Gerenciar aprovações

Edições compatíveis com este recurso: Business Standard e Business Plus; Enterprise Standard e Enterprise Plus; Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials e Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. Comparar sua edição

Os usuários podem enviar documentos no Google Drive por um processo de aprovação formal. Os revisores podem aprovar, rejeitar ou dar feedback sobre os documentos diretamente no Drive, no Google Docs e em outros editores do Google Workspace. Você pode usar esse processo para receber aprovações de contratos, novos funcionários, mudanças em um arquivo antes da publicação e outras situações formais.

Como funciona

Quando um usuário envia um arquivo para aprovação, os aprovadores recebem notificações por e-mail ou no Google Drive. Se o usuário definir um prazo, os revisores vão receber lembretes por e-mail informando que a aprovação é necessária ou está atrasada. Os usuários decidem se os editores podem editar o conteúdo, deixar comentários ou fazer sugestões no arquivo selecionando ou não o bloqueio. Por padrão, os documentos ficam desbloqueados.

Os aprovadores seguem um link em que é possível analisar, deixar comentários e rejeitar ou aprovar o arquivo. Se um usuário pedir a aprovação de várias pessoas, o documento será aprovado quando todos os revisores aprovarem o conteúdo. Se uma edição for feita, todos os revisores precisarão aprovar de novo a versão mais recente. O arquivo será rejeitado se um único avaliador rejeitar o arquivo.

Quando todos os revisores aprovam o documento, o arquivo é bloqueado. Você precisará desbloquear o arquivo se quiser fazer edições. O desbloqueio do arquivo não cancela o pedido de aprovação atual.

Para mais detalhes, consulte Receber aprovações em arquivos no Google Drive.

Controlar as aprovações

Como administrador, você pode controlar como os usuários e os arquivos participam do processo de aprovação.

  1. No Google Admin Console, acesse Menu e depois Apps e depois Google Workspace e depois Drive e Documentos.

    Exige o privilégio de administrador "Configurações do serviço".

  2. Clique em Aprovações.
  3. (Opcional) Para aplicar a configuração apenas a alguns usuários, selecione uma unidade organizacional (geralmente usada para departamentos) ou um grupo de configuração (avançado) na lateral.

    As configurações do grupo substituem as unidades organizacionais. Saiba mais

  4. Para permitir que usuários externos aprovem documentos pertencentes à organização, em Permitir solicitações de aprovação em arquivos da sua organização, clique em Ativar.
  5. Para permitir que os usuários solicitem aprovações em arquivos que não pertencem à organização, em Permitir que os usuários na sua organização solicitem aprovações de arquivos, clique em Ativar.
  6. Clique em Salvar. Também é possível clicar em Substituir em uma unidade organizacional.

    Para restaurar depois o valor herdado, clique em Herdar (ou Cancelar configuração para um grupo).