התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Nonprofits, G Suite Business. השוואה בין המהדורות
אדמינים יכולים לאפשר לכל המשתמשים בארגון או לחלק מהם ליצור תיקיות אחסון שיתופי. לדוגמה, אם אתם מנהלים עסק, יכול להיות שתרצו לאפשר לכולם ליצור תיקיות אחסון שיתופי כדי לתמוך בשיתוף פעולה בין צוותים ולמנוע אובדן נתונים כשעובד עוזב. עם זאת, אם אתם מוסד חינוכי, יכול להיות שתאפשרו רק לאנשי הוראה ליצור אחסון שיתופי, ולא לתלמידים.
שלב 1: בודקים איך ההגדרות משפיעות על המשתמשים
- גם אם לא תאפשרו למשתמשים מסוימים ליצור תיקיות של אחסון שיתופי, אנשים בתוך החברה או בית הספר ומחוצה להם עדיין יוכלו להוסיף את המשתמשים האלה לתיקיות של האחסון השיתופי שלהם.
- כשמשתמש יוצר תיקייה חדשה באחסון השיתופי, הגדרות השיתוף מועתקות מהגדרת ברירת המחדל של היחידה הארגונית שלו, גם אם מציינים יחידה ארגונית אחרת כברירת מחדל. עם זאת, אפשר לשנות את ההגדרות של האחסון השיתופי בהמשך.
- אם משנים את הגדרות ברירת המחדל של תיקיות אחסון שיתופי, השינוי חל רק על תיקיות אחסון שיתופי חדשות. ההגדרות הנוכחיות של תיקיות האחסון השיתופי הקיימות יישארו ללא שינוי. אפשר לעדכן את ההגדרות של תיקיות אחסון שיתופי קיימות במסוף Google Admin. מידע נוסף
שלב 2: בחירת המשתמשים שיכולים ליצור תיקיות אחסון שיתופי
לפני שמתחילים: אם צריך, קראו איך קובעים הגדרות למחלקות ולקבוצות.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות
Google Workspace
Drive ו-Docs.כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין ל-Drive ול-Docs.
- לוחצים על הגדרות שיתוף יצירת תיקיות אחסון שיתופי.
-
(אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם).
הגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף
- מחפשים את התיבה המשתמשים בselected-organizational-unit לא יכולים ליצור תיקיות אחסון שיתופי חדשות ובוחרים באחת מהאפשרויות:
- כדי לאפשר למשתמשים ליצור תיקיות אחסון שיתופי, מבטלים את הסימון של התיבה.
- כדי למנוע מהמשתמשים ליצור תיקיות אחסון שיתופי, מסמנים את התיבה.
- (אופציונלי) אם אתם מאפשרים למשתמשים ליצור תיקיות אחסון שיתופי, אתם יכולים לבחור את היחידה הארגונית שבה ייווצרו תיקיות האחסון השיתופי כברירת מחדל. אפשר להעביר תיקיות באחסון השיתופי ליחידות ארגוניות אחרות בהמשך. האפשרות הזו יכולה לעזור לכם לעקוב אחרי נפח האחסון בארגון ולנהל אותו.
- (אופציונלי, לא נתמך ב-Business Starter) מגדירים את הגדרות השיתוף שיהיו ברירת המחדל לתיקיות אחסון שיתופי חדשות, ובוחרים אם מנהלים של תיקיות אחסון שיתופי יכולים לשנות את ההגדרות האלה. אפשרויות:
- חברים עם גישת מנהל יכולים לגשת להגדרות הבאות ולשנות אותן – אם תיבת הסימון הזו לא מסומנת, מנהלים לא יכולים לשנות את הרשאות השיתוף האלה בתיקיות ספציפיות באחסון השיתופי. ברוב המקרים, כדאי לאפשר למנהלי אחסון שיתופי לשנות את ההגדרות כדי שלא תימנע מהם האפשרות לשתף פעולה עם משתמשים חיצוניים או עם צוותים אחרים.
- משתמשים מחוץ לארגון יכולים לגשת לקבצים בתיקיות אחסון שיתופי – אם התיבה לא מסומנת, למשתמשים חיצוניים לא תהיה גישה, גם אם אפשרתם למשתמשים לשתף קבצים מחוץ לארגון. ההגדרה הזו גם חוסמת את האפשרות של מנהלי אחסון שיתופי להוסיף משתמשים חיצוניים כחברים. אם למשתמשים אין אפשרות לשתף פריטים ב-Drive מחוץ לארגון, להגדרה הזו אין השפעה כי היא לא יכולה לבטל את הגדרת השיתוף.
- אפשר להוסיף לקבצים אנשים שאינם חברים באחסון השיתופי – אם תיבת הסימון הזו לא מסומנת, חברים באחסון השיתופי לא יכולים לתת לאנשים שאינם חברים באחסון השיתופי גישת צפייה, תגובה או עריכה לקבצים באחסון השיתופי, או לשתף את הקבצים האלה באמצעות קישור.
- מנהלי תוכן יכולים לשתף תיקיות – אם תיבת הסימון הזו לא מסומנת, רק מנהלים יכולים לשתף תיקיות.
- משתמשים עם הרשאת צפייה ותגובה יכולים להוריד, להדפיס ולהעתיק קבצים – אם תיבת הסימון הזו לא מסומנת, חברים באחסון השיתופי שיש להם הרשאת צפייה או הרשאת תגובה לא יכולים להוריד, להעתיק או להדפיס קבצים באחסון השיתופי.
הערה: קבצים ותיקיות באחסון שיתופי שומרים על ההגדרה הזו גם כשמעבירים אותם מחוץ לאחסון השיתופי. במקרה של תיקיות, אי אפשר לבטל את ההגדרה אחרי שהקובץ נמצא בתיקייה 'האחסון שלי'.
-
לוחצים על שמירה. לחלופין, אפשר ללחוץ על שינוי מברירת המחדל לגבי יחידה ארגונית מסוימת.
אם רוצים בהמשך לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה (או על ביטול הגדרות לקבוצה).