ניהול של תיקיות אחסון שיתופי בתור אדמין

התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Frontline Plus;‏ Business Starter (למעט מה שמצוין),‏ Business Standard ו-Business Plus;‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus;‏ Education Fundamentals,‏ Education Standard ו-Education Plus;‏ Essentials,‏ Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus;‏ Nonprofits;‏ G Suite Business. השוואה בין המהדורות

אם יש לכם הרשאות ניהול באחסון השיתופי, אתם יכולים לעבור לכאן.

אדמינים יכולים לשנות את החברים באחסון השיתופי ואת רמת הגישה שלהם לכל אחסון שיתופי בארגון. אפשר גם לשנות את הרשאות השיתוף של תיקיית אחסון שיתופי, ואת הרשאות השיתוף שמוגדרות כברירת מחדל לכל תיקיות האחסון השיתופי החדשות. לדוגמה, אם אתם חוששים שלמשתמש מסוים יש גישה לתיקיית אחסון שיתופי, אתם יכולים להסיר אותו או לשנות את רמת הגישה שלו.

הערה: אם יש לכם מינוי ל-Business Starter ונרשמתם ל-Frontline Plus, לא תוכלו לנהל תיקיות Drive משותפות. כדי להמשיך לנהל תיקיות אחסון שיתופי עבור משתמשים שלא משתמשים ב-Frontline, צריך לשדרג למהדורת Business Standard או למהדורה מתקדמת יותר.

הנושאים בדף

• הוספה או הסרה של חברים באחסון שיתופי
• שינוי רמת הגישה של חבר באחסון השיתופי
• הגדרת ברירת המחדל של הרשאות השיתוף בתיקיות אחסון שיתופי
• שינוי הרשאות השיתוף של תיקיית אחסון שיתופי
• איך מגבילים מי יוכל להעביר תוכן לתיקיות אחסון שיתופי חיצוניות
• בדיקת פעילות המשתמשים באחסון השיתופי
• בדיקה וערעור על השבתה של תיקיות אחסון שיתופי

הוספה או הסרה של חברים מתיקיית אחסון שיתופי

אדמינים צריכים להוסיף חברים לאחסון השיתופי דרך מסוף Admin אם אין בו חברים או מנהלים. או שאולי תצטרכו להסיר חברים מאחסון שיתופי אם הם לא אמורים לקבל גישה לתוכן.

כדי לנהל את החברים בדף 'ניהול תיקיות אחסון שיתופי', לחשבון האדמין שלכם צריכה להיות הקצאת רישיון שכוללת את אפליקציות Drive ו-Docs, וגם הרישיון צריך להיות מופעל.

הערה: אפשר להקצות עד 100 קבוצות לתיקיית אחסון שיתופי ועד 600 חברים (כולל קבוצות ומשתמשים פרטיים). באחסון שיתופי יכולים להיות עד 50,000 חברים פרטיים דרך קבוצות ומשתמשים פרטיים.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אפליקציות Google Workspace ‫Drive ו-Docs.

   אל Drive ו-Docs

   כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין ל-Drive ול-Docs.

2. לוחצים על ניהול של תיקיות אחסון שיתופי.
3. מצביעים על האחסון השיתופי שרוצים לעדכן ולוחצים על ניהול חברים. אם יש לכם הרבה תיקיות באחסון השיתופי, אתם יכולים לסנן את הרשימה לפי שם התיקייה או לפי מאפיינים אחרים.
   1. כדי למצוא תיקיות באחסון השיתופי שאין בהן חברים, לוחצים על הוספת מסנן ללא חברים.
   2. כדי למצוא תיקיות אחסון שיתופי ללא מנהלים, לוחצים על הוספת מסנן ללא מנהלים.
4. כדי להוסיף אדם או קבוצה:
   1. מזינים את כתובת האימייל.
   2. בוחרים רמת גישה.
   3. בוחרים אם לשלוח לאנשים הודעה, ואם כן, אפשר לכלול בה הודעה.
   4. לוחצים על שליחה (אם בחרתם לשלוח הודעה לאנשים) או על שיתוף (אם בחרתם לא לשלוח הודעה לאנשים).

5. כדי להסיר משתמש או קבוצה:

   1. לצד השם של האדם או הקבוצה, לוחצים על רמת הגישה.

   2. לחץ על בטל גישה.

