התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Nonprofits, G Suite Business. השוואה בין המהדורות
אדמינים יכולים לאפשר לכל המשתמשים בארגון או לחלק מהם ליצור תיקיות אחסון שיתופי. לדוגמה, אם אתם עסק, יכול להיות שתרצו לאפשר לכולם ליצור תיקיות אחסון שיתופי כדי לתמוך בשיתוף פעולה בצוות ולמנוע אובדן נתונים כשעובד עוזב. עם זאת, אם אתם מוסד חינוכי, יכול להיות שאתם מאפשרים רק לאנשי הוראה ליצור תיקיות אחסון שיתופי, ולא לתלמידים.
שלב 1: בודקים איך ההגדרות משפיעות על המשתמשים
- גם אם לא תאפשרו למשתמשים מסוימים ליצור תיקיות של אחסון שיתופי, אנשים בתוך החברה או בית הספר ומחוץ להם עדיין יוכלו להוסיף את המשתמשים האלה לתיקיות של האחסון השיתופי שלהם.
- כשמשתמש יוצר אחסון שיתופי חדש, הרשאות השיתוף עוברות בירושה מהגדרת ברירת המחדל של היחידה הארגונית שלו, גם אם מציינים יחידה ארגונית אחרת כברירת מחדל. עם זאת, אפשר לשנות את ההגדרות של האחסון השיתופי מאוחר יותר.
- אם משנים את הגדרות ברירת המחדל של תיקיות אחסון שיתופי, השינוי משפיע רק על תיקיות אחסון שיתופי חדשות. תיקיות האחסון השיתופי הקיימות שומרות על ההגדרות הנוכחיות שלהן. אתם יכולים לעדכן את ההגדרות של תיקיות אחסון שיתופי קיימות במסוף Google Admin. מידע נוסף
שלב 2: קובעים מי יכול ליצור תיקיות אחסון שיתופי
לפני שמתחילים: אם זה רלוונטי, קראו את המאמר בנושא איך מחילים הגדרה על מחלקה או על קבוצה.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות
Google Workspace
Drive ו-Docs.כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין ל-Drive ו-Docs.
- לוחצים על הרשאות שיתוף יצירת תיקיות אחסון שיתופי.
-
(אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם).
הגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף
- מאתרים את התיבה המשתמשים בהיחידה הארגונית שנבחרה לא יכולים ליצור תיקיות אחסון שיתופי חדשות ובוחרים אפשרות:
- כדי לאפשר למשתמשים ליצור תיקיות אחסון שיתופי, מבטלים את הסימון של התיבה.
- כדי למנוע ממשתמשים ליצור תיקיות אחסון שיתופי, מסמנים את התיבה.
- (אופציונלי) אם אתם מאפשרים למשתמשים ליצור תיקיות אחסון שיתופי, אתם יכולים לבחור באיזו יחידה ארגונית הן ייווצרו כברירת מחדל. בהמשך תוכלו להעביר תיקיות באחסון השיתופי ליחידות ארגוניות אחרות. האפשרות הזו יכולה לעזור לכם לעקוב אחרי נפח האחסון של הארגון ולנהל אותו.
- (אופציונלי, לא נתמך ב-Business Starter) מגדירים את הרשאות השיתוף שיוגדרו כברירת מחדל לתיקיות חדשות באחסון השיתופי, ובוחרים אם מנהלים של אחסון שיתופי יכולים לשנות את ההגדרות האלה. אפשרויות:
- חברים עם גישת מנהל יכולים לגשת להגדרות הבאות ולשנות אותן – אם לא מסמנים את האפשרות הזו, המנהלים לא יכולים לשנות את הרשאות השיתוף האלה בתיקיות ספציפיות באחסון השיתופי. ברוב המקרים, כדאי לאפשר למנהלים של האחסון השיתופי לשנות את ההגדרות כדי שהם יוכלו לשתף פעולה עם משתמשים חיצוניים או עם צוותים אחרים.
- משתמשים מחוץ לארגון יכולים לגשת לקבצים בתיקיות אחסון שיתופי – אם לא מסמנים את האפשרות הזו, משתמשים חיצוניים לא יכולים לגשת לקבצים, גם אם מאפשרים למשתמשים לשתף קבצים עם גורמים מחוץ לארגון. ההגדרה הזו גם מונעת ממנהלים של אחסון שיתופי להוסיף משתמשים חיצוניים כחברים. אם למשתמשים אסור לשתף פריטים ב-Drive עם גורמים מחוץ לארגון, להגדרה הזו אין השפעה כי היא לא יכולה לשנות את הרשאות השיתוף.
- אפשר להוסיף לקבצים אנשים שאינם חברים באחסון השיתופי – אם לא מסמנים את האפשרות הזו, חברים באחסון השיתופי לא יכולים לתת לאנשים שאינם חברים בו גישת צפייה, תגובה או עריכה לקבצים באחסון השיתופי, או לשתף את הקבצים האלה באמצעות קישור.
- מנהלי תוכן יכולים לשתף תיקיות – אם לא מסמנים את האפשרות הזו, רק מנהלים יכולים לשתף תיקיות.
- בעלי הרשאת צפייה ותגובה יכולים להוריד, להדפיס ולהעתיק קבצים – אם לא מסמנים את האפשרות הזו, חברים באחסון השיתופי שיש להם הרשאת צפייה או תגובה לא יכולים להוריד, להעתיק או להדפיס קבצים באחסון השיתופי.
הערה: קבצים ותיקיות באחסון שיתופי שומרים על ההגדרה הזו גם כשמעבירים אותם אל מחוץ לאחסון השיתופי. במקרה של תיקיות, אי אפשר לבטל את ההגדרה אחרי שהקובץ נמצא בתיקייה "האחסון שלי".
-
לוחצים על שמירה. לחלופין, אפשר ללחוץ על שינוי מברירת המחדל לגבי יחידה ארגונית מסוימת.
אם רוצים לשחזר אחר כך את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה (או על ביטול הגדרות כשמדובר בקבוצה).