После регистрации в Google Workspace вы и ваши сотрудники можете использовать Google Диск, чтобы хранить файлы, получать к ним доступ и обмениваться ими. Ниже описано, что вам нужно сделать.
Шаг 1. Изучите основы работы с Google Диском
Google Диск – это место, где ваша организация может хранить, находить и обмениваться файлами в облаке:
- Диск и веб-редакторы. Диск представляет собой хранилище файлов, тогда как Документы, Таблицы, Презентации, Формы и Рисунки – это веб-редакторы для создания и изменения файлов на Диске. Точно так же, Google Мои карты – это веб-карты, которые можно создавать и публиковать на Диске.
- Доступ к сервису. По умолчанию работать с этим сервисом разрешено всем сотрудникам организации с лицензией, в которую входит доступ к Диску. Создавать для них папки или диски не нужно. Если вы отключите сервис "Диск и Документы", пользователи потеряют доступ к Документам, Таблицам, Презентациям, Формам, Рисункам и всем компонентам Диска, в том числе его веб-версии, мобильным приложениям и приложению "Google Диск для компьютеров".
- Поиск по всему содержимому. Поиск на Диске индексирует все содержимое файлов, а также их названия, владельцев и метаданные. Список операторов поиска можно найти в статье Как искать файлы на Google Диске.
- Резервное копирование и безопасность в облаке. Данные на Диске копируются в облако, поэтому файлы будут в безопасности, даже если устройство пользователя будет потеряно или повреждено.
Чтобы спланировать развертывание, ознакомьтесь со следующими ресурсами:
- Ознакомьтесь со сведениями о хранилище, загрузках и защите файлов:
- Выполните массовый перенос файлов из других инструментов для совместной работы или совместного доступа. Подробнее о Google Workspace Migrate…
Шаг 2. Настройте возможности предоставления доступа к контенту пользователям за пределами организации
Вы можете управлять тем, в какой мере сотрудникам разрешено предоставлять доступ к контенту внешним пользователям. Например, можно включить эту возможность только для отдельных сотрудников или разрешить предоставлять доступ только для пользователей из определенных организаций (доверенных доменов).
Подробнее о том, как управлять внешним доступом к данным организации…
Шаг 3. Настройте общие диски для эффективной совместной работы
Общие диски можно считать специальными папками на Диске, которые команды могут использовать для совместной работы над набором файлов и папок, а пользователи – в качестве хранилища информации. Файлы на общих дисках принадлежат организации, а не отдельному человеку. Это помогает избежать случайного удаления файлов, если сотрудник покидает организацию.
По умолчанию все пользователи могут создавать общие диски для своих проектных команд и управлять ими. Если проект или команда связана с конфиденциальными данными, может быть полезно более точно настроить участников и содержимое общих дисков. Или, возможно, вы не хотите разрешать создавать общие диски всем сотрудникам. Например, в учебном заведении может понадобиться разрешить создавать общие диски только преподавателям, но не учащимся.
Подробнее о том, как настроить общие диски для организации…
Шаг 4. Настройте для пользователей доступ к Диску с компьютеров
С помощью приложения "Google Диск для компьютеров" пользователи могут синхронизировать контент между облаком и своими устройствами, что позволяет им:
- начать работу с Диском, синхронизировав имеющиеся локальные файлы с облаком;
- открывать файлы на Google Диске, в том числе файлы на общих дисках, на компьютере, используя хорошо знакомое ПО;
- просматривать и упорядочивать файлы на Диске с помощью файловой системы компьютера, не используя при этом значительного пространства на локальном диске;
- сохранять отдельные файлы и папки для работы в офлайн-режиме.
Узнайте, как включить приложение "Google Диск для компьютеров".
Шаг 5. Обучите пользователей
Чтобы ваши сотрудники использовали Диск максимально эффективно и безопасно, а также продуктивно работали вместе с коллегами, поделитесь с ними приведенными ниже ресурсами.
Материалы для знакомства с Диском в Центре обучения для пользователей бизнес-версии
- Центр обучения Диска для пользователей бизнес-версии – справка по переходу на Диск, работе с общими дисками, использованию Диска для компьютеров и другим вопросам.
- Центр обучения работе с документами и совместной работе – справка по Google Документам, Таблицам, Презентациям и другим вопросам.
Справка по использованию Диска и редакторов Документов
Шаг 6. Расширенные и корпоративные настройки (необязательный)
Если у вашей организации есть дополнительные требования к безопасности данных или доступу к Диску, вы можете настроить Диск в соответствии с потребностями.
