Dưới đây là những câu hỏi thường gặp về việc quản lý Google Drive cho một tổ chức hoặc nhóm.
Bạn đang tìm thông tin tổng quan về các tính năng của Drive?
Tổng quan
Google Drive có khác với Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày không?
Có. Drive là nơi lưu trữ và truy cập vào tất cả các tệp của bạn, trong khi Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày là các loại tài liệu dựa trên web, cũng như Biểu mẫu và Bản vẽ. Bộ công cụ chỉnh sửa trực tuyến của Google được gọi là Bộ công cụ chỉnh sửa tài liệu của Google.
Tương tự, Google My Maps cũng là tài liệu dựa trên web mà bạn có thể tạo hoặc chia sẻ trong Drive. Giống như Bộ công cụ chỉnh sửa tài liệu, bạn có thể sử dụng My Maps có hoặc không có Drive.
Các tệp tôi lưu trữ trong Drive có an toàn không?
Với Drive, dữ liệu của bạn luôn được sao lưu hoặc lưu trữ trên đám mây, vì vậy, dù có chuyện gì xảy ra với thiết bị, các tệp của bạn vẫn an toàn. Bạn sẽ được hưởng các lợi ích về bảo mật và bảo vệ dữ liệu cấp doanh nghiệp như khi dùng Google Workspace, theo mô tả trong phần Bảo mật và quyền riêng tư của Google Workspace.
Truy cập vào tệp trên Drive
Khi dùng ứng dụng Drive cho máy tính, các tệp Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Biểu mẫu và My Maps có được lưu trữ trên máy tính của tôi không?
Không. Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Biểu mẫu và My Maps trên máy tính của bạn chỉ là các tệp con trỏ đến tài liệu trên web. Những "tệp con trỏ" nhỏ này có các tiện ích của Google (chẳng hạn như .gdoc, .gsheet và .gslides). Nếu mở các tệp này trên máy tính, chúng sẽ mở trong trình duyệt và bạn có thể chỉnh sửa trực tuyến như bình thường.
Tôi có thể sử dụng các tệp trên Drive khi không có mạng không?
Đối với Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày và Biểu mẫu trên đám mây, bạn có thể bật chế độ truy cập ngoại tuyến cho Bộ công cụ chỉnh sửa tài liệu. Bạn không thể sử dụng My Maps khi không có kết nối mạng.
Thông qua Google Drive cho máy tính, bạn có thể đặt một số tệp trên Drive ở chế độ có thể dùng khi không có mạng.
Bộ nhớ đệm của Drive cho máy tính nằm ở đâu?
Nếu bạn cần loại trừ bộ nhớ đệm của ứng dụng Drive cho máy tính khỏi phần mềm diệt virus hoặc phần mềm sao lưu, hãy loại trừ thư mục sau:
- Windows:
%LOCALAPPDATA%\Google\DriveFS - Mac:
~/Library/Application Support/Google/DriveFS
Bạn có thể tuỳ ý tuỳ chỉnh vị trí bộ nhớ đệm.
Điều gì sẽ xảy ra với các tệp trên Drive nếu tôi mất quyền truy cập vào Tài khoản Google của mình?
Khi sử dụng ứng dụng Drive cho máy tính, bạn cần có một Tài khoản Google hợp lệ để truy cập vào tất cả các tệp trên Drive.
Tôi có thể tắt Drive nhưng vẫn giữ lại Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày không?
Không. Nếu bạn tắt dịch vụ Drive, thì thao tác này cũng sẽ vô hiệu hoá bộ công cụ chỉnh sửa Tài liệu cũng như tất cả thành phần của Drive (Drive trên web, ứng dụng di động Drive và ứng dụng đồng bộ hoá Drive).
Những phần nào của tệp trong Drive có thể tìm kiếm được?
Tính năng tìm kiếm trên Drive bao gồm cả tính năng tìm kiếm toàn bộ nội dung tệp, ngoài các toán tử được liệt kê tại đây.
