अपने उपयोगकर्ताओं के लिए, शेयर की गई ड्राइव से जुड़ी समस्याओं को हल करना

एडमिन के तौर पर, अपने संगठन के उपयोगकर्ताओं को 'शेयर की गई ड्राइव' बनाने, उसे ऐक्सेस करने, और शेयर करने से जुड़ी समस्याओं को हल करने में मदद की जा सकती है.

सबसे पहले, उन्हें शेयर की गई ड्राइव से जुड़ी समस्याएं हल करना लेख पढ़ने के लिए कहें. इसमें कई सामान्य समस्याओं के बारे में बताया गया है. अगर इन तरीकों से समस्या हल नहीं होती है, तो इस लेख में दिए गए तरीके आज़माएं.

शेयर की गई ड्राइव बनाने या मैनेज करने से जुड़ी समस्याएं

शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलों और फ़ोल्डर को ऐक्सेस करने से जुड़ी समस्याएं

फ़ोल्डर को शेयर की गई ड्राइव में ले जाने या उससे बाहर ले जाने से जुड़ी समस्याएं

शेयर की गई ड्राइव बनाने या मैनेज करने से जुड़ी समस्याएं

उपयोगकर्ता के पास शेयर की गई ड्राइव बनाने की अनुमति नहीं है

अगर कोई उपयोगकर्ता, शेयर की गई ड्राइव नहीं बना सकता, तो हो सकता है कि उसके लाइसेंस में शेयर की गई ड्राइव की सुविधा काम न करे. इसके अलावा, यह भी हो सकता है कि संगठन की इकाई के लिए यह विकल्प बंद हो और कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप ने इसे बदला न हो. उनकी स्थिति देखने के लिए:

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद डाइरेक्ट्री इसके बाद उपयोगकर्ता पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास यूज़र मैनेजमेंट का सही अधिकार होना ज़रूरी है. सही अधिकार के बिना, आपको इन चरणों को पूरा करने के लिए ज़रूरी सभी कंट्रोल नहीं दिखेंगे.

  2. सूची में अपने उपयोगकर्ता को ढूंढें. अगर आपके पास कई उपयोगकर्ता हैं, तो फ़िल्टर जोड़ें पर क्लिक करें. इसके बाद, सूची को छोटा करने का कोई तरीका चुनें. जैसे, उनके ईमेल पते के हिसाब से.
  3. उपयोगकर्ता का नाम क्लिक करें.

  4. लाइसेंस सेक्शन ढूंढें और पुष्टि करें कि उनका लाइसेंस इनमें से कोई एक है:

    इस सुविधा के साथ काम करने वाले वर्शन: Business Standard और Business Plus; Enterprise Standard और Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, और Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, और Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. अपने वर्शन की तुलना करें

    अगर उनके लाइसेंस में शेयर की गई ड्राइव का इस्तेमाल करने की सुविधा नहीं है, तो उनका लाइसेंस बदलें. अगर ऐसा नहीं है, तो अगले चरण पर जाएं.

  5. उनके नाम के नीचे दी गई संगठन की इकाई और उनसे जुड़े किसी भी कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप को नोट करें.

  6. बाईं ओर, ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर क्लिक करें.

  7. शेयर करने की सेटिंग इसके बाद शेयर की गई ड्राइव बनाने की सुविधा पर क्लिक करें.

  8. Drive और Docs में जाकर, उपयोगकर्ता की संगठन इकाई पर क्लिक करें.

    अगर पहले बॉक्स पर सही का निशान लगा है, तो इसका मतलब है कि संगठन की इकाई के पास शेयर की गई ड्राइव बनाने की अनुमति नहीं है.

  9. अगर उपयोगकर्ता को शेयर की गई ड्राइव बनाने की अनुमति देनी है, तो यह तय करें कि उसे अनुमति देने का सबसे सही तरीका क्या है:

    • अगर संगठन की इकाई में मौजूद सभी लोगों को शेयर की गई ड्राइव बनाने की अनुमति देनी है, तो पहले बॉक्स से सही का निशान हटाएं. इसके बाद, सेव करें या बदलाव लागू करें पर क्लिक करें.
    • अगर संगठन की इकाई के सभी लोगों को शेयर की गई ड्राइव बनाने की अनुमति नहीं देनी है, तो ऐसा कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप ढूंढें या बनाएं जिसके पास शेयर की गई ड्राइव बनाने की अनुमति हो. इसके बाद, उपयोगकर्ता को ग्रुप में जोड़ें.

