প্রশাসক হিসেবে, আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানের ব্যবহারকারীদের শেয়ার্ড ড্রাইভ তৈরি, অ্যাক্সেস এবং শেয়ারিং সংক্রান্ত সমস্যায় সাহায্য করতে পারেন।
প্রথমে, তাদেরকে “শেয়ার্ড ড্রাইভের সমস্যা সমাধান” (Troubleshoot issues with shared drives) লেখাটি পর্যালোচনা করতে বলুন, যেখানে অনেক সাধারণ সমস্যার সমাধান দেওয়া আছে। যদি সেই সমাধানগুলো কাজে না আসে, তবে এই আর্টিকেলের সমাধানগুলো চেষ্টা করে দেখুন।
শেয়ার্ড ড্রাইভ তৈরি বা পরিচালনা করার সমস্যা
- ব্যবহারকারী শেয়ার্ড ড্রাইভ তৈরি করতে পারবেন না
- ম্যানেজার শেয়ারিং সেটিংস পরিবর্তন করতে পারবেন না।
- অ্যাডমিন শেয়ারিং সেটিংস পরিবর্তন করতে পারবেন না।
- একটি শেয়ার্ড ড্রাইভের কোনো ম্যানেজার নেই।
- একটি শেয়ার করা ড্রাইভে কোনো সদস্য নেই
শেয়ার করা ড্রাইভে ফাইল ও ফোল্ডার অ্যাক্সেস করতে সমস্যা
- ফাইলটি সরিয়ে ফেলার পর ব্যবহারকারী শেয়ার করা ড্রাইভে সেটি অ্যাক্সেস করতে পারছেন না।
- ব্যবহারকারী শেয়ার করা ড্রাইভের কোনো ফাইলে মন্তব্য বা সম্পাদনা করতে পারবেন না।
- ব্যবহারকারী সদস্য হওয়া সত্ত্বেও শেয়ার করা ড্রাইভে প্রবেশ করতে পারছেন না।
শেয়ার্ড ড্রাইভের ভেতরে বা বাইরে ফোল্ডার সরানোর সমস্যা
শেয়ার্ড ড্রাইভ তৈরি বা পরিচালনা করার সমস্যা
ব্যবহারকারী শেয়ার্ড ড্রাইভ তৈরি করতে পারবেন না
যদি কোনো ব্যবহারকারী শেয়ার্ড ড্রাইভ তৈরি করতে না পারেন, তাহলে সম্ভবত তার লাইসেন্সটি শেয়ার্ড ড্রাইভ সমর্থন করে না, অথবা তার অর্গানাইজেশনাল ইউনিটের জন্য সেই অপশনটি বন্ধ করা আছে এবং কোনো কনফিগারেশন গ্রুপ দ্বারা তা ওভাররাইড করা হয়নি। তার স্ট্যাটাস চেক করতে:
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
ডিরেক্টরি ব্যবহারকারীরা ।এর জন্য উপযুক্ত ব্যবহারকারী ব্যবস্থাপনা প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক। সঠিক প্রিভিলেজ ছাড়া, এই ধাপগুলো সম্পন্ন করার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত কন্ট্রোল আপনি দেখতে পাবেন না।
- তালিকায় আপনার ব্যবহারকারীকে খুঁজুন। যদি আপনার একাধিক ব্যবহারকারী থাকে, তাহলে ‘অ্যাড আ ফিল্টার’-এ ক্লিক করুন এবং তালিকাটি সীমিত করার একটি উপায় বেছে নিন, যেমন তাদের ইমেল ঠিকানা দিয়ে।
- ব্যবহারকারীর নামে ক্লিক করুন।
লাইসেন্স বিভাগটি খুঁজুন এবং নিশ্চিত করুন যে তাদের লাইসেন্সটি নিম্নলিখিতগুলির মধ্যে একটি:
