अपने उपयोगकर्ताओं के लिए, शेयर की गई ड्राइव से जुड़ी समस्याओं को हल करना

एडमिन के तौर पर, आपके पास अपने संगठन के उपयोगकर्ताओं को शेयर की गई ड्राइव बनाने, उन्हें ऐक्सेस करने, और शेयर करने से जुड़ी समस्याओं में मदद करने का विकल्प होता है.

सबसे पहले, उन्हें शेयर की गई ड्राइव से जुड़ी समस्याएं हल करना लेख पढ़ने के लिए कहें. इसमें, कई सामान्य समस्याओं के बारे में बताया गया है. अगर उन समाधानों से मदद नहीं मिलती है, तो इस लेख में दिए गए समाधान आज़माएं.

शेयर की गई ड्राइव बनाने या मैनेज करने से जुड़ी समस्याएं

शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलों और फ़ोल्डर को ऐक्सेस करने से जुड़ी समस्याएं

फ़ोल्डर को शेयर की गई ड्राइव में ले जाने या उससे बाहर ले जाने से जुड़ी समस्याएं

शेयर की गई ड्राइव बनाने या मैनेज करने से जुड़ी समस्याएं

उपयोगकर्ता, शेयर की गई ड्राइव नहीं बना सकता

अगर कोई उपयोगकर्ता, शेयर की गई ड्राइव नहीं बना सकता, तो हो सकता है कि उसके लाइसेंस में शेयर की गई ड्राइव की सुविधा न हो. इसके अलावा, यह भी हो सकता है कि उसके संगठन की इकाई के लिए यह विकल्प बंद हो और कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप ने इसे चालू न किया हो. उसकी स्थिति देखने के लिए:

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद डाइरेक्ट्री इसके बाद उपयोगकर्ता पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास उपयोगकर्ता मैनेजमेंट का सही अधिकार होना चाहिए. सही अधिकार न होने पर, आपको ये चरण पूरे करने के लिए ज़रूरी सभी कंट्रोल नहीं दिखेंगे.

  2. सूची में अपना उपयोगकर्ता ढूंढें. अगर आपके पास कई उपयोगकर्ता हैं, तो फ़िल्टर जोड़ें पर क्लिक करें और सूची को सीमित करने का कोई तरीका चुनें. जैसे, उनके ईमेल पते के हिसाब से फ़िल्टर करना.
  3. उपयोगकर्ता का नाम क्लिक करें.

  4. लाइसेंस सेक्शन ढूंढें और पुष्टि करें कि उपयोगकर्ता के पास इनमें से कोई एक लाइसेंस है:

    इस सुविधा के साथ काम करने वाले वर्शन: Business Standard और Business Plus; Enterprise Standard और Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, और Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, और Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. अपने वर्शन की तुलना करें

    अगर उपयोगकर्ता के लाइसेंस में शेयर की गई ड्राइव की सुविधा नहीं है, तो उसका लाइसेंस बदला जा सकता है. इसके अलावा, अगले चरण पर जाएं.

  5. उपयोगकर्ता के नाम के नीचे दी गई संगठन की इकाई और उन सभी कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप को नोट करें जिनमें वह शामिल है.

  6. बाईं ओर, ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर क्लिक करें.

  7. शेयर करने की सेटिंग इसके बाद शेयर की गई ड्राइव बनाना पर क्लिक करें.

  8. Drive और Docs में जाकर, उपयोगकर्ता की संगठन की इकाई पर क्लिक करें.

    अगर पहले बॉक्स पर सही का निशान लगा है, तो संगठन की इकाई के पास शेयर की गई ड्राइव बनाने की अनुमति नहीं है.

  9. अगर उपयोगकर्ता के पास शेयर की गई ड्राइव बनाने की अनुमति होनी चाहिए, तो उसे अनुमति देने का सबसे सही तरीका चुनें:

    • अगर संगठन की इकाई में मौजूद सभी लोगों के पास शेयर की गई ड्राइव बनाने की अनुमति होनी चाहिए, तो पहले बॉक्स से सही का निशान हटाएं और सेव करें या बदलाव लागू करें पर क्लिक करें.
    • अगर संगठन की इकाई में मौजूद सभी लोगों के पास शेयर की गई ड्राइव बनाने की अनुमति नहीं होनी चाहिए, तो ऐसा कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप ढूंढें या बनाएं जिसके पास शेयर की गई ड्राइव बनाने की अनुमति हो. इसके बाद, उपयोगकर्ता को उस ग्रुप में जोड़ें.