मैनेजर, शेयर करने की सेटिंग में बदलाव नहीं कर सकता

अगर शेयर की गई ड्राइव के मैनेजर ऐक्सेस वाले किसी उपयोगकर्ता को शेयर करने की सेटिंग बदलने में समस्या आ रही है, तो हो सकता है कि उसके लाइसेंस या Admin console की सेटिंग की वजह से ऐसा हो रहा हो. उनकी स्थिति देखने के लिए:

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद डाइरेक्ट्री इसके बाद उपयोगकर्ता पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास यूज़र मैनेजमेंट का सही अधिकार होना ज़रूरी है. सही अधिकार के बिना, आपको इन चरणों को पूरा करने के लिए ज़रूरी सभी कंट्रोल नहीं दिखेंगे.

  2. उपयोगकर्ता का नाम क्लिक करें.

  3. लाइसेंस सेक्शन ढूंढें और पुष्टि करें कि उनका लाइसेंस इनमें से कोई एक है:

    इस सुविधा के साथ काम करने वाले वर्शन: Business Standard और Business Plus; Enterprise Standard और Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, और Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, और Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. अपने वर्शन की तुलना करें

    अगर उनके पास Business Starter लाइसेंस है, तो वे सिर्फ़ शेयर करने की सेटिंग को रीसेट करके, सभी को अनुमति दे सकते हैं.

    अगर उनके लाइसेंस में, शेयर की गई ड्राइव की सेटिंग मैनेज करने की सुविधा नहीं है, तो उनका लाइसेंस बदला जा सकता है. अगर ऐसा नहीं है, तो अगले चरण पर जाएं.

  4. उनके नाम के नीचे दी गई संगठन की इकाई और उनसे जुड़े किसी भी कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप को नोट करें.

  5. बाईं ओर, ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर क्लिक करें.

  6. शेयर करने की सेटिंग इसके बाद शेयर की गई ड्राइव बनाने की सुविधा पर क्लिक करें.

  7. मैनेजर लेवल के ऐक्सेस की मदद से, सदस्यों को नीचे दी गई सेटिंग को बदलने की अनुमति दें विकल्प ढूंढें. अगर उपयोगकर्ता की संगठन इकाई या कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप के लिए, बॉक्स से सही का निशान हटाया गया है, तो वे शेयर करने की सेटिंग नहीं बदल सकते.

  8. अगर मैनेजर को शेयर की गई ड्राइव की डिफ़ॉल्ट सेटिंग बदलने की अनुमति देनी है, तो उन्हें अनुमति देने का सबसे सही तरीका चुनें:

    1. अगर आपको अपनी संगठनात्मक इकाई के हर मैनेजर को सेटिंग अपडेट करने की अनुमति देनी है, तो पहले बॉक्स से सही का निशान हटाएं. इसके बाद, सेव करें या बदलाव लागू करें पर क्लिक करें.
    2. अगर संगठन की इकाई के सभी लोगों को सेटिंग अपडेट करने की अनुमति नहीं देनी है, तो ऐसा कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप ढूंढें या बनाएं जिसके पास शेयर करने की सेटिंग अपडेट करने की अनुमति हो. इसके बाद, उपयोगकर्ता को ग्रुप में जोड़ें.

एडमिन, शेयर करने की सेटिंग में बदलाव नहीं कर सकता

अपने Google Workspace के वर्शन की जांच करें. अगर आपके पास Business Starter है, तो शेयर करने की सेटिंग को सिर्फ़ डिफ़ॉल्ट सेटिंग पर रीसेट किया जा सकता है. डिफ़ॉल्ट सेटिंग में, सभी को शेयर करने की अनुमति होती है. उदाहरण के लिए, अगर आपने किसी दूसरे वर्शन से Business Starter पर डाउनग्रेड किया है, तो हो सकता है कि आपकी Admin console में शेयर करने की वे डिफ़ॉल्ट सेटिंग दिखें जो आपने दूसरे वर्शन का इस्तेमाल करते समय सेट की थीं. हालांकि, नई शेयर की गई ड्राइव पर इस सेटिंग का कोई असर नहीं पड़ता. साथ ही, सभी के साथ शेयर करने की अनुमति होती है.

शेयर की गई ड्राइव का कोई मैनेजर नहीं है

अगर किसी शेयर की गई ड्राइव का कोई मैनेजर नहीं है, तो शेयर की गई ड्राइव से जुड़ी कुछ कार्रवाइयां सिर्फ़ Admin console में की जा सकती हैं. जैसे, सदस्यों को जोड़ना और हटाना. इस वजह से, शेयर की गई ड्राइव का इस्तेमाल करने में समस्या आ सकती है. इस समस्या को हल करने के लिए, किसी व्यक्ति को मैनेजर बनाएं या किसी नए व्यक्ति को मैनेजर के तौर पर जोड़ें:

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. शेयर की गई ड्राइव मैनेज करें पर क्लिक करें.
  3. शेयर की गई ड्राइव पर कर्सर घुमाएं और सदस्यों को मैनेज करें पर क्लिक करें.
  4. उस सदस्य की पहचान करें जिसे मैनेजर की भूमिका देनी है. इसके बाद, उसका ऐक्सेस लेवल अपडेट करें और सेव करें पर क्लिक करें. अगर मौजूदा सदस्यों में से किसी के पास मैनेजर का ऐक्सेस नहीं होना चाहिए, तो किसी उपयोगकर्ता को जोड़ें और उसे मैनेजर का ऐक्सेस दें. ज़्यादा जानकारी के लिए, एडमिन के तौर पर शेयर की गई ड्राइव मैनेज करना लेख पढ़ें.

