הפעלה או השבתה של תבניות מותאמות אישית ב-Drive למשתמשים

התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Business Standard ו-Business Plus, ‏Enterprise Standard ו-Enterprise Plus, ‏Education Fundamentals, ‏Education Standard ו-Education Plus, ‏Enterprise Essentials Plus, ‏Nonprofits, ‏G Suite Basic ו-G Suite Business. השוואה בין המהדורות

כדי ליצור תבנית בהתאמה אישית, צריך לעבור לכאן.

אדמינים יכולים להגדיר מי בארגון יכול לשלוח תבניות בהתאמה אישית ל-Google Docs, ‏Sheets, ‏Slides, ‏Forms ו-Google Sites. אפשר גם ליצור קטגוריות כדי לארגן את התבניות. התבניות מאפשרות למשתמשים ליצור במהירות קבצים מעוצבים, כמו תוכניות פרויקטים, תקציבים או מצגות.

הפעלת תבניות בהתאמה אישית

ב-Google Vids אין תמיכה בתבניות בהתאמה אישית, אבל אפשר להעלות תבניות ועיצובים שמוגדרים כברירת מחדל במסוף Google Admin.

המשתמשים בארגון יכולים למצוא תבניות ספציפיות לארגון ולהשתמש בהן ממסכי הבית של Docs, ‏Sheets, ‏Slides, ‏Forms ו-Google Sites. כשהתבניות המותאמות אישית מושבתות, המשתמשים לא יכולים לשלוח תבניות מותאמות אישית או להשתמש בהן, אבל הם עדיין יכולים להשתמש בגלריית התבניות הרגילה.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז Drive ו-Docs ואז תבניות.

    כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין ל-Drive ו-Docs.

  2. לוחצים על הגדרות של גלריית התבניות.
  3. מסמנים את התיבה הפעלת תבניות מותאמות אישית לארגון שלך.
  4. לוחצים על שמירה.

יצירה או הסרה של קטגוריות של תבניות

כדאי להגדיר קטגוריות של תבניות כדי שהמשתמשים יוכלו למצוא במהירות תבניות רלוונטיות. לדוגמה, יכול להיות שתרצו קטגוריות נפרדות לצוותי השיווק, המכירות ומשאבי האנוש.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז Drive ו-Docs ואז תבניות.

    כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין ל-Drive ו-Docs.

  2. לוחצים על הגדרות של גלריית התבניות.
  3. כדי להוסיף קטגוריה:
    1. לוחצים על הוספת קטגוריה חדשה.
    2. מזינים שם לקטגוריה ולוחצים על הוספה.

  4. כדי להסיר קטגוריה, לוחצים על הסרה ליד הקטגוריה.

    כשמסירים קטגוריה, אפשר להעביר את התבניות הקיימות שלה. אם לא תבחרו קטגוריה חדשה, התבניות הקיימות יופיעו בגלריה בקטגוריה ללא קטגוריה.

  5. לוחצים על שמירה.

הגבלה או ניהול של שליחת תבניות בהתאמה אישית

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז Drive ו-Docs ואז תבניות.

    כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין ל-Drive ו-Docs.

  2. לוחצים על הגדרות שליחה של גלריית התבניות.
  3. בוחרים מי יכול לשלוח תבניות:
    1. פתוחה – כל חברי הארגון יכולים להוסיף או להסיר תבניות בלי אישור.
    2. מבוקרת – אדמינים עם הרשאת תבניות ב-Docs מקבלים בקשה באימייל לאשר כל תבנית חדשה. הבקשה נסגרת ברגע שאחד מהאדמינים מגיב. תבניות שאושרו מתווספות לגלריה המותאמת אישית. אפשר לשלוח מחדש תבניות שנדחו.
    3. מוגבלת – רק אדמינים עם הרשאת תבניות ב-Docs יכולים לשלוח תבניות.
  4. לוחצים על שמירה.

אישור תבניות עם תוספים

אתם יכולים לשייך תבניות של Docs,‏ Sheets,‏ Slides,‏ Forms ו-Google Sites לתוספים מומלצים. תוספים הם כלים של צד שלישי שפועלים עם עורכי Docs. לדוגמה:

  • תבנית משפטית יכולה לכלול תוסף לחתימות אלקטרוניות.
  • תבנית של תוכנית פרויקט יכולה לכלול תוסף ליצירת תרשימי זרימה ודיאגרמות מורכבות אחרות.

כשמשתמשים יוצרים מסמך חדש מתבנית, בסרגל הצד מוצגים כל התוספים המשויכים. סרגל הצד הזה מאפשר למצוא ולהתקין בקלות את הכלים המתאימים למשימה.

כדי לאשר חבילות תוכן:

  1. להפעיל תוספים ל-Docs,‏ Sheets,‏ Slides,‏ Forms ו-Google Sites. אפשר גם:
  2. אם שליחת התבניות בארגון שלכם היא מבוקרת (פרטים בסעיף הקודם), בדקו את התוספים לפני שאתם מאשרים את התבניות. קישורים לתוספים המותאמים נכללים בבקשה לאישור התבנית.

עריכה או הסרה של תבניות בהתאמה אישית

אתם יכולים לערוך ולהסיר תבניות שאתם או המשתמשים שלכם יצרתם. כדי לבדוק את התבניות הקיימות, פותחים את גלריות התבניות ב-Google Docs, ‏Sheets, ‏Slides, ‏Forms ו-Google Sites. אי אפשר להסיר תבניות מגלריית התבניות של Google.