এই ফিচারের জন্য সমর্থিত সংস্করণগুলো হলো: বিজনেস স্ট্যান্ডার্ড এবং বিজনেস প্লাস; এন্টারপ্রাইজ স্ট্যান্ডার্ড এবং এন্টারপ্রাইজ প্লাস; এডুকেশন ফান্ডামেন্টালস, এডুকেশন স্ট্যান্ডার্ড, এবং এডুকেশন প্লাস; এসেনশিয়ালস, এন্টারপ্রাইজ এসেনশিয়ালস, এবং এন্টারপ্রাইজ এসেনশিয়ালস প্লাস; ননপ্রফিটস; জি স্যুট বিজনেস। আপনার সংস্করণ তুলনা করুন।
যদি তাদের লাইসেন্স শেয়ার্ড ড্রাইভ সমর্থন না করে, তবে আপনি তাদের লাইসেন্স পরিবর্তন করতে পারেন। অন্যথায়, পরবর্তী ধাপে এগিয়ে যান।
তাদের নামের অধীনে তালিকাভুক্ত সাংগঠনিক ইউনিট এবং তারা যে কনফিগারেশন গ্রুপগুলোর অন্তর্ভুক্ত, তা লিখে রাখুন।
বাম দিকে, অ্যাপস-এ ক্লিক করুন
গুগল ওয়ার্কস্পেস ড্রাইভ এবং ডক্স ।শেয়ারিং সেটিংসে ক্লিক করুন
শেয়ার্ড ড্রাইভ তৈরি ।Drive and Docs-এর অধীনে, ব্যবহারকারীর সাংগঠনিক ইউনিটে ক্লিক করুন।
প্রথম বক্সটিতে টিক চিহ্ন দেওয়া থাকলে, তাদের সাংগঠনিক ইউনিটকে শেয়ার্ড ড্রাইভ তৈরি করার অনুমতি দেওয়া হয় না।
যদি ব্যবহারকারীকে শেয়ার্ড ড্রাইভ তৈরি করার অনুমতি দিতে হয়, তবে তাকে কীভাবে সবচেয়ে ভালোভাবে অনুমতি দেওয়া যায় তা বিবেচনা করুন:
- যদি তাদের সাংগঠনিক ইউনিটের প্রত্যেকেই শেয়ার্ড ড্রাইভ তৈরি করতে সক্ষম হতে চান, তাহলে প্রথম বক্সটি আনচেক করুন এবং সেভ বা ওভাররাইড-এ ক্লিক করুন।
- যদি তাদের সাংগঠনিক ইউনিটের সকলের শেয়ার্ড ড্রাইভ তৈরি করার ক্ষমতা না থাকে, তাহলে এমন একটি কনফিগারেশন গ্রুপ খুঁজুন বা তৈরি করুন যার শেয়ার্ড ড্রাইভ তৈরি করার অনুমতি আছে এবং ব্যবহারকারীকে সেই গ্রুপে যুক্ত করুন ।
ম্যানেজার শেয়ারিং সেটিংস পরিবর্তন করতে পারবেন না।
যদি কোনো শেয়ার করা ড্রাইভের ম্যানেজার অ্যাক্সেস থাকা সত্ত্বেও কোনো ব্যবহারকারী এর শেয়ারিং সেটিংস পরিবর্তন করতে না পারেন, তবে সম্ভবত তার লাইসেন্স অথবা অ্যাডমিন কনসোলের কোনো সেটিং তাকে বাধা দিচ্ছে। তার স্ট্যাটাস চেক করতে:
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
ডিরেক্টরি ব্যবহারকারীরা ।এর জন্য উপযুক্ত ব্যবহারকারী ব্যবস্থাপনা প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক। সঠিক প্রিভিলেজ ছাড়া, এই ধাপগুলো সম্পন্ন করার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত কন্ট্রোল আপনি দেখতে পাবেন না।
- ব্যবহারকারীর নামে ক্লিক করুন।