Giới hạn về tệp và thư mục trong Google Drive
Tôi có thể có bao nhiêu mục trong Drive?
Mỗi người dùng có thể có tối đa 500 triệu mục do tài khoản đó tạo. Khi đạt đến hạn mức, người dùng sẽ không thể tạo hoặc tải các mục lên Drive nữa. Họ vẫn có thể xem và chỉnh sửa các mục hiện có. Để có thể tạo lại tệp, họ phải xoá vĩnh viễn các mục hoặc sử dụng một tài khoản khác.
Những nội dung được tính vào hạn mức:
- Các mục do người dùng tạo hoặc tải lên trong Drive
- Mục do người dùng tạo nhưng hiện thuộc sở hữu của người khác
- Các mục trong Thùng rác
- Phím tắt
Những nội dung không được tính vào hạn mức:
- Tệp đã bị xoá vĩnh viễn
- Mục được chia sẻ với người dùng nhưng thuộc sở hữu của người khác
- Mục thuộc sở hữu của người dùng nhưng do người khác tạo
Tôi có thể có bao nhiêu mục trong một thư mục?
Một thư mục trong Drive không nằm trong bộ nhớ dùng chung có thể chứa tối đa 500.000 mục. Giới hạn này không áp dụng cho thư mục gốc của phần Drive của tôi.
Các mục sau đây được tính vào hạn mức này
- Thư mục, nhưng không phải số lượng mục trong các thư mục đó
- Tệp
- Mọi tệp bạn có thể lưu trữ trong Drive đều được tính vào hạn mức.
- Quyền sở hữu tệp không quan trọng.
- Phím tắt
- Một lối tắt được tính là một mục trong thư mục, ngay cả khi mục mà lối tắt đó trỏ đến không nằm trong thư mục đó.
Ví dụ 1
Ví dụ sau đây cho thấy cách tính số lượng tệp và thư mục. Thư mục A có 4 mục và Thư mục B có 2 mục:
- Drive của tôi (thư mục gốc)
- Thư mục A (4 mục trong thư mục này: Tài liệu 1, Tài liệu 2, Tài liệu 3, Thư mục B)
- Tài liệu 1
- Tài liệu 2
- Tài liệu 3
- Thư mục B (có 2 mục trong thư mục này: Tài liệu 4, Tài liệu 5)
- Tài liệu 4
- Tài liệu 5
- Thư mục A (4 mục trong thư mục này: Tài liệu 1, Tài liệu 2, Tài liệu 3, Thư mục B)
Ví dụ 2
Ví dụ sau đây cho thấy các mục trong một thư mục được tính vào giới hạn 500.000 mục, nhưng các mục trong thư mục con thì không.
- Drive của tôi (thư mục gốc)
- Thư mục C có 300.000 mục được đặt trực tiếp trong đó
- Thư mục D có 400.000 mục được đặt trực tiếp trong đó
- Thư mục E có 200.000 mục được đặt trực tiếp trong đó
- Thư mục C có 300.000 mục được đặt trực tiếp trong đó
Trong đó, Thư mục C chứa 300.000 mục, bao gồm cả Thư mục D và Thư mục E. Nội dung của Thư mục D và Thư mục E không được tính vào giới hạn số lượng mục của Thư mục C.
Tôi có thể lồng các thư mục sâu đến mức nào trong phần Drive của tôi?
Các thư mục trong phần Drive của tôi có thể được lồng tối đa 100 thư mục, kể cả thư mục mẹ. Một thư mục (thư mục gốc) có thể chứa một thư mục (thư mục lồng nhau), thư mục này chứa một thư mục, thư mục này chứa một thư mục, v.v. cho đến khi các thư mục được lồng sâu 100 cấp. Trong thư mục sâu nhất, người dùng có thể thêm tệp và lối tắt, nhưng không thể thêm thư mục. Hạn mức này không áp dụng cho những mục được khôi phục hoặc di chuyển sang một tài khoản khác.