      הערה: כשמסירים משתמש מתיקיית אחסון שיתופי, הוא מאבד גם את הגישה לכל הקבצים והתיקיות בתיקייה ששותפו איתו ישירות.

6. לוחצים על שמירה.

שינוי רמת הגישה של חברים באחסון השיתופי

אדמינים יכולים לשנות את רמת הגישה של חברים באחסון השיתופי, גם אם אין להם הרשאות ניהול באחסון השיתופי. לדוגמה, אם אתם חוששים שלמשתמש מסוים יש הרשאת ניהול באחסון שיתופי, אתם יכולים להוריד את רמת הגישה שלו.

כדי לנהל את החברים בדף 'ניהול תיקיות אחסון שיתופי', לחשבון האדמין שלכם צריכה להיות הקצאת רישיון שכוללת את אפליקציות Drive ו-Docs, וגם הרישיון צריך להיות מופעל.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אפליקציות Google Workspace ‫Drive ו-Docs.

   אל Drive ו-Docs

   כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין ל-Drive ול-Docs.

2. לוחצים על ניהול של תיקיות אחסון שיתופי.
3. מצביעים על האחסון השיתופי עם החבר שרוצים לעדכן ולוחצים על ניהול חברים. אם יש לכם הרבה תיקיות באחסון השיתופי, אתם יכולים לסנן את הרשימה לפי שם התיקייה או לפי מאפיינים אחרים.
4. בשורה של החבר שרוצים לעדכן, לוחצים על רמת הגישה הנוכחית שלו ואז על רמת הגישה החדשה.
5. לוחצים על סיום.

הגדרת הרשאות השיתוף שמוגדרות כברירת מחדל לתיקיות אחסון שיתופי

לא נתמך ב-Business Starter. כל הגדרות השיתוף של תיקיות האחסון השיתופי מוגדרות כ'אפשרות מותרת'.

אדמינים יכולים להגדיר את הרשאות השיתוף שמוגדרות כברירת מחדל לתיקיות אחסון שיתופי לפי היחידה הארגונית שאליה הן משויכות. אפשר גם למנוע מחברים עם הרשאת ניהול לשנות את ההגדרות האלה. לדוגמה, אם אתם לא רוצים שמשתמשים ביחידה ארגונית ישתפו תוכן מחוץ לארגון, אתם יכולים לחסום שיתוף חיצוני ולמנוע ממנהלים לשנות את ההגדרה הזו.

חשוב לדעת: הגדרות השיתוף שמוגדרות כברירת מחדל חלות רק על כונני אחסון שיתופי חדשים. אם יש לכם תיקיות אחסון שיתופי קיימות שאתם רוצים לשנות את הרשאות השיתוף שלהן, אתם יכולים לעבור לקטע הבא.

הערה: הרשאות השיתוף של תיקיות אחסון שיתופי לא מגבילות את המשתמשים שאפשר לשתף איתם את בקשות הטופס ב-Google Forms.

לפני שמתחילים: אם צריכים להגדיר מחלקה או צוות עבור ההגדרה הזאת, עוברים אל הוספת יחידה ארגונית.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אפליקציות Google Workspace ‫Drive ו-Docs.

   אל Drive ו-Docs

   כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין ל-Drive ול-Docs.

