Các phiên bản có hỗ trợ tính năng này: Business Standard và Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials và Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. So sánh phiên bản của bạn
Người dùng có thể gửi tài liệu trong Google Drive thông qua một quy trình phê duyệt chính thức. Người đánh giá có thể phê duyệt, từ chối hoặc để lại ý kiến phản hồi về tài liệu ngay trong Drive, Tài liệu và các trình chỉnh sửa khác trên Google Workspace. Bạn có thể sử dụng quy trình này để yêu cầu phê duyệt về một hợp đồng hoặc nhân viên mới tuyển dụng, phê duyệt các thay đổi đối với một tài liệu trước khi công bố hoặc những trường hợp cần có sự phê duyệt chính thức khác.
Cách hoạt động
Khi người dùng gửi một tài liệu để yêu cầu phê duyệt, người phê duyệt sẽ nhận được thông báo qua email hoặc thông báo của Drive về yêu cầu đó. Nếu người dùng đặt ngày đến hạn, thì người đánh giá sẽ nhận được lời nhắc qua email cho biết họ cần phải phê duyệt hoặc đã quá hạn phê duyệt. Người dùng quyết định xem Người chỉnh sửa có thể chỉnh sửa nội dung, để lại nhận xét hoặc đề xuất trên tài liệu hay không bằng cách chọn khoá hoặc không khoá tài liệu. Theo mặc định, các tài liệu sẽ được mở khoá.
Người phê duyệt sẽ nhấp vào một đường liên kết đến tài liệu nơi họ có thể xem xét, để lại nhận xét và từ chối hoặc phê duyệt tài liệu. Nếu một người dùng yêu cầu phê duyệt từ nhiều người, thì tài liệu đó sẽ được phê duyệt sau khi tất cả người đánh giá phê duyệt tệp đó. Nếu có nội dung chỉnh sửa, tất cả người đánh giá cần phê duyệt lại phiên bản mới nhất của tệp. Tệp sẽ bị từ chối nếu có một người đánh giá từ chối tệp.
Khi tất cả người đánh giá phê duyệt tài liệu, tệp đó sẽ bị khoá. Chỉ có thể chỉnh sửa các tệp bị khoá khi những tệp đó được mở khoá. Nếu tệp được mở khoá thì yêu cầu phê duyệt hiện tại sẽ không bị huỷ.
Để biết thêm chi tiết, hãy xem bài viết Gửi yêu cầu phê duyệt cho các tệp trong Google Drive.
Kiểm soát các yêu cầu phê duyệt
Với vai trò là quản trị viên, bạn có thể kiểm soát cách người dùng và các tệp của bạn tham gia quá trình phê duyệt.
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn
Ứng dụng Google Workspace Drive và Tài liệu.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.
- Nhấp vào Yêu cầu phê duyệt.
-
(Không bắt buộc) Để chỉ áp dụng chế độ cài đặt này cho một số người dùng, trên trình đơn bên, hãy chọn một đơn vị tổ chức (thường dùng cho các bộ phận) hoặc nhóm cấu hình (cách nâng cao).
Các chế độ cài đặt nhóm sẽ thay thế đơn vị tổ chức. Tìm hiểu thêm
- Để cho phép người dùng bên ngoài tổ chức phê duyệt các tài liệu thuộc sở hữu của tổ chức, hãy nhấp vào Bật trong phần Cho phép yêu cầu phê duyệt các tệp thuộc sở hữu của tổ chức bạn
- Để cho phép người dùng yêu cầu phê duyệt tệp không thuộc tổ chức, hãy nhấp vào Bật trong phần Cho phép người dùng trong tổ chức của bạn yêu cầu phê duyệt tệp.
-
Nhấp vào Lưu. Hoặc bạn có thể nhấp vào nút Ghi đè đối với một đơn vị tổ chức.
Sau này, để khôi phục giá trị được kế thừa, hãy nhấp vào Kế thừa (hoặc Không đặt đối với nhóm).