Ví dụ: trong sơ đồ sau, một thư mục mới có thể được lồng bên trong thư mục số 99 nhưng không được lồng bên trong thư mục số 100. Tuy nhiên, thư mục số 100 có thể lưu trữ tệp như mọi thư mục khác trên Drive:
Đang đồng bộ hoá tệp
Google Drive đồng bộ hoá tệp như thế nào?
Để tìm hiểu thêm về cách Google Drive cho máy tính đồng bộ hoá tệp, hãy xem bài viết Sử dụng Google Drive cho máy tính.
Các tệp đã đồng bộ hoá có bị xoá khỏi máy tính của tôi và chỉ được lưu trữ trực tuyến không?
Với ứng dụng Drive cho máy tính, các tệp trên Drive sẽ được chuyển lên đám mây, giúp giải phóng dung lượng ổ đĩa và giảm băng thông mạng cần thiết để đồng bộ hoá tất cả tệp từ máy tính lên đám mây. Bạn có thể phát trực tuyến các tệp trên Drive theo yêu cầu hoặc đặt các tệp đó ở chế độ có thể dùng khi không có mạng.
Quá trình đồng bộ hoá tệp có sử dụng nhiều băng thông Internet không?
Với ứng dụng Drive cho máy tính, các tệp được lưu trữ trên đám mây và không cần đồng bộ hoá với các phiên bản trực tuyến, giúp tiết kiệm băng thông mạng. Những tệp được lưu vào bộ nhớ đệm để truy cập khi không có mạng sẽ đồng bộ hoá trở lại với đám mây khi bạn kết nối mạng.
Điều gì xảy ra khi tôi xoá một tệp trong ứng dụng Drive cho máy tính?
Các tệp đã xoá khỏi Drive cho máy tính sẽ bị xoá hoàn toàn khỏi thùng rác hệ thống sau 30 ngày.
Ứng dụng Drive cho máy tính hỗ trợ những hệ thống tệp nào?
Bộ nhớ đệm nội dung trong ứng dụng Drive cho máy tính hỗ trợ các hệ thống tệp APFS (macOS), HFS+ (macOS) hoặc NTFS (Windows) được kết nối. Ứng dụng Drive cho máy tính hiện không hỗ trợ bộ đĩa mạng (ví dụ: SMB hoặc NFS).
Ứng dụng Drive cho máy tính tạo một ổ ảo và ổ này sẽ mở ra dưới dạng một hệ thống tệp FAT.
Lưu ý: FAT có một số giới hạn về kích thước tệp. Ví dụ: kích thước tối đa của tệp cho ổ FAT32 là 4 GB (trừ 2 byte).
Những hạn chế về bộ nhớ đệm của ứng dụng Drive cho máy tính là gì?
- Bạn không thể tải thư mục lên nếu thư mục đó lớn hơn dung lượng còn trống trong phân vùng chứa thư mục bộ nhớ đệm.
- Ứng dụng Drive cho máy tính sẽ cho biết hạn mức giới hạn cho Drive (kể cả đối với tài khoản không giới hạn) dựa trên dung lượng còn trống trong ổ đĩa cục bộ chứa bộ nhớ đệm.
Tại sao tôi không thể tải trực tiếp các tệp Google Tài liệu và Trang tính lên bộ nhớ dùng chung hoặc đồng bộ hoá với các ứng dụng sao lưu khác?
Ngoài ra, nếu cố gắng kéo một tệp .gdoc hoặc .gsheet từ máy tính vào một bộ nhớ dùng chung trong trình duyệt, bạn sẽ thấy thông báo lỗi "Không thể sao chép filename.gdoc". Thay vào đó, để thêm tệp vào bộ nhớ dùng chung, hãy sử dụng trình duyệt web và làm theo hướng dẫn này.
Bộ nhớ
Hạn mức bộ nhớ và hạn mức tải lên của Google Workspace là bao nhiêu?
Bộ nhớ Google Workspace được dùng chung cho Google Drive, Gmail và Google Photos. Tìm hiểu cách tính mức sử dụng bộ nhớ.