2. לוחצים על הגדרות שיתוף יצירת תיקיות אחסון שיתופי.
3. (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על מחלקה או על צוות, בצד, בוחרים יחידה ארגונית.
4. הגדרת הרשאות השיתוף שיוגדרו כברירת מחדל לתיקיות חדשות באחסון השיתופי, ובחירה אם מנהלים של תיקיות באחסון השיתופי יוכלו לשנות את ההגדרות האלה. אפשרויות:
   • חברים עם גישת מנהל יכולים לגשת להגדרות הבאות ולשנות אותן – אם תיבת הסימון הזו לא מסומנת, מנהלים לא יכולים לשנות את הרשאות השיתוף האלה בתיקיות ספציפיות באחסון השיתופי. ברוב המקרים, כדאי לאפשר למנהלי אחסון שיתופי לשנות את ההגדרות כדי שלא תימנע מהם האפשרות לשתף פעולה עם משתמשים חיצוניים או עם צוותים אחרים.
   • משתמשים מחוץ לארגון יכולים לגשת לקבצים בתיקיות אחסון שיתופי – אם התיבה לא מסומנת, למשתמשים חיצוניים לא תהיה גישה, גם אם אפשרתם למשתמשים לשתף קבצים מחוץ לארגון. ההגדרה הזו גם חוסמת את האפשרות של מנהלי אחסון שיתופי להוסיף משתמשים חיצוניים כחברים. אם למשתמשים אין אפשרות לשתף פריטים ב-Drive מחוץ לארגון, להגדרה הזו אין השפעה כי היא לא יכולה לבטל את הגדרת השיתוף.
   • אפשר להוסיף לקבצים אנשים שאינם חברים באחסון השיתופי – אם תיבת הסימון הזו לא מסומנת, חברים באחסון השיתופי לא יכולים לתת לאנשים שאינם חברים באחסון השיתופי גישת צפייה, תגובה או עריכה לקבצים באחסון השיתופי, או לשתף את הקבצים האלה באמצעות קישור.
   • מנהלי תוכן יכולים לשתף תיקיות – אם תיבת הסימון הזו לא מסומנת, רק מנהלים יכולים לשתף תיקיות.
   • משתמשים עם הרשאת צפייה ותגובה יכולים להוריד, להדפיס ולהעתיק קבצים – אם תיבת הסימון הזו לא מסומנת, חברים באחסון השיתופי שיש להם הרשאת צפייה או הרשאת תגובה לא יכולים להוריד, להעתיק או להדפיס קבצים באחסון השיתופי.
     הערה: קבצים ותיקיות באחסון שיתופי שומרים על ההגדרה הזו גם כשמעבירים אותם מחוץ לאחסון השיתופי. במקרה של תיקיות, אי אפשר לבטל את ההגדרה אחרי שהקובץ נמצא בתיקייה 'האחסון שלי'.
5. לוחצים על שמירה. לחלופין, אפשר ללחוץ על שינוי מברירת המחדל לגבי יחידה ארגונית מסוימת.

   אם מאוחר יותר רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה.

השינויים ייכנסו לתוקף תוך 24 שעות, ובדרך כלל תוך זמן קצר בהרבה. מידע נוסף

שינוי הרשאות השיתוף באחסון שיתופי

לא נתמך ב-Business Starter. אפשר רק לאפס את ההגדרות כך שכל השיתופים יהיו מותרים.

כדי לשנות את הגדרות השיתוף מהדף 'ניהול תיקיות אחסון שיתופי', לחשבון האדמין שלכם צריכה להיות מוקצית רישיון שכולל את אפליקציות Drive ו-Docs, וגם הרישיון הזה צריך להיות מופעל.

לפני שמתחילים:

• בודקים את התוכן של האחסון השיתופי כדי להבין מה צריך לשתף ומה לא.
• אם הרשאות השיתוף ב-Drive מגבילות יותר מהרשאות השיתוף בתיקיית האחסון השיתופי, הן יחליפו את הרשאות השיתוף בתיקיית האחסון השיתופי. מידע נוסף על הגדרות שיתוף ותיקיות באחסון השיתופי זמין במאמר ניהול מדיניות נתונים בתיקיות ספציפיות באחסון השיתופי.

כדי לעדכן את הרשאות השיתוף של תיקייה באחסון השיתופי:

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אפליקציות Google Workspace ‫Drive ו-Docs.

   אל Drive ו-Docs

   כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין ל-Drive ול-Docs.

2. לוחצים על ניהול של תיקיות אחסון שיתופי.
3. מציבים את הסמן מעל האחסון השיתופי שרוצים לעדכן ולוחצים על הגדרות. אם יש לכם הרבה תיקיות באחסון השיתופי, אתם יכולים לסנן את הרשימה לפי שם התיקייה או לפי מאפיינים אחרים.
4. מעדכנים את הרשאות השיתוף. השינויים נשמרים אוטומטית בזמן העדכון.
5. (אופציונלי) כדי למנוע ממנהלים של תיקיות אחסון שיתופי לשנות את ההגדרות החדשות, מבטלים את הסימון של התיבה הראשונה.
6. לוחצים על סיום.

השינויים ייכנסו לתוקף תוך 24 שעות, ובדרך כלל תוך זמן קצר בהרבה. מידע נוסף

הגבלת המשתמשים שיכולים להעביר תוכן לתיקיות אחסון שיתופי חיצוניות

• תיקייה באחסון השיתופי בארגון אל:
  • אחסון שיתופי שנמצא בבעלות של ארגון אחר
  • תיקיית 'האחסון שלי' של מישהו בארגון אחר
• מתיקיית "האחסון שלי" של מישהו בארגון לאחסון שיתופי שבבעלות ארגון אחר

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אפליקציות Google Workspace ‫Drive ו-Docs.