मैनेजर, शेयर करने की सेटिंग में बदलाव नहीं कर सकता

अगर शेयर की गई किसी ड्राइव के मैनेजर के पास, शेयर करने की सेटिंग में बदलाव करने की अनुमति नहीं है, तो हो सकता है कि उसके लाइसेंस या Admin console की किसी सेटिंग की वजह से ऐसा हो. उसकी स्थिति देखने के लिए:

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद डाइरेक्ट्री इसके बाद उपयोगकर्ता पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास उपयोगकर्ता मैनेजमेंट का सही अधिकार होना चाहिए. सही अधिकार न होने पर, आपको ये चरण पूरे करने के लिए ज़रूरी सभी कंट्रोल नहीं दिखेंगे.

  2. उपयोगकर्ता का नाम क्लिक करें.

  3. लाइसेंस सेक्शन ढूंढें और पुष्टि करें कि उपयोगकर्ता के पास इनमें से कोई एक लाइसेंस है:

    इस सुविधा के साथ काम करने वाले वर्शन: Business Standard और Business Plus; Enterprise Standard और Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, और Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, और Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. अपने वर्शन की तुलना करें

    अगर उसके पास Business Starter लाइसेंस है, तो वह शेयर करने की सेटिंग को सिर्फ़ 'सभी को अनुमति दें' पर रीसेट कर सकता है.

    अगर उसके लाइसेंस में शेयर की गई ड्राइव की सेटिंग मैनेज करने की सुविधा नहीं है, तो उसका लाइसेंस बदला जा सकता है. इसके अलावा, अगले चरण पर जाएं.

  4. उपयोगकर्ता के नाम के नीचे दी गई संगठन की इकाई और उन सभी कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप को नोट करें जिनमें वह शामिल है.

  5. बाईं ओर, ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर क्लिक करें.

  6. शेयर करने की सेटिंग इसके बाद शेयर की गई ड्राइव बनाना पर क्लिक करें.

  7. मैनेजर लेवल के ऐक्सेस की मदद से, सदस्यों को नीचे दी गई सेटिंग को बदलने की अनुमति दें विकल्प ढूंढें. अगर उपयोगकर्ता की संगठन की इकाई या कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप के लिए, इस बॉक्स पर सही का निशान नहीं लगा है, तो वह शेयर करने की सेटिंग में बदलाव नहीं कर सकता.

  8. अगर मैनेजर के पास, शेयर की गई ड्राइव की डिफ़ॉल्ट सेटिंग को बदलने की अनुमति होनी चाहिए, तो उसे अनुमति देने का सबसे सही तरीका चुनें:

    1. अगर संगठन की इकाई में मौजूद सभी मैनेजर के पास सेटिंग अपडेट करने की अनुमति होनी चाहिए, तो पहले बॉक्स से सही का निशान हटाएं और सेव करें या बदलाव लागू करें पर क्लिक करें.
    2. अगर संगठन की इकाई में मौजूद सभी लोगों के पास सेटिंग अपडेट करने की अनुमति नहीं होनी चाहिए, तो ऐसा कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप ढूंढें या बनाएं जिसके पास शेयर करने की सेटिंग अपडेट करने की अनुमति हो. इसके बाद, उपयोगकर्ता को उस ग्रुप में जोड़ें.

एडमिन, शेयर करने की सेटिंग में बदलाव नहीं कर सकता

अपने Google Workspace के वर्शन की जांच करें. अगर आपके पास Business Starter है, तो शेयर करने की सेटिंग को सिर्फ़ 'सभी को अनुमति दें' की डिफ़ॉल्ट सेटिंग पर रीसेट किया जा सकता है. उदाहरण के लिए, अगर आपने किसी दूसरे वर्शन से Business Starter पर डाउनग्रेड किया है, तो हो सकता है कि Admin console में, शेयर करने की वे डिफ़ॉल्ट सेटिंग दिखें जो आपने दूसरे वर्शन का इस्तेमाल करते समय सेट की थीं. हालांकि, नई शेयर की गई ड्राइव पर इस सेटिंग का कोई असर नहीं पड़ता. साथ ही, इनमें शेयर करने की अनुमति होती है.

शेयर की गई किसी ड्राइव का कोई मैनेजर नहीं है

अगर शेयर की गई किसी ड्राइव का कोई मैनेजर नहीं है, तो शेयर की गई ड्राइव से जुड़ी कुछ कार्रवाइयां सिर्फ़ Admin console में की जा सकती हैं. जैसे, सदस्यों को जोड़ना और हटाना. इससे, शेयर की गई ड्राइव की परफ़ॉर्मेंस कम हो सकती है. इस समस्या को हल करने के लिए, किसी व्यक्ति को मैनेजर बनाएं या किसी नए व्यक्ति को मैनेजर के तौर पर जोड़ें:

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. शेयर की गई ड्राइव मैनेज करें पर क्लिक करें.
  3. शेयर की गई ड्राइव पर कर्सर ले जाएं और सदस्यों को मैनेज करें पर क्लिक करें.
  4. किसी ऐसे सदस्य की पहचान करें जिसे मैनेजर बनाया जाना चाहिए. इसके बाद, उसका ऐक्सेस लेवल अपडेट करें और सेव करें पर क्लिक करें. अगर मौजूदा सदस्यों में से किसी के पास मैनेजर का ऐक्सेस नहीं होना चाहिए, तो किसी उपयोगकर्ता को जोड़ें और उसे मैनेजर का ऐक्सेस दें. ज़्यादा जानकारी के लिए, एडमिन के तौर पर शेयर की गई ड्राइव मैनेज करना लेख पढ़ें.