লাইসেন্স বিভাগটি খুঁজুন এবং নিশ্চিত করুন যে তাদের লাইসেন্সটি নিম্নলিখিতগুলির মধ্যে একটি:
এই ফিচারের জন্য সমর্থিত সংস্করণগুলো হলো: বিজনেস স্ট্যান্ডার্ড এবং বিজনেস প্লাস; এন্টারপ্রাইজ স্ট্যান্ডার্ড এবং এন্টারপ্রাইজ প্লাস; এডুকেশন ফান্ডামেন্টালস, এডুকেশন স্ট্যান্ডার্ড, এবং এডুকেশন প্লাস; এসেনশিয়ালস, এন্টারপ্রাইজ এসেনশিয়ালস, এবং এন্টারপ্রাইজ এসেনশিয়ালস প্লাস; ননপ্রফিটস; জি স্যুট বিজনেস। আপনার সংস্করণ তুলনা করুন।
তাদের যদি বিজনেস স্টার্টার লাইসেন্স থাকে, তবে তারা শুধুমাত্র সকলকে অনুমতি দেওয়ার জন্য একটি শেয়ারিং সেটিং রিসেট করতে পারবেন।
যদি তাদের লাইসেন্সে শেয়ার্ড ড্রাইভ সেটিং ম্যানেজমেন্টের সুবিধা না থাকে, তাহলে আপনি তাদের লাইসেন্স পরিবর্তন করতে পারেন। অন্যথায়, পরবর্তী ধাপে এগিয়ে যান।
তাদের নামের অধীনে তালিকাভুক্ত সাংগঠনিক ইউনিট এবং তারা যে কনফিগারেশন গ্রুপগুলোর অন্তর্ভুক্ত, তা লিখে রাখুন।
বাম দিকে, অ্যাপস-এ ক্লিক করুন
গুগল ওয়ার্কস্পেস ড্রাইভ এবং ডক্স ।শেয়ারিং সেটিংসে ক্লিক করুন
শেয়ার্ড ড্রাইভ তৈরি ।"ম্যানেজার অ্যাক্সেস থাকা সদস্যদের নিচের সেটিংস ওভাররাইড করার অনুমতি দিন" বিকল্পটি খুঁজুন। যদি ব্যবহারকারীর অর্গানাইজেশনাল ইউনিট বা কনফিগারেশন গ্রুপের জন্য বক্সটি আনচেক করা থাকে, তাহলে তারা শেয়ারিং সেটিংস পরিবর্তন করতে পারবে না।
যদি ম্যানেজারকে শেয়ার করা ড্রাইভের ডিফল্ট সেটিংস পরিবর্তন করার ক্ষমতা দিতে হয়, তবে তাকে কীভাবে সবচেয়ে ভালোভাবে অনুমতি দেওয়া যায় তা বিবেচনা করুন:
- যদি তাদের সাংগঠনিক ইউনিটের প্রত্যেক ম্যানেজার সেটিংস আপডেট করতে পারেন, তাহলে প্রথম বক্সটি আনচেক করুন এবং সেভ বা ওভাররাইড-এ ক্লিক করুন।
- যদি তাদের সাংগঠনিক ইউনিটের সকলের সেটিংস আপডেট করার ক্ষমতা না থাকে, তাহলে এমন একটি কনফিগারেশন গ্রুপ খুঁজুন বা তৈরি করুন যার শেয়ারিং সেটিংস আপডেট করার অনুমতি আছে এবং ব্যবহারকারীকে সেই গ্রুপে যুক্ত করুন ।
প্রশাসক শেয়ারিং সেটিংস পরিবর্তন করতে পারবেন না।
আপনার গুগল ওয়ার্কস্পেস সংস্করণটি পরীক্ষা করুন । আপনার যদি বিজনেস স্টার্টার থাকে, তবে আপনি শুধুমাত্র শেয়ারিং সেটিংসকে তার ডিফল্ট 'সবাইকে অনুমতি দিন' (allow all) অবস্থায় রিসেট করতে পারবেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি অন্য কোনো সংস্করণ থেকে বিজনেস স্টার্টারে ডাউনগ্রেড করেন, তাহলে আপনার অ্যাডমিন কনসোলে সেই ডিফল্ট শেয়ারিং সেটিংস দেখা যেতে পারে যা আপনি আগের সংস্করণটি ব্যবহার করার সময় সেট করেছিলেন। তবে, নতুন শেয়ার করা ড্রাইভগুলো এই সেটিং দ্বারা প্রভাবিত হয় না এবং সব ধরনের শেয়ারিংয়ের অনুমতি থাকে।
