Questo articolo è rivolto agli amministratori. Se vuoi imparare a creare ed entrare negli spazi, consulta la guida a Spazi per gli utenti finali.
Gli spazi sono l'area principale di Google Workspace in cui gli utenti possono comunicare, collaborare e lavorare. Con Spazi, le idee possono fluire più liberamente, le informazioni sono accessibili in qualsiasi momento e il lavoro risulta più agile. Gli spazi aiutano l'organizzazione a individuare e collaborare su determinati argomenti e riuniscono i team in un ambiente di lavoro più connesso e produttivo.
L'importanza di Spazi
Gli spazi sono:
- Un centro di lavoro
Gli spazi sono una posizione unica per il lavoro, le decisioni, gli annunci e le discussioni di un team. Tutti i partecipanti rimangono sincronizzati, potendo accedere agli stessi contenuti e avendo visibilità sulle decisioni. Le app di Workspace e gli strumenti di terze parti sono integrati in Spazi, esattamente dove servono. - Orientati all'argomento
Gli spazi dedicati ad argomenti specifici consentono di organizzare gli spazi in modo efficiente e configurare le notifiche in modo efficace. - Un'area protetta in cui discutere
Gli spazi offrono un ambiente rapido, espressivo e leggero, con conversazioni più informali basate su chat ed emoji. Questo stile di comunicazione informale riduce gli ostacoli al coinvolgimento e promuove conversazioni più fluide e un senso di sicurezza tra gli utenti dell'organizzazione.
Spazi o conversazioni di gruppo?
Gli spazi sono ideali per molti obiettivi di comunicazione, come descritto sopra. Consigliamo di utilizzare Spazi come luogo principale in Workspace per la collaborazione orientata ai progetti e ai team, nonché per discussioni sociali e per la condivisione generale di conoscenze senza soluzione di continuità.
Le conversazioni in piccoli gruppi o chat 1:1 sono perfette per messaggi rapidi e specifici, ad esempio chiarimenti informali, rapidi follow-up, comunicazioni di canali secondari che non richiedono un pubblico ampio e discussioni molto limitate nel tempo.
Per maggiori dettagli su quando utilizzare questi e altri strumenti di comunicazione, vedi Best practice per la comunicazione di gruppo.
Creare spazi privati, rilevabili o aperti
Dopo aver creato uno spazio, gli utenti della tua organizzazione possono scegliere tra accesso privato, rilevabile o aperto. Se la tua organizzazione ha più segmenti di pubblico di destinazione, i proprietari e i gestori dello spazio possono utilizzare le impostazioni avanzate per controllare la visibilità selezionando i segmenti di pubblico di destinazione che possono scoprire o partecipare a uno spazio. È possibile configurare un solo pubblico di destinazione per chi può partecipare a uno spazio.
Gli spazi privati sono ideali per le discussioni di team e gruppi o per progetti specifici. Se un utente vuole entrare in uno spazio privato, un membro dello spazio deve invitarlo o aggiungerlo. Gli spazi privati rimangono nascosti a chiunque non sia un membro o un invitato.
Gli spazi rilevabili sono destinati a discussioni che devono rimanere private, ma devono consentire ad altri utenti di richiedere di partecipare. Quando uno spazio è rilevabile, gli utenti possono trovarlo, controllare il nome e la descrizione e richiedere di partecipare. I messaggi sono visibili solo agli utenti che hanno partecipato.
Gli spazi aperti sono utili per discussioni non limitate a individui o team specifici. Quando uno spazio è aperto, gli utenti possono sfogliarlo, visualizzare l'anteprima dei messaggi e partecipare. Se ha un link allo spazio, può partecipare tramite il link.
Best practice per la configurazione degli spazi
Ecco alcuni suggerimenti per aiutare la tua organizzazione a utilizzare gli spazi in modo efficace.
- Nella maggior parte dei casi, è consigliabile attivare la cronologia per impostazione predefinita, in modo che gli utenti possano fare riferimento a informazioni condivise e discussioni avvenute in passato. Quando la cronologia è disattivata, la conversazione potrebbe scomparire prima che tutte le persone coinvolte abbiano avuto modo di vederla. Se la tua versione di Workspace lo consente, può essere utile impostare l'opzione La cronologia è sempre ATTIVATA.
- Configura e comunica le linee guida della tua azienda in merito alle buone norme di comportamento in chat. Spiega, ad esempio, quali sono le situazioni in cui l'organizzazione dovrebbe utilizzare l'email, i messaggi diretti, le conversazioni in piccoli gruppi o gli spazi e se questi canali di comunicazione prevedono tempi di risposta diversi.
- Di seguito sono riportate alcune linee guida specifiche che consigliamo di seguire:
- Utilizza gli spazi per discussioni asincrone in cui non è richiesta la presenza online di tutti i partecipanti contemporaneamente. Ognuno potrà leggere e rispondere in base ai propri impegni.
- Utilizza le @menzioni per attirare l'attenzione delle persone e assicurarti che ricevano le comunicazioni. Fai sapere agli utenti che possono utilizzare @tutti per attirare l'attenzione di tutti in uno spazio, ma ricorda loro che la notifica viene inviata a tutti. Valuta l'opportunità di aggiungere esempi di situazioni in cui questo utilizzo sarebbe consigliato o meno nella tua organizzazione.
- Suggerisci agli utenti di aggiungere un contesto generale quando usano le @menzioni nella chat, soprattutto in conversazioni e spazi di gruppo più ampi. In questo modo i colleghi possono capire più facilmente l'argomento generale senza dover esaminare l'intero spazio.
- Per aiutare i tuoi utenti a rispondere a messaggi specifici senza interrompere la conversazione principale in corso nello spazio, valuta la possibilità di utilizzare l'organizzazione in thread in modo che gli utenti possano suddividere le risposte in conversazioni separate. Scopri di più sull'utilizzo dei thread negli spazi.
- Incoraggia i dipendenti a creare spazi personali per il lavoro. Chiedi ai leader di utilizzare attivamente gli spazi per fornire un esempio da seguire.
- Collabora con i proprietari e i gestori degli spazi della tua organizzazione per promuovere conversazioni produttive, assicurare che i temi degli argomenti vengano rispettati e controllare la disponibilità degli spazi nella tua organizzazione.
Gestire Spazi nell'organizzazione
Tutti gli utenti dell'organizzazione che creano uno spazio ne diventano automaticamente gestori e possono assegnare più persone al ruolo. Per maggiori dettagli, vedi Maggiori informazioni sul tuo ruolo di proprietario o gestore dello spazio.
Il ruolo di gestore dello spazio può essere assegnato automaticamente ad altri membri dell'organizzazione. In questo modo è possibile evitare spazi non gestiti, ad esempio se un gestore di spazi abbandona lo spazio o se il suo account viene eliminato o sospeso. Se l'utente che ha creato lo spazio non ne è più membro, il ruolo di proprietario dello spazio viene assegnato automaticamente a un massimo di 3 dei membri di più lunga data dello spazio.