รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Business Standard และ Business Plus; Enterprise Standard และ Enterprise Plus; Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials และ Enterprise Essentials Plus; G Suite Business เปรียบเทียบรุ่นของคุณ
ผู้ใช้จะส่งเอกสารใน Google ไดรฟ์ผ่านกระบวนการอนุมัติอย่างเป็นทางการได้ ผู้ตรวจสอบจะอนุมัติ ปฏิเสธ หรือแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับเอกสารได้โดยตรงภายในไดรฟ์ เอกสาร และเครื่องมือแก้ไขอื่นๆ ของ Google Workspace คุณสามารถใช้กระบวนการนี้เพื่อขออนุมัติสัญญาหรือสัญญาจ้างใหม่ อนุมัติการเปลี่ยนแปลงเอกสารก่อนเผยแพร่ หรือกรณีการอนุมัติอื่นที่เป็นทางการได้
วิธีการทำงาน
เมื่อผู้ใช้ส่งเอกสารเพื่อขออนุมัติ ผู้อนุมัติจะได้รับอีเมลหรือการแจ้งเตือนเกี่ยวกับคำขอดังกล่าวในไดรฟ์ หากผู้ใช้ระบุวันที่ครบกําหนด ผู้ตรวจสอบจะได้รับอีเมลช่วยเตือนว่าจําเป็นต้องให้การอนุมัติหรือเลยวันที่ครบกำหนดแล้ว ผู้ใช้เลือกว่าจะให้สิทธิ์แก่เอดิเตอร์ในการแก้ไขเนื้อหา แสดงความคิดเห็น หรือให้คําแนะนําในเอกสารหรือไม่ก็ได้ โดยการเลือกล็อกหรือปลดล็อกเอกสาร ซึ่งโดยค่าเริ่มต้น ระบบจะปลดล็อกเอกสารไว้
ผู้อนุมัติจะกดลิงก์ไปยังเอกสารเพื่อทำการตรวจสอบ แสดงความคิดเห็น และปฏิเสธหรืออนุมัติเอกสารได้ หากผู้ใช้ขอการอนุมัติจากผู้ตรวจสอบหลายราย เอกสารจะได้รับอนุมัติเมื่อผู้ตรวจสอบทั้งหมดอนุมัติไฟล์ดังกล่าว หากมีการแก้ไข ผู้ตรวจสอบทุกคนจะต้องอนุมัติไฟล์เวอร์ชันล่าสุดอีกครั้ง และไฟล์จะถูกปฏิเสธหากมีผู้ตรวจสอบคนหนึ่งปฏิเสธไฟล์นั้น
เมื่อผู้ตรวจสอบทั้งหมดอนุมัติเอกสารแล้ว ระบบจะล็อกไฟล์ ไฟล์ที่ถูกล็อกจะแก้ไขไม่ได้จนกว่าจะปลดล็อก ซึ่งการปลดล็อกไฟล์จะไม่ยกเลิกคําขออนุมัติปัจจุบัน
โปรดดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่หัวข้อรับการอนุมัติไฟล์ใน Google ไดรฟ์
ควบคุมการอนุมัติ
ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณจะควบคุมวิธีที่ผู้ใช้และไฟล์มีส่วนร่วมในกระบวนการอนุมัติได้
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
แอป Google Workspace ไดรฟ์และเอกสาร - คลิกการอนุมัติ
-
(ไม่บังคับ) หากต้องการใช้การตั้งค่ากับผู้ใช้บางรายเท่านั้น ให้เลือกหน่วยขององค์กร (มักใช้กับแผนกต่างๆ) หรือกลุ่มการกำหนดค่า (ขั้นสูง) ที่ด้านข้าง
การตั้งค่ากลุ่มจะลบล้างหน่วยขององค์กร ดูข้อมูลเพิ่มเติม
- หากต้องการให้ผู้ใช้ภายนอกองค์กรอนุมัติเอกสารขององค์กร ให้คลิกเปิดในส่วนอนุญาตให้ส่งคำขออนุมัติสำหรับไฟล์ที่องค์กรเป็นเจ้าของ
- หากต้องการอนุญาตให้ผู้ใช้ส่งคำขออนุมัติไฟล์จากภายนอกองค์กร ให้คลิกเปิดในส่วนอนุญาตให้ผู้ใช้ในองค์กรส่งคำขออนุมัติไฟล์
-
คลิกบันทึก หรือคลิกลบล้างสำหรับหน่วยขององค์กร
หากต้องการกู้คืนค่าที่รับช่วงมาในภายหลัง ให้คลิกรับค่า (หรือยกเลิกการตั้งค่าสำหรับกลุ่ม)