একটি শেয়ার্ড ড্রাইভের কোনো ম্যানেজার নেই
যদি কোনো শেয়ার্ড ড্রাইভের কোনো ম্যানেজার না থাকে, তাহলে সদস্য যোগ করা এবং সরানোর মতো কিছু কাজ শুধুমাত্র অ্যাডমিন কনসোল থেকেই করা সম্ভব হয়। এই পরিস্থিতি শেয়ার্ড ড্রাইভের কার্যকারিতা কমিয়ে দিতে পারে। এই সমস্যা সমাধানের জন্য, কাউকে ম্যানেজার বানান অথবা নতুন কোনো ব্যক্তিকে ম্যানেজার হিসেবে যোগ করুন:
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস ড্রাইভ এবং ডক্স ।সার্ভিস সেটিংস অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।
- শেয়ার করা ড্রাইভগুলি পরিচালনা করুন -এ ক্লিক করুন।
- শেয়ার করা ড্রাইভটিতে যান এবং 'সদস্য পরিচালনা করুন'- এ ক্লিক করুন।
- এমন একজন সদস্যকে চিহ্নিত করুন যাকে ম্যানেজার করা উচিত, তার অ্যাক্সেস লেভেল আপডেট করুন এবং সেভ-এ ক্লিক করুন। যদি বর্তমান কোনো সদস্যের ম্যানেজার অ্যাক্সেস না থাকে, তবে একজন ব্যবহারকারীকে যুক্ত করুন এবং তাকে ম্যানেজার অ্যাক্সেস দিন। বিস্তারিত জানতে, ‘অ্যাডমিন হিসেবে শেয়ার্ড ড্রাইভ পরিচালনা’ দেখুন।
একটি শেয়ার করা ড্রাইভে কোনো সদস্য নেই
যদি কোনো শেয়ার করা ড্রাইভে কোনো সদস্য না থাকে, তাহলে সেই ড্রাইভের ফাইল ও ফোল্ডারগুলিতে অ্যাক্সেস শুধুমাত্র সেইসব ব্যবহারকারীদের মধ্যেই সীমাবদ্ধ থাকে যাদের সাথে আইটেমগুলি সরাসরি শেয়ার করা হয়েছিল। এই পরিস্থিতি শেয়ার করা ড্রাইভের ফাইলগুলিতে ব্যবহারকারীদের মধ্যে সহযোগিতামূলক কাজের ক্ষমতা কমিয়ে দেয়। এই সমস্যাটির সমাধান করতে, অন্তত একজন সদস্য যোগ করুন:
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস ড্রাইভ এবং ডক্স ।সার্ভিস সেটিংস অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।
- শেয়ার করা ড্রাইভগুলি পরিচালনা করুন -এ ক্লিক করুন।
- শেয়ার করা ড্রাইভটিতে যান এবং 'সদস্য পরিচালনা করুন'- এ ক্লিক করুন।
- কমপক্ষে একজন সদস্য যোগ করুন, তিনি একজন ব্যবহারকারী বা একটি গ্রুপ হতে পারেন। আপনি যদি কোনো একজন ব্যবহারকারীকে ম্যানেজার অ্যাক্সেস দেন, তবে তিনি অন্যান্য ব্যবহারকারী এবং গ্রুপকে সদস্য হিসেবে যোগ করতে পারবেন। অন্যথায়, আপনাকে অবশ্যই সেইসব ব্যবহারকারী এবং গ্রুপকে যোগ করতে হবে যাদের সমস্ত ফাইলে অ্যাক্সেস থাকা উচিত। বিস্তারিত জানতে, ‘অ্যাডমিন হিসেবে শেয়ার করা ড্রাইভ পরিচালনা’ দেখুন।
