אחרי שנרשמים ל-Google Workspace, אתם והצוות שלכם יכולים להשתמש ב-Google Drive כמקום אחד לאחסון קבצים, לגישה אליהם ולשיתוף שלהם. כך מתחילים.
שלב 1: הסבר על העקרונות הבסיסיים של Google Drive
ב-Google Drive הארגון שלכם יכול לאחסן קבצים בענן, למצוא אותם ולשתף אותם:
- Drive ועורכים מבוססי-אינטרנט: ב-Drive אפשר לאחסן את כל הקבצים ולגשת אליהם, וב-Docs, Sheets, Slides, Forms ו-Drawings אפשר ליצור ולערוך קבצים ב-Drive באמצעות עורכים מבוססי-אינטרנט. באופן דומה, המפות שלי ב-Google הן מפות מבוססות-אינטרנט שמשתמשים יכולים ליצור ולשתף ב-Drive.
- גישה לשירות: כברירת מחדל, כל מי שיש לו רישיון בארגון שכולל את Drive יכול להשתמש בו בלי שתצטרכו ליצור בשבילו תיקייה או Drive. אם משביתים את השירותים Drive ו-Docs, המשתמשים לא יכולים לגשת אל Docs, Sheets, Slides, Forms, Drawings או אל רכיבים של Drive, כולל Drive בדפדפן, אפליקציות Drive לנייד ו-Google Drive לשולחן העבודה.
- חיפוש בתוכן מלא: החיפוש ב-Drive כולל אינדקס של התוכן המלא של הקבצים, בנוסף לשמות הקבצים, לבעלים ולמטא-נתונים. רשימה של אופרטורים לחיפוש מופיעה במאמר איך מוצאים קבצים ב-Google Drive.
- גיבוי ואבטחה בענן: הנתונים ב-Drive מגובים בענן, כך שהקבצים נשארים בטוחים גם אם המכשיר של המשתמש אבד או ניזוק.
כדי לתכנן את הפריסה, כדאי לעיין במקורות המידע הבאים:
- מידע על אחסון, העלאות ואבטחת קבצים:
- העברה של קבצים מכלים אחרים לשיתוף קבצים או לעבודה משותפת בכמות גדולה. פרטים נוספים זמינים במאמר מידע על Google Workspace Migrate.
שלב 2: שליטה בשיתוף תוכן עם אנשים מחוץ לארגון (שיתוף חיצוני)
אתם יכולים לקבוע את היקף התוכן שהמשתמשים יכולים לשתף עם אנשים מחוץ לארגון. יכול להיות שרק משתמשים מסוימים יוכלו לשתף עם גורמים חיצוניים או רק עם ארגונים אחרים מסוימים (דומיינים מהימנים).
איך מנהלים את השיתוף עם גורמים מחוץ לארגון
שלב 3: הגדרת תיקיות אחסון שיתופי לשיפור שיתוף הפעולה
תיקיות אחסון שיתופי הן כמו תיקיות מיוחדות ב-Drive שבהן צוותים יכולים לשתף פעולה בקלות על קבוצה של קבצים ותיקיות, או שמשתמשים יכולים לגשת למאגר מידע. הקבצים באחסון השיתופי הם בבעלות של הארגון ולא של משתמשים פרטיים, כך אפשר למנוע מחיקה של קבצים בטעות כשמשתמש עוזב את הארגון.
כברירת מחדל, כל המשתמשים יכולים ליצור ולנהל תיקיות אחסון שיתופי עבור צוותי הפרויקט שלהם. בפרויקטים או בצוותים שכוללים מידע רגיש, כדאי שתהיה לכם יותר שליטה בחברים ובתוכן של תיקיות האחסון השיתופי. או שאולי אתם לא רוצים לאפשר לכולם ליצור תיקיות אחסון שיתופי. לדוגמה, אם אתם מוסד חינוכי, יכול להיות שתרצו לאפשר למורים ליצור תיקיות באחסון השיתופי, אבל לא לתלמידים.
איך מגדירים תיקיות באחסון השיתופי בארגון
שלב 4: הגדרת גישה ל-Drive לשולחן העבודה למשתמשים
בעזרת Google Drive למחשב, המשתמשים יכולים לסנכרן תוכן בין הענן לבין המכשירים שלהם, כדי שיוכלו:
- כדי להתחיל להשתמש ב-Drive, צריך לסנכרן את הקבצים המקומיים הקיימים עם הענן.
- לפתוח במחשב קבצים שמאוחסנים ב-Google Drive, כולל קבצים מתיקיות באחסון שיתופי, באמצעות תוכנה שהם רגילים להשתמש בה.
- להציג ולארגן את הקבצים ב-Drive באמצעות מערכת הקבצים של המחשב בלי לתפוס הרבה מקום בכונן המקומי.
- לשמור קבצים ותיקיות ספציפיים במצב אופליין.
איך מפעילים את Google Drive למחשב
שלב 5: הדרכה למשתמשים
כדי לוודא שהמשתמשים שלכם יפיקו את המקסימום מ-Drive, ישתמשו בו בצורה מאובטחת וישתפו פעולה בצורה יעילה, כדאי לשתף איתם את מקורות המידע הבאים.