शेयर की गई ड्राइव में कोई सदस्य नहीं है

अगर किसी शेयर की गई ड्राइव में कोई सदस्य नहीं है, तो उसमें मौजूद फ़ाइलों और फ़ोल्डर का ऐक्सेस सिर्फ़ उन लोगों के पास होगा जिनके साथ आइटम सीधे तौर पर शेयर किए गए थे. इस वजह से, शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलों पर साथ मिलकर काम करने की उपयोगकर्ताओं की क्षमता कम हो जाती है. इस समस्या को हल करने के लिए, कम से कम एक सदस्य जोड़ें:

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. शेयर की गई ड्राइव मैनेज करें पर क्लिक करें.
  3. शेयर की गई ड्राइव पर कर्सर घुमाएं और सदस्यों को मैनेज करें पर क्लिक करें.
  4. कम से कम एक सदस्य जोड़ें. यह सदस्य कोई उपयोगकर्ता या ग्रुप होना चाहिए. किसी उपयोगकर्ता को मैनेजर का ऐक्सेस देने पर, वह दूसरे उपयोगकर्ताओं और ग्रुप को सदस्य के तौर पर जोड़ सकता है. अगर ऐसा नहीं है, तो आपको उन उपयोगकर्ताओं और ग्रुप को जोड़ना होगा जिनके पास सभी फ़ाइलों का ऐक्सेस होना चाहिए. ज़्यादा जानकारी के लिए, एडमिन के तौर पर शेयर की गई ड्राइव मैनेज करना लेख पढ़ें.
  5. मैनेजर लेवल के ऐक्सेस की मदद से, सदस्यों को नीचे दी गई सेटिंग को बदलने की अनुमति दें विकल्प ढूंढें. अगर उपयोगकर्ता की संगठन इकाई के लिए बॉक्स पर सही का निशान नहीं लगा है, तो वह शेयर करने की सेटिंग नहीं बदल सकता.

शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलों और फ़ोल्डर को ऐक्सेस करने से जुड़ी समस्याएं

फ़ाइल को दूसरी जगह ले जाने के बाद, उपयोगकर्ता उसे शेयर की गई ड्राइव में ऐक्सेस नहीं कर सकता

शेयर की गई ड्राइव में मौजूद किसी फ़ाइल को ऐक्सेस करने के लिए, उपयोगकर्ता को शेयर की गई ड्राइव का सदस्य होना चाहिए. इसके अलावा, उसके साथ फ़ाइल सीधे तौर पर शेयर की गई हो या फ़ाइल वाले फ़ोल्डर को सीधे तौर पर शेयर किया गया हो.

  • अगर उपयोगकर्ता के पास उस फ़ाइल और शेयर की गई ड्राइव में मौजूद अन्य सभी फ़ाइलों और फ़ोल्डरों का ऐक्सेस होना चाहिए, तो उसे शेयर की गई ड्राइव का सदस्य बनाएं.
  • अगर उपयोगकर्ता को सिर्फ़ एक फ़ाइल या फ़ोल्डर का ऐक्सेस चाहिए, तो शेयर की गई ड्राइव के मैनेजर से कहें कि वह उपयोगकर्ता के साथ फ़ाइल शेयर करे.

उपयोगकर्ता, शेयर की गई ड्राइव में मौजूद किसी फ़ाइल पर टिप्पणी नहीं कर सकता या उसमें बदलाव नहीं कर सकता

  1. उनसे पुष्टि करने के लिए कहें कि उनके पास शेयर की गई ड्राइव में कम से कम टिप्पणी करने वाले व्यक्ति के तौर पर काम करने के अधिकार हों.
  2. पुष्टि करें कि उनके लाइसेंस में, शेयर की गई ड्राइव की सुविधा काम करती हो. इस सुविधा के साथ काम करने वाले वर्शन के बारे में जानने के लिए, अपने संगठन के लिए शेयर की गई ड्राइव सेट अप करना लेख पढ़ें. अगर ऐसा नहीं है, तो उपयोगकर्ता सिर्फ़ फ़ाइलें देख सकता है. हालांकि, अगर फ़ाइल को सीधे तौर पर उसके साथ शेयर किया गया है, तो वह उसे ऐक्सेस कर सकता है. यह देखने के लिए कि उनके पास कौनसी लाइसेंसिंग है:

    1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद डाइरेक्ट्री इसके बाद उपयोगकर्ता पर जाएं.