शेयर की गई किसी ड्राइव का कोई सदस्य नहीं है

अगर शेयर की गई किसी ड्राइव का कोई सदस्य नहीं है, तो उस ड्राइव में मौजूद फ़ाइलों और फ़ोल्डर का ऐक्सेस सिर्फ़ उन उपयोगकर्ताओं के पास होता है जिनके साथ आइटम सीधे शेयर किए गए हैं. इससे, शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलों पर उपयोगकर्ताओं के साथ मिलकर काम करने की क्षमता कम हो जाती है. इस समस्या को हल करने के लिए, कम से कम एक सदस्य जोड़ें:

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. शेयर की गई ड्राइव मैनेज करें पर क्लिक करें.
  3. शेयर की गई ड्राइव पर कर्सर ले जाएं और सदस्यों को मैनेज करें पर क्लिक करें.
  4. कम से कम एक सदस्य जोड़ें. यह कोई उपयोगकर्ता या ग्रुप हो सकता है. अगर किसी उपयोगकर्ता को मैनेजर का ऐक्सेस दिया जाता है, तो वह दूसरे उपयोगकर्ताओं और ग्रुप को सदस्यों के तौर पर जोड़ सकता है. इसके अलावा, आपको उन उपयोगकर्ताओं और ग्रुप को जोड़ना होगा जिनके पास सभी फ़ाइलों का ऐक्सेस होना चाहिए. ज़्यादा जानकारी के लिए, एडमिन के तौर पर शेयर की गई ड्राइव मैनेज करना लेख पढ़ें.
  5. मैनेजर लेवल के ऐक्सेस की मदद से, सदस्यों को नीचे दी गई सेटिंग को बदलने की अनुमति दें विकल्प ढूंढें. अगर उपयोगकर्ता की संगठन की इकाई के लिए, इस बॉक्स पर सही का निशान नहीं लगा है, तो वह शेयर करने की सेटिंग में बदलाव नहीं कर सकता.

शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलों और फ़ोल्डर को ऐक्सेस करने से जुड़ी समस्याएं

शेयर की गई ड्राइव में फ़ाइल ले जाने के बाद, उपयोगकर्ता उसे ऐक्सेस नहीं कर सकता

शेयर की गई किसी ड्राइव में मौजूद फ़ाइल को ऐक्सेस करने के लिए, उपयोगकर्ता को शेयर की गई ड्राइव का सदस्य होना चाहिए. इसके अलावा, उसके साथ फ़ाइल सीधे शेयर की गई हो या उसके साथ वह फ़ोल्डर सीधे शेयर किया गया हो जिसमें फ़ाइल मौजूद है.

  • अगर उपयोगकर्ता के पास उस फ़ाइल के साथ-साथ, शेयर की गई ड्राइव में मौजूद अन्य सभी फ़ाइलों और फ़ोल्डर का ऐक्सेस होना चाहिए, तो उसे शेयर की गई ड्राइव का सदस्य बनाएं.
  • अगर उपयोगकर्ता को सिर्फ़ एक फ़ाइल या फ़ोल्डर का ऐक्सेस चाहिए, तो शेयर की गई ड्राइव के किसी मैनेजर से, उस फ़ाइल को उपयोगकर्ता के साथ शेयर करने के लिए कहें.

उपयोगकर्ता, शेयर की गई ड्राइव में मौजूद किसी फ़ाइल पर टिप्पणी नहीं कर सकता या उसमें बदलाव नहीं कर सकता

  1. उपयोगकर्ता से पुष्टि करने के लिए कहें कि उसके पास शेयर की गई ड्राइव में कम से कम टिप्पणी करने वाला का अधिकार है.
  2. पुष्टि करें कि उसके लाइसेंस में शेयर की गई ड्राइव की सुविधा है. इस सुविधा के साथ काम करने वाले वर्शन की जानकारी के लिए, अपने संगठन के लिए शेयर की गई ड्राइव सेट अप करना लेख पढ़ें. अगर ऐसा नहीं है, तो उपयोगकर्ता सिर्फ़ फ़ाइलें देख सकता है. हालांकि, अगर फ़ाइल सीधे उसके साथ शेयर की गई है, तो वह उसमें बदलाव कर सकता है. यह जानने के लिए कि उसके पास कौन सा लाइसेंस है:

    1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद डाइरेक्ट्री इसके बाद उपयोगकर्ता पर जाएं.

