Khắc phục sự cố về bộ nhớ dùng chung cho người dùng

Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể giúp người dùng trong tổ chức của mình giải quyết các vấn đề về việc tạo, truy cập và chia sẻ bộ nhớ dùng chung.

Trước tiên, hãy yêu cầu họ xem bài viết Khắc phục sự cố với bộ nhớ dùng chung, trong đó có đề cập đến nhiều vấn đề thường gặp. Nếu các giải pháp đó không giúp ích, hãy thử các giải pháp trong bài viết này.

Vấn đề khi tạo hoặc quản lý bộ nhớ dùng chung

Vấn đề khi truy cập vào tệp và thư mục trong bộ nhớ dùng chung

Vấn đề khi di chuyển thư mục vào hoặc ra khỏi bộ nhớ dùng chung

Vấn đề khi tạo hoặc quản lý bộ nhớ dùng chung

Người dùng không thể tạo bộ nhớ dùng chung

Nếu người dùng không thể tạo bộ nhớ dùng chung, thì giấy phép của họ có thể không hỗ trợ bộ nhớ dùng chung hoặc tuỳ chọn đó có thể bị tắt đối với đơn vị tổ chức của họ và không bị ghi đè bởi nhóm cấu hình. Cách kiểm tra trạng thái của họ:

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn sau đó Thư mục sau đó Người dùng.

    Bạn phải có đặc quyền phù hợp về Quản lý người dùng. Nếu không có đặc quyền phù hợp, bạn sẽ không thấy tất cả các chế độ điều khiển cần thiết để hoàn tất các bước này.

  2. Tìm người dùng trong danh sách. Nếu bạn có nhiều người dùng, hãy nhấp vào Thêm bộ lọc rồi chọn một cách để thu hẹp danh sách, chẳng hạn như theo địa chỉ email của họ.
  3. Nhấp vào tên người dùng.

  4. Tìm phần Giấy phép rồi xác nhận rằng giấy phép của họ là một trong những giấy phép sau:

    Các phiên bản có hỗ trợ tính năng này: Business Standard và Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard và Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials và Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. So sánh phiên bản của bạn

    Nếu giấy phép của họ không hỗ trợ bộ nhớ dùng chung, bạn có thể thay đổi giấy phép của họ. Nếu không, hãy chuyển sang bước tiếp theo.

  5. Ghi lại đơn vị tổ chức được liệt kê bên dưới tên của họ và mọi nhóm cấu hình mà họ thuộc về.

  6. Ở bên trái, hãy nhấp vào Ứng dụng sau đó Google Workspace sau đó Drive và Tài liệu.

  7. Nhấp vào Cài đặt cách chia sẻ sau đó Tạo bộ nhớ dùng chung.

  8. Trong phần Drive và Tài liệu, hãy nhấp vào đơn vị tổ chức của người dùng.

    Nếu hộp đầu tiên được đánh dấu, thì đơn vị tổ chức của họ không được phép tạo bộ nhớ dùng chung.

  9. Nếu người dùng có thể tạo bộ nhớ dùng chung, hãy cân nhắc cách tốt nhất để cấp quyền cho họ:

    • Nếu mọi người trong đơn vị tổ chức của họ đều có thể tạo bộ nhớ dùng chung, hãy bỏ đánh dấu hộp đầu tiên rồi nhấp vào Lưu hoặc Ghi đè.
    • Nếu không phải mọi người trong đơn vị tổ chức của họ đều có thể tạo bộ nhớ dùng chung, hãy tìm hoặc tạo một nhóm cấu hình có quyền tạo bộ nhớ dùng chung rồi thêm người dùng vào nhóm đó.

Người quản lý không thể thay đổi cài đặt cách chia sẻ

Nếu người dùng có quyền truy cập cấp Quản lý vào bộ nhớ dùng chung không thể thay đổi cài đặt cách chia sẻ của bộ nhớ đó, thì giấy phép của họ hoặc chế độ cài đặt trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên có thể chặn họ. Cách kiểm tra trạng thái của họ:

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn sau đó Thư mục sau đó Người dùng.

    Bạn phải có đặc quyền phù hợp về Quản lý người dùng. Nếu không có đặc quyền phù hợp, bạn sẽ không thấy tất cả các chế độ điều khiển cần thiết để hoàn tất các bước này.

  2. Nhấp vào tên người dùng.

  3. Tìm phần Giấy phép rồi xác nhận rằng giấy phép của họ là một trong những giấy phép sau:

    Các phiên bản có hỗ trợ tính năng này: Business Standard và Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard và Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials và Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. So sánh phiên bản của bạn

    Nếu có giấy phép Business Starter, họ chỉ có thể đặt lại chế độ cài đặt chia sẻ để cho phép tất cả.

    Nếu giấy phép của họ không hỗ trợ tính năng quản lý chế độ cài đặt bộ nhớ dùng chung, bạn có thể thay đổi giấy phép của họ. Nếu không, hãy chuyển sang bước tiếp theo.

