Cómo establecer opciones de uso compartido de Google Keep para tus usuarios

Este artículo está destinado a los administradores. Si necesitas ayuda para administrar tus propios archivos, consulta el Centro de aprendizaje.

Como administrador, puedes controlar si los usuarios pueden compartir archivos de Google Keep con personas externas a tu organización.

Cómo configurar las opciones de uso compartido de Keep

Antes de comenzar, asegúrate de que Google Keep esté activado para los usuarios que quieres administrar.

Cómo controlar el uso compartido de Keep en tu organización

Antes de comenzar: Si quieres activar o desactivar un servicio para ciertos usuarios, coloca sus cuentas en una unidad organizativa (para controlar el acceso por departamento) o agrégalos a un grupo de acceso (para permitir el acceso de los usuarios de un departamento o de varios).

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.

  2. Haz clic en Configuración de uso compartido.

  3. Para aplicar el parámetro de configuración a todos, deja seleccionada la unidad organizativa superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria organizational unit o un grupo de configuración configuration group.

    Ediciones admitidas para este paso opcional: Business Standard y Business Plus, Enterprise Standard y Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus, Essentials Starter, Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus, G Suite Business, Nonprofits. Comparar tu edición

  4. En Uso compartido fuera de organización, selecciona las siguientes opciones:

    1. Selecciona DESACTIVADO para inhabilitar el uso compartido de archivos fuera de tu organización. Los usuarios no pueden invitar a personas externas a la organización para que vean, comenten o editen sus archivos.
    2. (Opcional) Marca la casilla Permitir que los usuarios de organización reciban archivos de usuarios ajenos al dominio. Los usuarios pueden acceder a archivos externos de Google, pero no pueden compartir sus propios archivos externamente.

  5. Selecciona ACTIVADO para permitir que los usuarios compartan archivos con cualquier persona externa a tu organización.

    Nota: Actualmente, Keep no admite otras opciones de ACTIVADO ni listas de entidades permitidas.