Consentire la condivisione con utenti non Google tramite la condivisione con i visitatori

Supporto per tutte le versioni di Google Workspace e G Suite. Alcune funzionalità non sono disponibili per tutte le versioni. Non supportato per le versioni di Cloud Identity.

Con la condivisione con i visitatori, puoi consentire agli utenti di invitare utenti senza un Account Google a collaborare su file e cartelle. Puoi consentire la condivisione con chiunque o solo con i visitatori dei domini di attendibilità. Puoi sempre controllare chi ha accesso ai file e alle cartelle dell'organizzazione.

Come funziona la condivisione con i visitatori

  • Gli utenti condividono contenuti con i visitatori nello stesso modo in cui li condividono con gli utenti Google. I visitatori ricevono via email un invito a collaborare e un PIN per verificare la loro identità. Possono modificare, commentare o visualizzare un elemento per sette giorni dopo la verifica dell'identità. Se il visitatore deve collaborare al documento per più di sette giorni, può utilizzare il link originale per verificare di nuovo la propria identità.
  • Le opzioni di condivisione con i visitatori controllano anche la condivisione con gli account ospite. Puoi utilizzare gli account ospite per consentire agli utenti esterni di collaborare ai servizi Workspace utilizzando il loro indirizzo email esistente. Per maggiori dettagli, vai a Gestisci gli ospiti di Workspace.

Quando la condivisione con i visitatori è attiva

  • I visitatori possono utilizzare Drive sul web per visualizzare, commentare, suggerire modifiche e modificare i file condivisi con loro. Per maggiori dettagli su cosa può essere condiviso, vedi Condividi documenti con i visitatori.
  • Gli utenti possono condividere con i visitatori file e cartelle specifici all'interno dei Drive condivisi. Se gli utenti dispongono delle versioni supportate, i visitatori possono creare e caricare file all'interno delle cartelle condivise con loro. Gli amministratori e i gestori dei Drive condivisi non possono aggiungere visitatori come membri diretti di primo livello di un Drive condiviso.
  • Se un visitatore ha accesso in modifica a un file, può condividerlo con un altro utente Google, ma non con un altro visitatore.
  • I visitatori non possono accedere ai file sui dispositivi mobili o nei client scaricati, come Google Drive per computer.
  • I visitatori possono eliminare la propria sessione, rimuovendo così il loro nome dalla cronologia dei documenti e dagli eventuali commenti lasciati.
  • È possibile visualizzare e modificare le sessioni in un file condiviso oppure è possibile revocarne l'accesso, come per qualsiasi altro collaboratore.

Attivare la condivisione con i visitatori

Prima di iniziare: se necessario, scopri come applicare l'impostazione a un reparto o a un gruppo.

  1. Nella Console di amministrazione Google, vai a Menu e poi App e poi Google Workspace e poi Drive e Documenti.

    È necessario disporre del privilegio di amministratore Drive e Documenti.

  2. Fai clic su Impostazioni di condivisione e poi Opzioni di condivisione.
  3. (Facoltativo) Per applicare l'impostazione solo per alcuni utenti, seleziona a lato un'unità organizzativa (spesso utilizzata per i reparti) o un gruppo di configurazione (avanzata).

    Viene fatto l'override delle impostazioni del gruppo sulle unità organizzative. Scopri di più

  4. Per consentire la condivisione con i visitatori o con gli account ospite solo con i domini attendibili:

    1. Se non lo hai già fatto, aggiungi questi domini ai domini inclusi nella lista consentita della tua organizzazione. Per maggiori dettagli, vai a Consentire la condivisione esterna solo con domini di attendibilità.
    2. Seleziona Domini inclusi nella lista consentita.

    3. Seleziona la casella Consenti la condivisione con account ospite e visitatori senza un Account Google nei domini inclusi nella lista consentita.

      Problema noto:puoi ignorare tranquillamente il messaggio "Incompatibile con i domini autorizzati". Tuttavia, i tuoi utenti possono comunque condividere contenuti con altre persone nel dominio autorizzato.

    Per consentire la condivisione con i visitatori per tutti:

    1. Seleziona On.
    2. Seleziona la casella Consenti agli utenti o ai Drive condivisi di tua organizzazione di condividere elementi con account ospite e visitatori senza Account Google.

  5. (Facoltativo) Per avvisare gli utenti prima che condividano contenuti con un utente esterno all'organizzazione, seleziona Avvisa quando i file di proprietà degli utenti o dei Drive condivisi di tua organizzazione vengono condivisi all'esterno di tua organizzazione.

  6. In Controllo di accesso, seleziona Solo destinatari, pubblico di destinazione suggerito o pubblicamente (non è necessario un Account Google).

  7. Fai clic su Salva. In alternativa, puoi fare clic su Sostituisci per un'unità organizzativa.

    Per ripristinare in un secondo momento il valore ereditato, fai clic su Eredita (o Annulla impostazioni per un gruppo).

Eseguire l'upgrade di una sessione visitatore a un account Google Workspace

In qualità di amministratore, puoi eseguire l'upgrade della sessione visitatore di un utente a un account Google Workspace. Crei un account Google Workspace con lo stesso indirizzo email della sessione visitatore. Questo processo conserva la cronologia delle collaborazioni della sessione visitatore, inclusi i commenti e le modifiche ai documenti. Per saperne di più, vai a Opzioni per l'aggiunta di utenti.

Nota: Non puoi passare da una sessione visitatore a un gruppo Google. Se un amministratore crea un gruppo Google utilizzando un indirizzo email con una sessione visitatore, quest'ultima viene eliminata.

In che modo un visitatore può eseguire l'upgrade a un Account Google

Per eseguire l'upgrade da una sessione visitatore a un Account Google con lo stesso indirizzo email, un visitatore deve prima eliminare la propria sessione visitatore. Quindi, può creare un Account Google o registrarsi a Google Workspace.

Problemi noti e limitazioni

  • Alcuni siti che utilizzano un prompt Accedi con Google potrebbero mostrare l'account del visitatore nel selettore dell'account. Tuttavia, anche se hanno effettuato l'accesso, i visitatori possono accedere solo a Google Drive, Documenti, Fogli, Presentazioni e Sites.
  • Quando gli utenti condividono una cartella su un Drive condiviso con un visitatore, l'autorizzazione massima concessa a quest'ultimo è l'accesso come Collaboratore. Gli amministratori e i gestori dei Drive condivisi non possono aggiungere visitatori come membri diretti di primo livello di un Drive condiviso e i visitatori non possono accedere alla cartella di primo livello di un Drive condiviso. Puoi condividere con i visitatori solo cartelle o file specifici all'interno di un Drive condiviso.
  • I visitatori non possono essere aggiunti a un gruppo di Google Gruppi né sono autorizzati a modificare i siti creati con Sites; possono però avere il livello di accesso Visualizzatore degli elementi pubblicati su un sito.
  • Se limiti la condivisione con Account Google personali della tua organizzazione, anche la condivisione con i visitatori è limitata. Se tu o uno dei tuoi utenti provate a condividere con questi account, verrà visualizzato un messaggio di errore.
  • Un visitatore non può scaricare cartelle.
  • Gli utenti con le versioni Business Starter, Google Workspace for Education Fundamentals, Essentials Starter, Google Workspace for Nonprofits o G Suite Business non possono consentire ai visitatori di caricare o creare file e cartelle nei Drive condivisi. Confronta la tua versione.


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