      इसके लिए, आपके पास उपयोगकर्ता मैनेजमेंट का सही अधिकार होना चाहिए. सही अधिकार न होने पर, आपको ये चरण पूरे करने के लिए ज़रूरी सभी कंट्रोल नहीं दिखेंगे.

    2. सूची में अपना उपयोगकर्ता ढूंढें. अगर आपके पास कई उपयोगकर्ता हैं, तो फ़िल्टर जोड़ें पर क्लिक करें और सूची को सीमित करने का कोई तरीका चुनें. जैसे, उनके ईमेल पते के हिसाब से फ़िल्टर करना.
    3. उपयोगकर्ता का नाम क्लिक करें.
    4. लाइसेंस पर क्लिक करें.

शेयर की गई ड्राइव के ऐक्सेस के बारे में ज़्यादा जानने के लिए, ऐसे लाइसेंस वाले उपयोगकर्ताओं के लिए ऐक्सेस लेख पढ़ें जिनमें शेयर की गई ड्राइव की सुविधा नहीं है.

उपयोगकर्ता, शेयर की गई ड्राइव को ऐक्सेस नहीं कर सकता. भले ही, वह उसका सदस्य हो

एडमिन के तौर पर, आपके पास कॉन्टेंट या उसे ऐक्सेस करने की कोशिश करने वाले व्यक्ति के आधार पर, फ़ाइलों के ऐक्सेस को रोकने के अलग-अलग तरीके होते हैं. ये नीतियां, शेयर की गई किसी ड्राइव या उसमें मौजूद किसी फ़ाइल या फ़ोल्डर के लिए सेट की गई शेयर करने की सेटिंग पर लागू होती हैं. उदाहरण के लिए, अगर शेयर की गई ड्राइव की सेटिंग के मुताबिक, बाहरी उपयोगकर्ताओं के साथ शेयर करने की अनुमति है, लेकिन अन्य नीतियों के मुताबिक ऐसा नहीं है, तो बाहरी उपयोगकर्ता फ़ाइलें ऐक्सेस नहीं कर सकते. भले ही, वे सदस्य हों.

कुछ नीतियां, शेयर की गई किसी ड्राइव या उसमें मौजूद किसी फ़ाइल के ऐक्सेस को रोक सकती हैं. इनमें ये शामिल हैं:

  1. Drive की शेयर करने की सेटिंग की वजह से, शेयर की गई किसी ड्राइव को ऐक्सेस करने में समस्या आ सकती है. अगर उपयोगकर्ता के पास ऐक्सेस होना चाहिए, तो शेयर की गई ड्राइव को किसी ऐसी संगठन की इकाई को असाइन किया जा सकता है जहां उसके साथ शेयर करने की अनुमति हो.
  2. ट्रस्ट रूल सेट करने पर, शेयर की गई किसी ड्राइव को ऐक्सेस करने में समस्या आ सकती है.
  3. डीएलपी नियम सेट करने पर, किसी खास फ़ाइल को ऐक्सेस करने में समस्या आ सकती है.

फ़ोल्डर को शेयर की गई ड्राइव में ले जाने या उससे बाहर ले जाने से जुड़ी समस्याएं

उपयोगकर्ता, किसी फ़ोल्डर को शेयर की गई ड्राइव में नहीं ले जा सकता

उपयोगकर्ता, किसी फ़ोल्डर को शेयर की गई ड्राइव में इन वजहों से नहीं ले जा सकता:

  • फ़ोल्डर में बहुत ज़्यादा फ़ाइलें हैं जिन्हें ले जाया नहीं जा सकता. ऐसे में, एडमिन के तौर पर, आपके पास उस फ़ोल्डर को उपयोगकर्ता के लिए ले जाने का विकल्प होता है.
  • फ़ोल्डर में बहुत ज़्यादा फ़ाइलें हैं. उपयोगकर्ता से कहें कि वह कॉन्टेंट को सब-फ़ोल्डर में व्यवस्थित करे और उन्हें ले जाए.
  • फ़ोल्डर को शेयर की गई ड्राइव में ले जाने पर, शेयर की गई ड्राइव की सीमाएं पार हो जाएंगी. किसी दूसरी शेयर की गई ड्राइव को बनाने पर विचार करें.

ज़्यादा जानकारी के लिए, फ़ाइलों और फ़ोल्डर को शेयर की गई ड्राइव में ले जाना लेख पढ़ें.