Перемещение файлов из общих папок на Диске

В этой статье не рассматривается перенос контента с общих дисков и на них. Подробнее о том, как перенести контент на общий диск…

Общие папки – это не то же самое, что общие диски. При переносе того или иного объекта из общей папки настройки доступа к нему меняются. Рекомендуем использовать в организации общие диски, а не просто предоставлять доступ к папкам.

Примечание. Перенос папок с большим количеством файлов или подпапок может занять некоторое время.

Подготовка

Чтобы перенести файлы и папки из общей папки в раздел Мой диск:

Разрешения файла

При перемещении файла или папки из общей папки в раздел Мой диск объекты не копируются, а переносятся. Перемещенный контент больше не будет находиться в общей папке. Поэтому:

  • Все разрешения, унаследованные перемещенным контентом от общей папки, будут удалены. Он наследует новые разрешения от целевой папки в дополнение к другим явно заданным разрешениям.
  • Пользователи больше не увидят перемещенные файлы или папки в общей папке.

Пример

  1. Пользователь предоставил доступ к файлу пользователям А и Б.
    Пользователи А и Б имеют доступ к файлу независимо от его местоположения.
  2. Пользователь предоставил доступ к файлу, хранящемуся в папке X, пользователям A и C.
    Пользователи A, B и C имеют доступ к файлу.
  3. Файл, доступ к которому предоставлен пользователю D, перемещен в папку Y.
    Пользователи А, Б и Г имеют доступ к файлу, а пользователь В больше не видит его в папке Х и не имеет к нему доступа.

Уведомления при переносе файлов

Когда пользователь перемещает файл из общей папки в раздел Мой диск, он видит предупреждение. что другие пользователи могут потерять к ним доступ.

Если пользователь продолжит перемещение, он увидит ещё одно сообщение об изменении, в котором будет возможность отменить действие.

Пользователи также могут отслеживать действия с файлами и папками в разделе Мой диск, чтобы видеть историю изменений, включая уведомления о перемещении файлов. Это означает, что если кто-то перенесет объект из папки, к которой вы предоставили доступ в разделе Мой диск, в истории действий появится запись о том, В уведомлении также указывается, кто и когда переместил файл.

Как избежать проблем с доступом

Если в вашей организации нет сложной структуры общих папок, возможно, вам не нужно ничего делать. Однако в организациях, где активно используются общие папки, могут возникать следующие проблемы:

  • Используйте общие диски вместо общих папок. Подробнее об общих дисках…
  • Предоставьте пользователям доступ к общим папкам только для просмотра. Если у пользователя есть доступ к папке только для просмотра, он не сможет удалять из нее файлы или добавлять их в нее. Это самый надежный способ запретить пользователям добавлять и удалять контент в общей папке. Однако в этом случае вам придется разработать особый алгоритм, чтобы определять, кому файлы будут доступны для редактирования. Также можно объяснить сотрудникам, что происходит при предоставлении прав на редактирование общих папок, и попросить их использовать эту возможность осмотрительно.
  • Создавайте ярлыки, чтобы не перемещать файлы. Научите пользователей создавать ярлыки там, где им нужно открыть файлы, хранящиеся в других папках. Подробнее о ярлыках для файлов и папок на Google Диске и о том, как их создать…

Совет. Если в корневом каталоге раздела "Мой диск" появился объект, которого там раньше не было, прочитайте статью Как найти файл, который вы не удаляли.