Utgåvor som stöds för den här funktionen: Business Standard och Business Plus, Enterprise Standard och Enterprise Plus, Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials och Enterprise Essentials Plus, G Suite Business. Jämför utgåvor
Användarna kan skicka dokument i Google Drive via en formell godkännandeprocess. Granskare kan godkänna, avvisa eller ge feedback på dokument direkt i Drive, Dokument och andra redigerare i Google Workspace. Den här proceduren kan användas till att få godkännande för kontakter eller nyanställda, godkänna ändringar för dokument innan de publiceras och i andra situationer där formellt godkännande krävs.
Så fungerar det
När en användare skickar ett dokument för godkännande får godkännare aviseringar via e-post eller Drive om begäran. Om användaren anger ett slutdatum får granskarna ett e-postmeddelande om att deras godkännande krävs eller har förfallit. Användarna bestämmer om de ska kunna redigera innehållet, lämna kommentarer eller ge förslag i dokumentet genom att välja att låsa dokumentet eller inte. Som standard är dokument upplåsta.
Godkännare följer en länk till dokumentet där de kan granska, lämna kommentarer och avvisa eller godkänna dokumentet. Om en användare begär godkännanden från flera personer godkänns dokumentet när alla granskare har godkänt filen. Om en ändring görs måste alla granskare godkänna den senaste versionen av filen på nytt. Filen avvisas om en enda granskare avvisar filen.
När alla granskare har godkänt dokumentet låses filen. Låsta filer kan inte redigeras förrän de låses upp. Upplåsning av filen avbryter inte den aktuella begäran om godkännande.
Mer information finns i Få godkännande för filer på Google Drive.
Styra godkännanden
Som administratör kan du styra hur dina användare och filer deltar i godkännandeprocessen.
-
Öppna menyn i Googles administratörskonsol
Appar
Google Workspace
Drive och Dokument. - Klicka på Godkännanden.
-
(Valfritt) Om du bara vill tillämpa inställningen på vissa användare kan du välja en organisationsenhet (används ofta för avdelningar) eller en konfigurationsgrupp (avancerat) vid sidan.
Gruppinställningar åsidosätter organisationsenheter. Läs mer
- Om du vill tillåta att användare utanför organisationen godkänner dokument som ägs av organisationen klickar du på På under Tillåt godkännandeförfrågningar för filer som ägs av organisationen.
- Om du vill tillåta att användare begär godkännanden för filer från utanför organisationen klickar du på Aktivera under Tillåt användare i organisationen att begära godkännanden för filer.
-
Klicka på Spara. Du kan även klicka på Åsidosätt för en organisationsenhet.
Om du vill återställa det ärvda värdet senare klickar du på Ärv (eller Inte angivet för en grupp).