Управление доступом и хранилищем
Как разрешить доступ к Документам, Таблицам и Презентациям с мобильных устройств
Если ваша организация использует сторонний сервис управления мобильными устройствами, добавьте в списки разрешенных приложений Google Документы, Таблицы и Презентации. За инструкциями обращайтесь к поставщику услуг по управлению мобильными устройствами. Примечание: в управлении конечными точками Google изначально разрешен доступ ко многим приложениям Google Workspace.
Если вы не разрешите использовать в организации перечисленные выше приложения, ваши сотрудники по-прежнему смогут загружать и скачивать файлы с помощью Google Диска, однако у них не будет возможности редактировать документы, таблицы и презентации на мобильных устройствах.
Как установить ограничения на объем хранилища для пользователей и общих дисков
Объем хранилища, который предоставляется вашей организации, зависит от версии Google Workspace и числа пользователей. Если организация использует объединенное хранилище, рекомендуем задать ограничения на объем хранилища для каждого пользователя и общего диска, чтобы некоторые из них не занимали больше пространства, чем следует.
Подробную информацию можно найти в статье Как установить ограничения на объем хранилища.
Как ограничить офлайн-доступ
Вы можете разрешить или запретить сотрудникам организации включать офлайн-доступ к Google Документам, Таблицам и Презентациям.
По умолчанию это разрешение предоставлено, и пользователи могут настраивать офлайн-доступ для своих аккаунтов. Рекомендуем отключить офлайн-доступ для пользователей, работающих с конфиденциальными файлами.
Подробная информация приведена в статье Как управлять офлайн-доступом к редакторам Документов.
Как настроить доступ пользователей к Диску и редакторам Google Документов
В большинство версий Google Workspace входит Диск и сервисы для совместной работы, например Google Документы, Таблицы и другие. В некоторых организациях может потребоваться настроить возможность создавать файлы, загружать файлы и использовать Диск.
Подробные сведения приведены в статье Как разрешить или запретить создание документов.
Управление общим доступом
Как настроить правила доверия для более детального управления доступом
Если вашей организации нужно больше возможностей по ограничению внутреннего и внешнего доступа, вы можете настроить правила доверия. С их помощью можно управлять обменом файлами между организационными подразделениями, группами, отдельными пользователями и доменами.
Подробная информация приведена в статье Как создавать правила доверия для доступа к Диску и управлять ими.
Как задать варианты предоставления общего доступа к файлам с помощью целевых аудиторий
Создавая целевые аудитории вы можете помочь пользователям предоставлять общий доступ к контенту подходящим группам, например сотрудникам отдела или подразделения организации. Целевые аудитории помогают избежать предоставления доступа для всех сотрудников.
Ознакомьтесь со статьей Как задать варианты предоставления общего доступа к файлам на Диске.
Как ограничить уровень доступа к файлам, который могут предоставлять пользователи
Когда пользователь отправляет письмо или приглашение на мероприятие с прикрепленным файлом, он получает запрос на предоставление получателям доступа (если он у них отсутствует). Вы можете ограничить уровень доступа, который отправитель может предоставить, чтобы не допустить предоставления слишком высокого уровня доступа и утечки данных.
Подробная информация приведена в статье Как ограничить уровень доступа к файлам, который могут предоставлять пользователи.
Настройка расширенных функций Диска
Как настроить ярлыки классификации
Настроив ярлыки классификации на Диске, вы можете помочь сотрудникам классифицировать и помечать файлы, чтобы отслеживать типы файлов и одобрения, применять правила и повысить эффективность поиска. Эти ярлыки добавляют метаданные к файлам, например доступ к файлу, статус документа или срок выполнения.
Дополнительная информация приведена в статье Как начать работу с ярлыками Диска (для администраторов).
Как создавать персонализированные шаблоны для Диска
Бренд вашей организации играет важную роль, и для его продвижения вы можете настроить персонализированные шаблоны для Документов, Таблиц, Презентаций, Форм и Сайтов. При этом можно разрешить создавать персонализированные шаблоны всем сотрудникам организации или только определенным пользователям.
Подробную информацию можно найти в статье Как создать персонализированные шаблоны для Диска.
Как добавить ещё один уровень шифрования файлов
Если ваша организация работает с конфиденциальной интеллектуальной собственностью или в тщательно регулируемой законодательством отрасли, вы можете разрешить пользователям создавать документы и другие файлы с зашифрованными на стороне клиента, которые серверы Google не могут расшифровать.
Подробная информация приведена в статье Шифрование на стороне клиента.