Bộ nhớ của mỗi người dùng phụ thuộc vào phiên bản Google Workspace của bạn. Hầu hết các phiên bản Google Workspace đều có bộ nhớ gộp. Trong các bảng dưới đây, bộ nhớ gộp được ghi dưới dạng tổng bộ nhớ hoặc mức bộ nhớ nhân với số lượng giấy phép Người dùng cuối.
Bộ nhớ gộp được cấp theo từng giai đoạn:
- Tại thời điểm mua, bạn sẽ nhận được một phần bộ nhớ.
- Bộ nhớ của bạn sẽ tăng lên bằng với hạn mức tổng bộ nhớ sau khi bạn thanh toán 30 USD cho gói thuê bao.
- Bạn có thể thanh toán thủ công hoặc thanh toán trước thời hạn để được cấp toàn bộ bộ nhớ nhanh hơn. Sau khi thanh toán, có thể mất đến 72 giờ để bộ nhớ của bạn tăng lên.
| Phiên bản hoặc gói thuê bao Google Workspace | Hạn mức bộ nhớ |
|---|---|
|
G Suite Basic Không còn dành cho khách hàng mới |
30 GB/người dùng cuối |
|
G Suite Business G Suite Business – Người dùng lưu trữ Không còn được cung cấp cho khách hàng mới |
Bộ nhớ không giới hạn 1 TB/Người dùng lưu trữ |
| Google Workspace Business Base
Chỉ có ở Ấn Độ |
20 GB nhân với số lượng Người dùng cuối |
| Google Workspace Business Starter | 30 GB nhân với số lượng Người dùng cuối, kể cả Người dùng lưu trữ |
| Google Workspace Business Standard | 2 TB nhân với số lượng Người dùng cuối, bao gồm cả Người dùng lưu trữ |
| Google Workspace Business Plus | 5 TB nhân với số lượng Người dùng cuối, bao gồm cả Người dùng lưu trữ |
| Google Workspace Enterprise Starter | 1 TB nhân với số lượng Người dùng cuối |
|
Google Workspace Enterprise Standard Google Workspace Enterprise Plus |
5 TB nhân với số lượng người dùng cuối, bao gồm cả người dùng lưu trữ Đối với khách hàng có từ 5 người dùng cuối trở lên, Google có thể tuỳ ý quyết định cung cấp thêm bộ nhớ khi khách hàng yêu cầu một cách hợp lý. Tìm hiểu cách yêu cầu bộ nhớ. |
Google Workspace for Education
| Phiên bản hoặc gói thuê bao Google Workspace | Hạn mức bộ nhớ |
|---|---|
|
Google Workspace for Education Fundamentals Google Workspace for Education Standard |
Tổng cộng 100 TB cho tất cả Người dùng cuối |
| Tiện ích bổ sung Teaching and Learning của Google Workspace for Education | Thêm 100 GB nhân với số lượng giấy phép Người dùng cuối |
| Google Workspace for Education Plus | Thêm 20 GB nhân với số lượng giấy phép Người dùng cuối |
Để biết thêm thông tin về bộ nhớ của Google Workspace for Education, hãy truy cập vào bài viết Tìm hiểu về lượng bộ nhớ có sẵn và mức sử dụng.
Google Workspace Essentials
Các phiên bản Google Workspace Essentials không có Gmail.
| Phiên bản hoặc gói thuê bao Google Workspace | Hạn mức bộ nhớ |
|---|---|
| Google Workspace Essentials Starter | 15 GB/Người dùng cuối |
|
Google Workspace Essentials Không còn được cung cấp cho khách hàng mới |
100 GB nhân với số lượng Người dùng cuối, tối đa 2 TB |
| Google Workspace Enterprise Essentials | 1 TB nhân với số lượng Người dùng cuối |
| Google Workspace Enterprise Essentials Plus | 5 TB nhân với số lượng Người dùng cuối |
Google Workspace Frontline
| Phiên bản hoặc gói thuê bao Google Workspace | Hạn mức bộ nhớ |
|---|---|
|
Google Workspace Frontline Starter Google Workspace Frontline Standard Google Workspace Frontline Plus |
5 GB/Người dùng cuối* |
*Hạn mức bộ nhớ này áp dụng cho tất cả người dùng cuối sử dụng phiên bản Google Workspace Frontline, kể cả khi Khách hàng đã mua một gói Google Workspace khác có hạn mức bộ nhớ khác.