      इसके लिए, आपके पास यूज़र मैनेजमेंट का सही अधिकार होना ज़रूरी है. सही अधिकार के बिना, आपको इन चरणों को पूरा करने के लिए ज़रूरी सभी कंट्रोल नहीं दिखेंगे.

    2. सूची में अपने उपयोगकर्ता को ढूंढें. अगर आपके पास कई उपयोगकर्ता हैं, तो फ़िल्टर जोड़ें पर क्लिक करें. इसके बाद, सूची को छोटा करने का कोई तरीका चुनें. जैसे, उनके ईमेल पते के हिसाब से.
    3. उपयोगकर्ता का नाम क्लिक करें.
    4. लाइसेंस पर क्लिक करें.

शेयर की गई ड्राइव के ऐक्सेस के बारे में ज़्यादा जानने के लिए, उन उपयोगकर्ताओं के लिए ऐक्सेस जिनके पास ऐसे लाइसेंस हैं जो शेयर की गई ड्राइव के साथ काम नहीं करते लेख पढ़ें.

उपयोगकर्ता, शेयर की गई ड्राइव को ऐक्सेस नहीं कर सकता, भले ही वह उसका सदस्य हो

एडमिन के तौर पर, आपके पास फ़ाइलों को ऐक्सेस करने से रोकने के अलग-अलग तरीके होते हैं. ये तरीके, फ़ाइल के कॉन्टेंट या उसे ऐक्सेस करने की कोशिश करने वाले व्यक्ति के हिसाब से तय किए जाते हैं. ये नीतियां, शेयर की गई ड्राइव या उसमें मौजूद किसी फ़ाइल या फ़ोल्डर के लिए सेट की गई शेयर करने की सेटिंग को बदल देती हैं. उदाहरण के लिए, अगर शेयर की गई ड्राइव की सेटिंग में, बाहरी उपयोगकर्ताओं के साथ शेयर करने की अनुमति है, लेकिन अन्य नीतियों में ऐसा करने की अनुमति नहीं है, तो बाहरी उपयोगकर्ता फ़ाइलों को ऐक्सेस नहीं कर सकते. भले ही, वे सदस्य हों.

कुछ नीतियां, शेयर की गई ड्राइव या उसमें मौजूद फ़ाइल को ऐक्सेस करने से रोक सकती हैं. इनमें ये नीतियां शामिल हैं:

  1. ऐसा हो सकता है कि Drive में शेयर करने की सेटिंग की वजह से, आपको शेयर की गई ड्राइव का ऐक्सेस न मिल रहा हो. अगर उपयोगकर्ता को ऐक्सेस देना है, तो हो सकता है कि आपके पास शेयर की गई ड्राइव को किसी ऐसी संगठनात्मक इकाई को असाइन करने का विकल्प हो जिसके साथ शेयर करने की अनुमति हो.
  2. ट्रस्ट रूल सेट करने पर, शेयर की गई ड्राइव का ऐक्सेस रोका जा सकता है.
  3. डीएलपी के नियम सेट करने पर, किसी फ़ाइल का ऐक्सेस रोका जा सकता है.

फ़ोल्डर को शेयर की गई ड्राइव में ले जाने या उससे बाहर ले जाने से जुड़ी समस्याएं

उपयोगकर्ता किसी फ़ोल्डर को शेयर की गई ड्राइव में नहीं ले जा सकता

कोई उपयोगकर्ता इन वजहों से, किसी फ़ोल्डर को शेयर की गई ड्राइव में नहीं ले जा सकता:

  • इस फ़ोल्डर में ऐसी बहुत सी फ़ाइलें हैं जिन्हें दूसरी जगह नहीं ले जाया जा सकता. ऐसे में, एडमिन के तौर पर उनके लिए फ़ोल्डर को ट्रांसफ़र करने की कोशिश करें.
  • इस फ़ोल्डर में बहुत ज़्यादा फ़ाइलें हैं. उन्हें कॉन्टेंट को सब-फ़ोल्डर में व्यवस्थित करने और उन सब-फ़ोल्डर को ट्रांसफ़र करने के लिए कहें.
  • फ़ाइलें ट्रांसफ़र करने पर, शेयर की गई ड्राइव की सीमाएं पार हो जाएंगी. किसी दूसरी शेयर की गई ड्राइव को बनाने के बारे में सोचें.

ज़्यादा जानकारी के लिए, फ़ाइलों और फ़ोल्डर को शेयर की गई ड्राइव में ले जाना लेख पढ़ें.