איך מאפשרים שיתוף עם משתמשים ללא חשבון Google בעזרת "שיתוף עם משתמש במצב אורח"

נתמך בכל מהדורות Google Workspace ו-G Suite. חלק מהתכונות לא זמינות בכל המהדורות. לא נתמך במהדורות Cloud Identity.

התכונה "שיתוף עם משתמש במצב אורח" מאפשרת למשתמשים להזמין אנשים שאין להם חשבון Google לעבוד במשותף על קבצים ותיקיות. אתם יכולים לאפשר שיתוף במצב אורח עם כל המשתמשים, או רק עם מבקרים מדומיינים מהימנים. אתם תמיד יכולים לבדוק למי יש גישה לקבצים ולתיקיות של הארגון.

איך פועל השיתוף עם משתמש במצב אורח

  • המשתמשים משתפים עם מבקרים באותו אופן שבו הם משתפים עם משתמשי Google. המבקרים מקבלים הזמנה באימייל לשתף פעולה וקוד אימות כדי לאמת את הזהות שלהם. הם יכולים לערוך פריט, להגיב עליו או לצפות בו למשך 7 ימים אחרי שהם מאמתים את הזהות שלהם. אם המבקר צריך לשתף פעולה למשך יותר מ-7 ימים, הוא יכול להשתמש בקישור המקורי כדי לאמת שוב את הזהות שלו.
  • אפשרויות השיתוף עם מבקרים קובעות גם את השיתוף עם חשבונות אורחים. אתם יכולים להשתמש בחשבונות אורח כדי לאפשר למשתמשים חיצוניים לשתף פעולה בשירותי Workspace באמצעות כתובת האימייל הקיימת שלהם. פרטים נוספים זמינים במאמר ניהול משתתפים ב-Workspace.

כשהשיתוף עם משתמש במצב אורח מופעל

  • מבקרים יכולים להשתמש ב-Drive בדפדפן כדי לצפות בקבצים ששותפו איתם, להגיב עליהם, להציע בהם עריכות ולערוך אותם. במאמר שיתוף מסמכים עם מבקרים מוסבר מה אפשר לשתף.
  • המשתמשים שלכם יכולים לשתף עם מבקרים קבצים ותיקיות ספציפיים בתיקיות אחסון שיתופי. אם למשתמשים יש את המהדורות הנתמכות, מבקרים יכולים ליצור ולהעלות קבצים בתיקיות ששותפו איתם. אדמינים ומנהלים של אחסון שיתופי לא יכולים להוסיף מבקרים כחברים ישירים ברמה העליונה של אחסון שיתופי.
  • אם למבקר יש גישת עריכה לקובץ, הוא יכול לשתף את הקובץ עם משתמש Google אחר, אבל לא עם מבקר אחר.
  • מבקרים לא יכולים לגשת לקבצים בנייד או בלקוחות שהורדו, כמו Google Drive למחשב.
  • המבקרים יכולים למחוק את הסשן שלהם, וכך להסיר את השם שלהם מהיסטוריית המסמך וכל תגובה שהם הוסיפו.
  • אפשר לראות ולשנות סשנים בקובץ משותף, או לבטל את הגישה אליהם, בדיוק כמו כל שותף עריכה אחר.

הפעלת שיתוף עם משתמש במצב אורח

לפני שמתחילים: אם זה רלוונטי, קראו את המאמר בנושא איך מחילים הגדרה על מחלקה או על קבוצה.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז Drive ו-Docs.

    כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין ל-Drive ו-Docs.

  2. לוחצים על הרשאות שיתוף ואז אפשרויות שיתוף.
  3. (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם).

    הגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף

  4. כדי לאפשר שיתוף עם מבקרים או עם חשבונות אורח רק בדומיינים מהימנים:

    1. אם עדיין לא עשיתם את זה, הוסיפו את הדומיינים האלה לרשימת ההיתרים של הארגון. מידע נוסף מופיע במאמר בנושא איך לאפשר שיתוף מחוץ לארגון רק עם דומיינים מהימנים.
    2. לוחצים על דומיינים ברשימת ההיתרים.

    3. מסמנים את התיבה אפשר לשתף עם חשבונות אורח ועם מבקרים שאין להם חשבון Google בדומיינים שנמצאים ברשימת ההיתרים.

