereiche sind für viele Kommunikationsziele ideal. Wir empfehlen sie als zentralen Ort für die projekt- und teamorientierte Zusammenarbeit sowie für soziale Diskussionen und den fortlaufenden Austausch allgemeiner Informationen.
Kleine Gruppenunterhaltungen oder 1:1-Chats eignen sich hervorragend für spontane Nachrichten, z. B. informelle Erläuterungen, schnelle Rückmeldungen, Backchannel-Kommunikationen, die nicht für viele Adressaten gedacht sind, und kurze Absprachen.
Weitere Informationen dazu, wann Sie am besten welche Kommunikationstools einsetzen, finden Sie im Hilfeartikel Best Practices für die Gruppenkommunikation in Gmail.
Private, sichtbare oder offene Gruppenbereiche erstellen
Nachdem ein Gruppenbereich erstellt wurde, können Nutzer in Ihrer Organisation zwischen privatem, sichtbarem oder offenem Zugriff wählen. Wenn Ihre Organisation mehrere Zielgruppen hat, können Inhaber und Administratoren von Gruppenbereichen erweiterte Einstellungen verwenden, um die Sichtbarkeit zu steuern. Dazu wählen sie Zielgruppen aus, die einen Gruppenbereich finden oder ihm beitreten können. Es kann nur eine Zielgruppe für die Personen konfiguriert werden, die einem Gruppenbereich beitreten können.
Private Gruppenbereiche eignen sich ideal für Team- und Gruppendiskussionen oder bestimmte Projekte. Wenn ein Nutzer einem Vertrauliches Profil beitreten möchte, muss ein Mitglied des Vertrauliches Profil die Person einladen oder dem Vertrauliches Profil hinzufügen. Private Gruppenbereiche sind für alle Personen ausgeblendet, die nicht Mitglied oder eingeladen sind.
Sichtbare Gruppenbereiche sind für Diskussionen gedacht, die privat bleiben sollen, bei denen aber andere Nutzer eine Beitrittsanfrage stellen können. Wenn ein Gruppenbereich sichtbar ist, können Nutzer ihn finden, seinen Namen und seine Beschreibung sehen und eine Beitrittsanfrage stellen. Nachrichten sind nur für Nutzer sichtbar, die beigetreten sind.
Offene Gruppenbereiche eignen sich für Diskussionen, die nicht auf bestimmte Personen oder Teams beschränkt sind. Wenn ein Gruppenbereich offen ist, können Nutzer ihn suchen, eine Vorschau der Nachrichten ansehen und ihm beitreten. Wenn sie einen Link zum Gruppenbereich haben, können sie über den Link beitreten.
Best Practices zum Einrichten von Gruppenbereichen
Hier finden Sie einige Vorschläge, damit Ihre Organisation Gruppenbereiche effizient nutzen kann.
- In den meisten Fällen ist es sinnvoll, den Verlauf standardmäßig zu aktivieren, damit die Nutzer auf bisherige Informationen und Diskussionen zugreifen können. Wenn der Verlauf deaktiviert ist, verschwindet die Unterhaltung möglicherweise, bevor alle Teilnehmer sie sehen können. Wenn es in Ihrer Google Workspace-Version möglich ist, sollten Sie die Option Der Verlauf ist immer aktiviert auswählen.
- Legen Sie Unternehmensrichtlinien für die Etikette in Chats fest und informieren Sie die Nutzer darüber. Darin sollten Sie unter anderem entscheiden, wann in Ihrer Organisation E-Mails, Direktnachrichten, kleine Gruppenunterhaltungen oder Gruppenbereiche verwenden werden und ob die erwarteten Antwortzeiten für diese Kommunikationskanäle unterschiedlich sein sollen.
- Hier sind einige konkrete Richtlinien, die wir empfehlen:
- Verwenden Sie Gruppenbereiche für asynchrone Diskussionen, bei denen Personen nicht gleichzeitig online sein müssen. Sie können die Nachrichten lesen und beantworten, wenn es ihnen am besten passt.
- Mit @Erwähnungen können Sie einzelne Personen auf die Unterhaltung aufmerksam machen und darüber benachrichtigen. Teilen Sie den Nutzern mit, dass sie mit @alle alle Personen in einem Gruppenbereich gleichzeitig erwähnen können. Weisen Sie aber darauf hin, dass dadurch auch jeder eine Benachrichtigung erhält. Sie können Beispiele für Situationen hinzufügen, in denen dies in Ihrer Organisation empfohlen wird.
- Ermutigen Sie die Nutzer, speziellen Kontext hinzuzufügen, wenn sie mit @Erwähnung Personen im Chat ansprechen, insbesondere bei größeren Gruppenunterhaltungen und Gruppenbereichen. So können Kollegen leichter erkennen, worüber Sie sprechen, ohne sich den gesamten Gruppenbereich ansehen zu müssen.
- Damit Ihre Nutzer auf Nachrichten antworten können, ohne die Hauptunterhaltung im Gruppenbereich zu unterbrechen, können sie Inline-Unterhaltungen verwenden. So lassen sich mit Antworten separate Unterhaltungen starten. Weitere Informationen zur Verwendung von Unterhaltungen in Gruppenbereichen.
- Ermutigen Sie die Mitarbeiter, eigene Gruppenbereiche für ihre Tätigkeiten zu erstellen. Führungskräfte sollten aktiv Gruppenbereiche nutzen, damit ihr Vorbild auch andere dazu ermuntert.
- Sorgen Sie gemeinsam mit den Inhabern der Gruppenbereiche und Administratoren in Ihrer Organisation dafür, dass Unterhaltungen respektvoll bleiben und nicht vom Thema abweichen. Zusammen steuern Sie die Verfügbarkeit der Gruppenbereiche innerhalb der Organisation.
Gruppenbereiche in Ihrer Organisation verwalten
Jeder in Ihrer Organisation, der einen Gruppenbereich erstellt, wird automatisch dessen Inhaber und kann weiteren Personen diese Rolle zuweisen. Weitere Informationen finden Sie unter Die Rolle als Inhaber oder Administrator eines Gruppenbereichs.
Weitere Personen in Ihrer Organisation können automatisch die Rolle „Inhaber des Gruppenbereichs“ erhalten. Damit wird verhindert, dass Gruppenbereiche nicht verwaltet werden, etwa wenn ein Inhaber den Gruppenbereich verlässt oder sein Konto gelöscht oder gesperrt wird. Wenn der Ersteller des Gruppenbereichs nicht mehr Mitglied ist, werden automatisch bis zu drei der ersten aktiven Mitglieder zu Inhabern des Gruppenbereichs.