   אל Drive ו-Docs

   כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין ל-Drive ול-Docs.

2. לוחצים על הרשאות שיתוף אפשרויות שיתוף.
3. בוחרים את היחידה הארגונית או את הקבוצה הרצויות.
4. בקטע הפצת תוכן מחוץ לארגון שלך, בוחרים באחת מהאפשרויות:
   • Anyone
     • אנשים עם גישת ניהול לאחסון שיתופי יכולים להעביר קבצים מהאחסון השיתופי הזה למיקום ב-Drive בארגון אחר. מידע נוסף
     • אנשים ביחידה הארגונית או בקבוצה שנבחרו יכולים להעביר תוכן מתיקיית 'האחסון שלי' לאחסון שיתופי שנמצא בבעלות של ארגון אחר (לדוגמה, עסק, קבוצה או בית ספר אחרים). מידע נוסף
   • רק משתמשים בארגון
     • אנשים עם גישת ניהול לאחסון שיתופי יכולים להעביר קבצים מהאחסון השיתופי הזה למיקום ב-Drive בארגון אחר.
     • משתמשים ביחידה הארגונית או בקבוצה שנבחרו יכולים להעביר תוכן מתיקיית 'האחסון שלי' שלהם לאחסון שיתופי שנמצא בבעלות של ארגון אחר.
   • אף אחד
     • אי אפשר להעביר קבצים בתיקייה באחסון השיתופי למיקום ב-Drive בארגון אחר.
     • אף אחד ביחידה הארגונית או בקבוצה שנבחרו לא יכול להעביר תוכן מתיקיית 'האחסון שלי' לאחסון שיתופי שבבעלות ארגון אחר.
     • אף אחד ביחידה הארגונית או בקבוצה שנבחרו לא יכול ליצור קבצים באחסון שיתופי שנמצא בבעלות של ארגון אחר.
5. לוחצים על שמירה.

חשוב: אם בוחרים יחידת צאצא ארגונית או קבוצה, ההגדרה הזו שולטת רק בהעברת תוכן מתיקיית 'האחסון שלי' של מישהו לאחסון שיתופי בארגון אחר (לדוגמה, עסק או בית ספר אחרים). אם היחידה הארגונית ברמה העליונה מאפשרת למשתמש לשתף קבצים מחוץ לארגון, אבל יחידת הבת הארגונית לא מאפשרת זאת, המשתמש לא יכול לשתף קבצים מחוץ לארגון.

יכול להיות שיעברו 24 שעות עד שהשינויים יופיעו. במשך פרק הזמן הזה, המערכת עשויה לאכוף לסירוגין הגדרות ישנות וחדשות יותר.

בדיקת פעילות המשתמשים באחסון השיתופי

כדי לבדוק מתי חלו שינויים בקבצים, בהגדרות או בחברים בתיקיות אחסון שיתופי, ומי ביצע את השינויים, אפשר להשתמש ביומן הביקורת של Drive.

בדיקה וערעור על השבתה של אחסון שיתופי

אם Google מזהה שאחסון שיתופי מכיל תוכן שמפר את התנאים וההגבלות, יכול להיות שהיא תשבית את האחסון השיתופי. התוכן שלכם לא נמחק, אבל המשתמשים לא יכולים לגשת אליו עד ש-Google תבטל את ההשעיה של האחסון השיתופי בעקבות הערעור שלכם.

אם לדעתכם האחסון השיתופי הושבת בטעות, אתם יכולים לשלוח בקשה לבדיקה. יש לך 29 ימים לשלוח ערעור. אם לא תגישו ערעור, תיקיית האחסון השיתופי המושבתת תימחק אוטומטית.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אפליקציות Google Workspace ‫Drive ו-Docs.

   אל Drive ו-Docs

   כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין ל-Drive ול-Docs.

2. לוחצים על ניהול של תיקיות אחסון שיתופי.
3. לוחצים על הוספת מסנן סטטוס מושבת ואז על החלה.
4. מציבים את הסמן מעל האחסון השיתופי המושבת שרוצים לערער על ההשבתה שלו ולוחצים על סמל האפשרויות הנוספות בקשת בדיקה.

הערעור שלך לגבי האחסון השיתופי נבדק. אם הבקשה תאושר, האחסון השיתופי יופעל מחדש.