- "ম্যানেজার অ্যাক্সেস থাকা সদস্যদের নিচের সেটিংস ওভাররাইড করার অনুমতি দিন" বিকল্পটি খুঁজুন। যদি ব্যবহারকারীর সাংগঠনিক ইউনিটের জন্য বক্সটি আনচেক করা থাকে, তাহলে তারা শেয়ারিং সেটিংস পরিবর্তন করতে পারবে না।
শেয়ার করা ড্রাইভে ফাইল ও ফোল্ডার অ্যাক্সেস করতে সমস্যা
ফাইলটি সরিয়ে ফেলার পর ব্যবহারকারী শেয়ার করা ড্রাইভে সেটি অ্যাক্সেস করতে পারছেন না।
একটি শেয়ার করা ড্রাইভে থাকা কোনো ফাইল অ্যাক্সেস করতে হলে, ব্যবহারকারীকে অবশ্যই সেই শেয়ার করা ড্রাইভের সদস্য হতে হবে, অথবা ফাইলটি সরাসরি তার সাথে শেয়ার করা থাকতে হবে, অথবা যে ফোল্ডারটিতে ফাইলটি রয়েছে, সেই ফোল্ডারটি সরাসরি তার সাথে শেয়ার করা থাকতে হবে।
- যদি ব্যবহারকারীর ওই ফাইলটি এবং শেয়ার করা ড্রাইভের অন্য সব ফাইল ও ফোল্ডারে অ্যাক্সেসের প্রয়োজন হয়, তাহলে ব্যবহারকারীকে শেয়ার করা ড্রাইভটির সদস্য করে দিন।
- যদি ব্যবহারকারীর শুধুমাত্র একটি ফাইল বা ফোল্ডারে অ্যাক্সেসের প্রয়োজন হয়, তাহলে শেয়ার করা ড্রাইভের ম্যানেজারকে ব্যবহারকারীর সাথে ফাইলটি শেয়ার করতে বলুন।
ব্যবহারকারী শেয়ার করা ড্রাইভের কোনো ফাইলে মন্তব্য বা সম্পাদনা করতে পারবেন না।
- তাদেরকে নিশ্চিত করতে বলুন যে শেয়ার করা ড্রাইভটিতে তাদের অন্তত মন্তব্য করার অধিকার (Commenter privileges) আছে।
- নিশ্চিত করুন যে তাদের লাইসেন্স শেয়ার্ড ড্রাইভ সমর্থন করে (সমর্থিত সংস্করণগুলির জন্য, আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য শেয়ার্ড ড্রাইভ সেট আপ করুন দেখুন)। যদি তা না হয়, ব্যবহারকারী কেবল ফাইলগুলি দেখতে পারবেন, যদি না ফাইলটি সরাসরি তাদের সাথে শেয়ার করা হয়। তাদের কোন লাইসেন্স আছে তা খুঁজে বের করতে:
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
ডিরেক্টরি ব্যবহারকারীরা ।এর জন্য উপযুক্ত ব্যবহারকারী ব্যবস্থাপনা প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক। সঠিক প্রিভিলেজ ছাড়া, এই ধাপগুলো সম্পন্ন করার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত কন্ট্রোল আপনি দেখতে পাবেন না।
- তালিকায় আপনার ব্যবহারকারীকে খুঁজুন। যদি আপনার একাধিক ব্যবহারকারী থাকে, তাহলে ‘অ্যাড আ ফিল্টার’-এ ক্লিক করুন এবং তালিকাটি সীমিত করার একটি উপায় বেছে নিন, যেমন তাদের ইমেল ঠিকানা দিয়ে।