  4. Ghi lại đơn vị tổ chức được liệt kê bên dưới tên của họ và mọi nhóm cấu hình mà họ thuộc về.

  5. Ở bên trái, hãy nhấp vào Ứng dụng sau đó Google Workspace sau đó Drive và Tài liệu.

  6. Nhấp vào Cài đặt cách chia sẻ sau đó Tạo bộ nhớ dùng chung.

  7. Tìm lựa chọn Cho phép thành viên có quyền truy cập cấp quản lý ghi đè chế độ cài đặt bên dưới. Nếu hộp này không được đánh dấu cho đơn vị tổ chức hoặc nhóm cấu hình của người dùng, thì họ không thể thay đổi cài đặt cách chia sẻ.

  8. Nếu người quản lý có thể ghi đè chế độ cài đặt mặc định của bộ nhớ dùng chung, hãy cân nhắc cách tốt nhất để cấp quyền cho họ:

    1. Nếu mọi người quản lý trong đơn vị tổ chức của họ đều có thể cập nhật chế độ cài đặt, hãy bỏ đánh dấu hộp đầu tiên rồi nhấp vào Lưu hoặc Ghi đè.
    2. Nếu không phải mọi người trong đơn vị tổ chức của họ đều có thể cập nhật cài đặt cách chia sẻ, hãy tìm hoặc tạo một nhóm cấu hình có quyền cập nhật cài đặt cách chia sẻ rồi thêm người dùng vào nhóm đó.

Quản trị viên không thể thay đổi cài đặt cách chia sẻ

Kiểm tra phiên bản Google Workspace của bạn. Nếu bạn có phiên bản Business Starter, bạn chỉ có thể đặt lại cài đặt cách chia sẻ về chế độ mặc định là cho phép tất cả. Ví dụ: nếu bạn hạ cấp từ một phiên bản khác xuống phiên bản Business Starter, thì Bảng điều khiển dành cho quản trị viên có thể phản ánh chế độ cài đặt cách chia sẻ mặc định mà bạn đã đặt khi sử dụng phiên bản khác. Tuy nhiên, các bộ nhớ dùng chung mới sẽ không bị ảnh hưởng bởi chế độ cài đặt này và mọi hoạt động chia sẻ đều được cho phép.

Bộ nhớ dùng chung không có người quản lý

Nếu bộ nhớ dùng chung không có người quản lý, thì một số thao tác đối với bộ nhớ dùng chung, chẳng hạn như thêm và xoá thành viên, chỉ có thể thực hiện trong bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Tình huống này có thể làm giảm hiệu quả của bộ nhớ dùng chung. Để giải quyết vấn đề này, hãy chỉ định một người làm người quản lý hoặc thêm một người mới làm người quản lý:

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn sau đó Ứng dụng sau đó Google Workspace sau đó Drive và Tài liệu.

    Yêu cầu có đặc quyền của quản trị viên Cài đặt dịch vụ.

  2. Nhấp vào Quản lý bộ nhớ dùng chung.
  3. Trỏ vào bộ nhớ dùng chung rồi nhấp vào Quản lý thành viên.
  4. Xác định một thành viên nên là người quản lý, cập nhật cấp truy cập của họ rồi nhấp vào Lưu. Nếu không có thành viên hiện tại nào nên có quyền truy cập cấp quản lý, hãy thêm một người dùng và cấp cho họ quyền truy cập cấp quản lý. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Quản lý bộ nhớ dùng chung với tư cách là quản trị viên.

Bộ nhớ dùng chung không có thành viên

Nếu bộ nhớ dùng chung không có thành viên, thì quyền truy cập vào tệp và thư mục trong bộ nhớ dùng chung sẽ bị giới hạn đối với những người dùng được chia sẻ trực tiếp các mục đó. Tình huống này làm giảm khả năng người dùng cộng tác trên các tệp trong bộ nhớ dùng chung. Để giải quyết vấn đề này, hãy thêm ít nhất một thành viên:

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn sau đó Ứng dụng sau đó Google Workspace sau đó Drive và Tài liệu.

    Yêu cầu có đặc quyền của quản trị viên Cài đặt dịch vụ.

  2. Nhấp vào Quản lý bộ nhớ dùng chung.
  3. Trỏ vào bộ nhớ dùng chung rồi nhấp vào Quản lý thành viên.
  4. Thêm ít nhất một thành viên, có thể là người dùng hoặc nhóm. Nếu bạn cấp quyền truy cập cấp Quản lý cho một người dùng, thì họ có thể thêm những người dùng và nhóm khác làm thành viên. Nếu không, bạn phải thêm những người dùng và nhóm có quyền truy cập vào tất cả các tệp. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Quản lý bộ nhớ dùng chung với tư cách là quản trị viên.
  5. Tìm lựa chọn Cho phép thành viên có quyền truy cập cấp quản lý ghi đè chế độ cài đặt bên dưới. Nếu hộp này không được đánh dấu cho đơn vị tổ chức của người dùng, thì họ không thể thay đổi cài đặt cách chia sẻ.