Google Workspace for Nonprofits
| Phiên bản hoặc gói thuê bao Google Workspace | Hạn mức bộ nhớ |
|---|---|
| Google Workspace for Nonprofits | 100 TB cho tất cả Người dùng cuối |
Nếu bạn cần thêm bộ nhớ, hãy xem các lựa chọn bộ nhớ cho phiên bản Google Workspace không phải Education hoặc các lựa chọn bộ nhớ cho phiên bản Education.
Các giới hạn khác
Bộ nhớ gộp hoạt động như thế nào?
Những nội dung nào được tính vào bộ nhớ? Điều gì không?
Các tệp sau đây được tính vào bộ nhớ:
Google Drive
- Các mục trong Google Drive, bao gồm cả tệp PDF, hình ảnh, video, bản ghi cuộc họp qua Meet và tệp dự án trên Sites.
- Những tệp được tạo hoặc chỉnh sửa sau ngày 2 tháng 5 năm 2022 bằng các ứng dụng tạo nội dung cộng tác, chẳng hạn như Google Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Bản vẽ, Biểu mẫu và Máy ghi âm.
- Nội dung trong bộ nhớ dùng chung.
- Nội dung trong Thùng rác cho đến khi bị xoá vĩnh viễn.
Gmail
- Thư và tệp đính kèm, bao gồm cả các mục trong thư mục Thư rác và Thùng rác.
Google Photos
- Ảnh và video chất lượng gốc được sao lưu vào Google Photos.
- Ảnh và video được sao lưu lên Google Photos sau ngày 1/6/2021 ở Chất lượng cao (hiện được gọi là Chất lượng tiết kiệm dung lượng) và Chất lượng sao lưu nhanh. Mọi ảnh hoặc video bạn đã sao lưu ở Chất lượng cao hoặc Chất lượng Sao lưu nhanh trước ngày 1 tháng 6 năm 2021 sẽ không được tính vào bộ nhớ Tài khoản Google. Tìm hiểu thêm về nội dung thay đổi này.
Những nội dung sau đây không được tính vào bộ nhớ:
- Phím tắt của Drive
- Tin nhắn và tệp đính kèm trên Google Chat
- Nội dung được tạo bằng My Maps
- Tệp được chia sẻ với người dùng. Các tệp được chia sẻ chỉ được tính vào bộ nhớ của chủ sở hữu tệp, chứ không được tính vào bộ nhớ của những người dùng được chia sẻ tệp.
- Nhật ký phiên bản của các tệp được tạo trong Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày, trừ phi người dùng quyết định một cách rõ ràng giữ lại các phiên bản cũ.
- Bản sao lưu WhatsApp trên thiết bị Android
Làm cách nào để xem lượng bộ nhớ mà tổ chức của tôi sử dụng?
Bạn có thể xem mức sử dụng bộ nhớ của tổ chức trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, bao gồm cả những người dùng và bộ nhớ dùng chung sử dụng nhiều bộ nhớ nhất. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Xem xét mức sử dụng bộ nhớ trên toàn tổ chức.
Nếu không có quyền truy cập vào dữ liệu trên trang Bộ nhớ, bạn có thể xem báo cáo Tài khoản:
- Hãy xem bài viết Xem báo cáo về ứng dụng trong tổ chức.
- Làm theo các bước để chuyển đến Báo cáo tài khoản > Tổng bộ nhớ đã sử dụng.
Xem trạng thái bộ nhớ của một người dùng
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn
Thư mục Người dùng.Bạn phải có đặc quyền Quản lý người dùng phù hợp. Nếu không có đặc quyền phù hợp, bạn sẽ không thấy tất cả các chế độ kiểm soát cần thiết để hoàn tất các bước này.