- ব্যবহারকারীর নামে ক্লিক করুন।
- লাইসেন্সসমূহে ক্লিক করুন।
শেয়ার্ড ড্রাইভ অ্যাক্সেস সম্পর্কে বিস্তারিত জানতে, “যেসব ব্যবহারকারীর লাইসেন্স শেয়ার্ড ড্রাইভ সমর্থন করে না তাদের জন্য অ্যাক্সেস” দেখুন।
ব্যবহারকারী সদস্য হওয়া সত্ত্বেও শেয়ার করা ড্রাইভে প্রবেশ করতে পারছেন না।
প্রশাসক হিসেবে, ফাইলের বিষয়বস্তু বা যিনি ফাইলটি অ্যাক্সেস করার চেষ্টা করছেন, তার উপর ভিত্তি করে সেটিতে প্রবেশাধিকার রোধ করার বিভিন্ন উপায় আপনার কাছে রয়েছে। এই নীতিমালাগুলো একটি শেয়ার করা ড্রাইভ অথবা তার ভেতরের কোনো ফাইল বা ফোল্ডারের জন্য নির্ধারিত শেয়ারিং সেটিংসকে বাতিল করে দেয়। উদাহরণস্বরূপ, যদি শেয়ার করা ড্রাইভের সেটিংসে বহিরাগত ব্যবহারকারীদের সাথে শেয়ার করার অনুমতি থাকে, কিন্তু অন্যান্য নীতিমালায় তা না থাকে, তাহলে বহিরাগত ব্যবহারকারীরা ফাইলগুলো অ্যাক্সেস করতে পারবে না, এমনকি তারা সদস্য হলেও।
কিছু নীতিমালা যা একটি শেয়ার্ড ড্রাইভ বা এর ভেতরের কোনো ফাইলে প্রবেশে বাধা দিতে পারে, সেগুলো হলো:
- আপনার ড্রাইভ শেয়ারিং সেটিংস কোনো শেয়ার করা ড্রাইভে অ্যাক্সেস আটকে দিতে পারে। যদি ব্যবহারকারীর অ্যাক্সেস থাকা উচিত হয়, তাহলে আপনি শেয়ার করা ড্রাইভটিকে এমন একটি অর্গানাইজেশনাল ইউনিটে যুক্ত করতে পারেন যেখানে তাদের সাথে শেয়ার করার অনুমতি রয়েছে।
- আপনি যদি ট্রাস্ট রুল সেট করেন, তাহলে তা একটি শেয়ার্ড ড্রাইভে প্রবেশে বাধা দিতে পারে।
- আপনি যদি ডিএলপি নিয়ম সেট করেন, তাহলে সেগুলো একটি নির্দিষ্ট ফাইলে প্রবেশ আটকাতে পারে।
শেয়ার্ড ড্রাইভের ভেতরে বা বাইরে ফোল্ডার সরানোর সমস্যা
ব্যবহারকারী একটি ফোল্ডার শেয়ার্ড ড্রাইভে সরাতে পারছেন না।
নিম্নলিখিত কারণগুলোর জন্য একজন ব্যবহারকারী কোনো ফোল্ডারকে শেয়ার্ড ড্রাইভে সরাতে সক্ষম নাও হতে পারেন:
- ফোল্ডারটিতে এমন অনেক ফাইল রয়েছে যা সরানো সম্ভব নয়। এক্ষেত্রে, আপনি অ্যাডমিন হিসেবে তাদের জন্য ফোল্ডারটি সরানোর চেষ্টা করতে পারেন।
- ফোল্ডারটিতে অনেক বেশি ফাইল রয়েছে। তাদেরকে ফাইলগুলো সাব-ফোল্ডারে গুছিয়ে সেগুলো সরিয়ে নিতে বলুন।
- এই পদক্ষেপটি শেয়ার্ড ড্রাইভের সীমা অতিক্রম করবে। একটি ভিন্ন শেয়ার্ড ড্রাইভ তৈরি করার কথা বিবেচনা করুন।
বিস্তারিত জানতে, “শেয়ার্ড ড্রাইভে ফাইল ও ফোল্ডার স্থানান্তর করুন” দেখুন।