Vấn đề khi truy cập vào tệp và thư mục trong bộ nhớ dùng chung

Người dùng không thể truy cập vào tệp trong bộ nhớ dùng chung sau khi tệp đó được di chuyển

Để truy cập vào tệp trong bộ nhớ dùng chung, người dùng phải là thành viên của bộ nhớ dùng chung, được chia sẻ trực tiếp tệp đó hoặc được chia sẻ trực tiếp thư mục chứa tệp đó.

  • Nếu người dùng có quyền truy cập vào tệp đó và tất cả các tệp và thư mục khác trong bộ nhớ dùng chung, hãy thêm người dùng đó làm thành viên của bộ nhớ dùng chung.
  • Nếu người dùng chỉ cần truy cập vào một tệp hoặc thư mục, hãy yêu cầu người quản lý bộ nhớ dùng chung chia sẻ tệp đó với người dùng.

Người dùng không thể nhận xét hoặc chỉnh sửa tệp trong bộ nhớ dùng chung

  1. Yêu cầu họ xác nhận rằng họ có ít nhất quyền Người nhận xét trong bộ nhớ dùng chung.
  2. Xác nhận rằng giấy phép của họ hỗ trợ bộ nhớ dùng chung (đối với các phiên bản được hỗ trợ, hãy xem bài viết Thiết lập bộ nhớ dùng chung cho tổ chức của bạn). Nếu không, người dùng chỉ có thể xem tệp trừ phi tệp đó được chia sẻ trực tiếp với họ. Cách tìm giấy phép mà họ có:

    1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn sau đó Thư mục sau đó Người dùng.

      Bạn phải có đặc quyền phù hợp về Quản lý người dùng. Nếu không có đặc quyền phù hợp, bạn sẽ không thấy tất cả các chế độ điều khiển cần thiết để hoàn tất các bước này.

    2. Tìm người dùng trong danh sách. Nếu bạn có nhiều người dùng, hãy nhấp vào Thêm bộ lọc rồi chọn một cách để thu hẹp danh sách, chẳng hạn như theo địa chỉ email của họ.
    3. Nhấp vào tên người dùng.
    4. Nhấp vào Giấy phép.

Để biết thông tin chi tiết về quyền truy cập vào bộ nhớ dùng chung, hãy xem bài viết Quyền truy cập dành cho người dùng có giấy phép không hỗ trợ bộ nhớ dùng chung.

Người dùng không thể truy cập vào bộ nhớ dùng chung, mặc dù họ là thành viên

Với tư cách là quản trị viên, bạn có nhiều cách để ngăn quyền truy cập vào tệp dựa trên nội dung của tệp hoặc người đang cố gắng truy cập vào tệp. Các chính sách này sẽ ghi đè cài đặt cách chia sẻ được đặt cho bộ nhớ dùng chung hoặc tệp/thư mục trong bộ nhớ dùng chung. Ví dụ: nếu chế độ cài đặt bộ nhớ dùng chung cho phép chia sẻ với người dùng bên ngoài, nhưng các chính sách khác không cho phép, thì người dùng bên ngoài không thể truy cập vào tệp, ngay cả khi họ là thành viên.

Một số chính sách có thể ngăn quyền truy cập vào bộ nhớ dùng chung hoặc tệp trong bộ nhớ dùng chung bao gồm:

  1. Chế độ cài đặt cách chia sẻ của Drive có thể ngăn quyền truy cập vào bộ nhớ dùng chung. Nếu người dùng có quyền truy cập, bạn có thể chỉ định bộ nhớ dùng chung cho một đơn vị tổ chức nơi cho phép chia sẻ với họ.
  2. Nếu bạn đặt quy tắc tin cậy, thì các quy tắc này có thể ngăn quyền truy cập vào bộ nhớ dùng chung.
  3. Nếu bạn đặt quy tắc DLP, thì các quy tắc này có thể ngăn quyền truy cập vào một tệp cụ thể.

Vấn đề khi di chuyển thư mục vào hoặc ra khỏi bộ nhớ dùng chung

Người dùng không thể di chuyển thư mục vào bộ nhớ dùng chung

Người dùng có thể không di chuyển được thư mục vào bộ nhớ dùng chung vì những lý do sau:

  • Thư mục chứa quá nhiều tệp không thể di chuyển. Trong trường hợp này, bạn có thể thử di chuyển thư mục cho họ với tư cách là quản trị viên.
  • Thư mục chứa quá nhiều tệp. Yêu cầu họ sắp xếp nội dung vào các thư mục con rồi di chuyển các thư mục con đó.
  • Thao tác di chuyển sẽ vượt quá giới hạn của bộ nhớ dùng chung. Cân nhắc tạo một bộ nhớ dùng chung khác.

Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Di chuyển tệp và thư mục vào bộ nhớ dùng chung.