מתחילים לעבוד עם מרכז הלמידה שלנו למשתמשים עסקיים
- מרכז הלמידה של Drive למשתמשים עסקיים – עזרה במעבר ל-Drive, בעבודה בתיקיות Drive משותפות, בשימוש ב-Drive למחשב ועוד
- מרכז הלמידה לשיתוף פעולה ולמסמכים – עזרה בנושא Google Docs, Google Sheets, Google Slides ועוד
קבלת עזרה בשימוש ב-Drive ובעורכי Docs
שלב 6: (אופציונלי) הגדרות מתקדמות והגדרות לארגונים
אם לארגון שלכם יש דרישות מתקדמות לאבטחת מידע או לגישה ל-Drive, אתם יכולים להתאים אישית את Drive בהתאם לצרכים שלכם.
שליטה בגישה ובאחסון
איך מאפשרים גישה לנייד ל-Docs, Sheets ו-Slides
אם בארגון שלכם משתמשים בניהול מכשירים ניידים (MDM) של צד שלישי, צריך לעדכן את רשימות ההיתרים של האפליקציות עם האפליקציות של Google Docs, Sheets ו-Slides. כדי לדעת איך עושים את זה, צריך לפנות לספק ה-MDM. הערה: ניהול נקודות קצה של Google כבר מאפשר גישה להרבה אפליקציות של Google Workspace.
אם לא תאשרו את האפליקציות לארגון, המשתמשים עדיין יוכלו להעלות ולהוריד קבצים באמצעות Google Drive. אבל הם לא יכולים לערוך מסמכים, גיליונות אלקטרוניים או שקפים בניידים.
הגדרת מגבלות אחסון למשתמשים ולתיקיות אחסון שיתופי
נפח האחסון שהארגון מקבל תלוי במהדורת Google Workspace ובמספר המשתמשים. אם בארגון שלכם יש נפח אחסון ארגוני, כדאי להגדיר לכל משתמש ולכל תיקיית אחסון שיתופי כמה נפח אחסון מותר להם להשתמש, כדי שחלק מהמשתמשים לא ינצלו יותר ממה שמגיע להם.
הגבלת הגישה אופליין
אתם יכולים לקבוע אם המשתמשים יוכלו לגשת למסמכים ב-Google Docs, Sheets ו-Slides כשהמחשבים שלהם לא מחוברים לאינטרנט.
כברירת מחדל, הגישה אופליין מותרת, והמשתמשים יכולים להפעיל או להשבית אותה בחשבונות שלהם לפי הצורך. אפשר להשבית את ההגדרה הזו למשתמשים שעובדים על קבצים רגישים או סודיים.
איך מגדירים מי בארגון יכול להשתמש ב-Drive ובעורכי Google Docs
רוב המהדורות של Google Workspace כוללות את Drive ושירותים לשיתוף פעולה כמו Google Docs, Google Sheets ועוד. אבל יש ארגונים שרוצים לקבוע מי יכול ליצור קבצים, להעלות קבצים או להשתמש ב-Drive.
שליטה בשיתוף
הגדרת כללים להרשאות שיתוף כדי לקבוע הרשאות גישה מפורטות יותר
אם הארגון שלכם צריך עוד אפשרויות להגבלת שיתוף פנימי וחיצוני, אתם יכולים להגדיר כללים להרשאות שיתוף. כללים להרשאות שיתוף מאפשרים לכם לקבוע איך קבצים ישותפו בין יחידות ארגוניות, קבוצות, משתמשים בודדים ודומיינים.
הגדרת אפשרויות גישה כלליות לשיתוף קבצים עם קהלי יעד
כדי לעזור למשתמשים לשתף תוכן עם קבוצות מתאימות, כמו המחלקה או היחידה שלהם בארגון, אתם יכולים ליצור קהלים לטירגוט. משתמשי יעד עוזרים למנוע שיתוף יתר עם כל הארגון.
הגבלת הגישה שהמשתמשים יכולים לתת לקבצים
כשמשתמש שולח אימייל או הזמנה לאירוע ביומן עם קובץ מצורף, הוא מתבקש לתת לנמענים גישה אם אין להם גישה לקובץ. כדי למנוע שיתוף יתר או דליפות נתונים, אתם יכולים להגביל את רמת הגישה שהשולח יכול להעניק.
הגדרה של תכונות מתקדמות ב-Drive
הגדרה של תוויות סיווג
אתם יכולים להגדיר תוויות סיווג ב-Drive כדי לעזור למשתמשים לסווג או לתייג קבצים, לעקוב אחרי סוגי קבצים ואישורים, להחיל מדיניות ולשפר את החיפוש. התוויות האלה מוסיפות מטא-נתונים לקבצים, כמו רמת הרגישות של הקובץ, סטטוס המסמך או תאריך היעד.
אישור השימוש בתבניות מותאמות אישית ב-Drive
המותג של הארגון שלכם חשוב, ואחת הדרכים לקדם אותו היא להגדיר תבניות בהתאמה אישית ל-Docs, ל-Sheets, ל-Slides, ל-Forms ול-Sites. אתם יכולים לאפשר לכל המשתמשים בארגון או רק למשתמשים מסוימים ליצור תבניות בהתאמה אישית.
הוספת שכבת הצפנה נוספת לקבצים
אם הארגון שלכם עובד עם קניין רוחני רגיש או פועל בענף תעשייה מפוקח מאוד, תוכלו לאפשר למשתמשים ליצור מסמכים וקבצים אחרים מוצפנים מצד הלקוח, ששרתי Google לא יכולים לפענח.