- Nhấp vào một người dùng để mở trang tài khoản của họ.
Ở đầu trang, bạn có thể thấy tỷ lệ phần trăm bộ nhớ dành cho thư và Bộ nhớ Drive mà người dùng này sử dụng.
Điều gì xảy ra nếu người dùng hoặc tổ chức vượt quá hạn mức bộ nhớ?
Nếu người dùng vượt quá hạn mức bộ nhớ do quản trị viên hoặc giấy phép của họ thiết lập, thì các dịch vụ của Google mà họ dùng sẽ lập tức bị ảnh hưởng.
Khi tổ chức của bạn vượt quá hạn mức bộ nhớ, người dùng sẽ không thể thêm hoặc sao lưu ảnh vào Google Photos.
Nếu tổ chức của bạn sử dụng quá hạn mức bộ nhớ đến 25% hoặc sử dụng quá hạn mức đã 14 ngày (tuỳ trường hợp nào xảy ra trước), thì các dịch vụ sau đây sẽ bị ảnh hưởng:
- Người dùng không thể thêm tệp hoặc ảnh mới vào Google Drive.
- Người dùng không thể tạo tệp mới trong các ứng dụng tạo nội dung cộng tác như Google Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Bản vẽ và Biểu mẫu. Nếu họ không giảm mức sử dụng bộ nhớ, thì không ai có thể chỉnh sửa hoặc sao chép những tệp bị ảnh hưởng hoặc gửi biểu mẫu do người dùng đó sở hữu.
- Người dùng không thể ghi lại các cuộc họp mới trong Google Meet.
Khi tổ chức của bạn vượt quá hạn mức, người dùng vẫn có thể đăng nhập vào tài khoản Google Workspace, gửi và nhận email, cũng như xem và tải tệp xuống.
Nếu bạn cần thêm bộ nhớ, hãy xem các lựa chọn bộ nhớ cho phiên bản Google Workspace không phải Education hoặc các lựa chọn bộ nhớ cho phiên bản Education.
Cuối cùng, bạn chỉ được phép sử dụng dung lượng lưu trữ như mô tả trong điều khoản dịch vụ của chúng tôi. Nếu bạn vượt quá hạn mức, chúng tôi giữ quyền vô hiệu hoá tính năng tải lên Drive, tạm ngưng miền của bạn hoặc xoá miền của bạn cùng với tất cả dữ liệu trong đó.
Làm cách nào để mua thêm bộ nhớ cho tổ chức của tôi?
Cách mua thêm bộ nhớ cho email, tệp và ảnh của tổ chức tuỳ thuộc vào phiên bản bạn sử dụng:
- Google Workspace for Education: xem bài viết Giải phóng hoặc mua thêm bộ nhớ cho tổ chức của bạn.
- Tất cả các phiên bản khác: xem bài viết Giải phóng hoặc mua thêm bộ nhớ.
Bộ nhớ Google Drive và Google Cloud Storage có gì khác nhau?
Bộ nhớ Google Workspace phù hợp nhất với những tệp mà người dùng thường xuyên truy cập và chỉnh sửa hoặc cộng tác thông qua Drive, Gmail hoặc Photos. Cloud Storage phù hợp nhất với những tệp mà người dùng truy cập gián tiếp thông qua một trang web hoặc hệ thống khác do nhà phát triển của tổ chức bạn thiết lập.
Bộ nhớ của tôi được tính theo đơn vị hệ cơ số hay đơn vị hệ nhị phân (GB hay GiB)?
Bộ nhớ Google Workspace được bán và tính theo đơn vị nhị phân. Ví dụ: mỗi giấy phép người dùng Enterprise Standard sẽ thêm 5 TiB vào bộ nhớ gộp của bạn, tương đương với khoảng 5, 5 TB.
Các bước tiếp theo: Thiết lập Drive cho nhóm của bạn