      בעיה ידועה: אתם יכולים להתעלם מההודעה "לא תואם לדומיינים ברשימת ההיתרים". המשתמשים עדיין יכולים לשתף קבצים עם אנשים בדומיין המהימן.

    כדי לאפשר שיתוף עם משתמשים במצב אורח לכל אחד:

    1. לוחצים על פועל.
    2. מסמנים את התיבה משתמשים או תיקיות אחסון שיתופי בארגון שלך יכולים לשתף פריטים עם חשבונות אורח ומבקרים שאין להם חשבון Google.

  5. (אופציונלי) כדי להזהיר את המשתמשים לפני שהם משתפים קבצים עם מישהו מחוץ לארגון, מסמנים את האפשרות הצגת אזהרה כשקבצים שבבעלות משתמשים או תיקיות אחסון שיתופי בארגון משותפים מחוץ לארגון.

  6. בבודק הרשאות הגישה, בוחרים באפשרות נמענים בלבד, הצעות לקהל היעד או גלוי לכל (לא נדרש חשבון Google).

  7. לוחצים על שמירה. אפשר גם ללחוץ על שינוי מברירת המחדל לגבי יחידה ארגונית מסוימת.

    אם רוצים לשחזר אחר כך את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה (או על ביטול הגדרות כשמדובר בקבוצה).

שדרוג סשן של מבקר לחשבון Google Workspace

אדמינים יכולים לשדרג סשן של מבקר לחשבון Google Workspace. אתם יוצרים חשבון Google Workspace עם אותה כתובת אימייל ששימשה לסשן המבקר. בתהליך הזה נשמרת היסטוריית שיתוף הפעולה של סשן המבקר, כולל תגובות ועריכות במסמכים. מידע נוסף זמין במאמר אפשרויות להוספת משתמשים.

הערה: אי אפשר לעבור מסשן של מבקר לקבוצה ב-Google. אם אדמין יוצר קבוצה ב-Google באמצעות כתובת אימייל עם סשן, הסשן נמחק.

איך מבקרים משדרגים לחשבון Google

כדי לשדרג מסשן של מבקר לחשבון Google עם אותה כתובת אימייל, המבקר צריך קודם למחוק את הסשן. אחרי זה הם יכולים ליצור חשבון Google או להירשם ל-Google Workspace.

בעיות ידועות ומגבלות

  • בחלק מהאתרים שמשתמשים בכניסה באמצעות חשבון Google, החשבון של המבקר עשוי להופיע במנגנון למעבר בין חשבונות. עם זאת, גם אם הם נכנסים לחשבון, המבקרים יכולים לגשת רק אל Google Drive, ‏Docs, ‏Sheets, ‏Slides ו-Sites.
  • כשמשתמשים משתפים תיקייה באחסון שיתופי עם מבקר, ההרשאה הגבוהה ביותר שאפשר לתת למבקר היא הרשאת עריכה. אדמינים ומנהלים של אחסון שיתופי לא יכולים להוסיף מבקרים כחברים ישירים ברמה העליונה של אחסון שיתופי, ולמבקרים אין גישה לתיקייה ברמה העליונה של אחסון שיתופי. אתם יכולים לשתף עם מבקרים רק תיקיות או קבצים ספציפיים בתוך אחסון שיתופי.
  • מבקרים לא יכולים להצטרף לקבוצה ב"קבוצות Google" או לערוך ב-Google Sites. עם זאת, הם יכולים להיות צופים בתוכן שפורסם באתר.
  • אם אתם מגבילים את השיתוף עם חשבונות Google אישיים בארגון, גם השיתוף עם מבקרים מוגבל. אם אתם (או אחד מהמשתמשים שלכם) תנסו לשתף עם החשבונות האלה, תופיע הודעת שגיאה.
  • מבקרים לא יכולים להוריד תיקיות.
  • משתמשים עם מהדורות Business Starter, ‏Google Workspace for Education Fundamentals, ‏Essentials Starter, ‏Google Workspace for Nonprofits או G Suite Business לא יכולים לאפשר למבקרים להעלות או ליצור קבצים ותיקיות בתיקיות אחסון שיתופי. איזו מהדורה יש לך?


‫Google‏, Google Workspace וסימנים וסמלי לוגו קשורים הם סימנים מסחריים של Google LLC. כל שמות החברות והמוצרים האחרים הם סימנים מסחריים של החברות שאליהן הם משויכים.