אדמינים ב-Gmail יכולים ליצור כללים לניהול ספאם, תוכן של אימיילים וקבצים מצורפים לאימיילים בארגון. יכול להיות שתצטרכו כללים חדשים כשתרצו להוסיף שירות של Google Workspace או להגדיר את האבטחה ב-Gmail. כדי לקצר את משך הזמן שנדרש לבדיקת כללים חדשים וכללים שהשתנו, כדאי לפעול בהתאם לשיטות המומלצות הבאות.
לפני שמתחילים
- כשיוצרים כללים, בדרך כלל צריך לשנות ולבדוק אותם כמה פעמים כדי לוודא שהם פועלים בהתאם לצרכי הארגון.
- מומלץ לנסות כללים חדשים בסביבת בדיקה (בהמשך הדף מפורטות המלצות לסביבת הבדיקה).
- ככל שיש יותר כללים, כך הבדיקה נמשכת יותר זמן.
- השינויים ייכנסו לתוקף תוך 24 שעות, ובדרך כלל תוך זמן קצר בהרבה. מידע נוסף
איך הגודל והמבנה של הארגון משפיעים על הכללים
- לוקח יותר זמן לעדכן כללים שחלים על הרבה משתמשים או על יחידות ארגוניות גדולות.
- כללים של יחידה ארגונית חלים גם על יחידות הבת הארגוניות שלה. לכן, יכול להיות שייקח יותר זמן לעדכן יחידות ארגוניות עם הרבה יחידות צאצא.
שיטות מומלצות לסביבת הבדיקה
| המלצה | תיאור |
|---|---|
| יוצרים סביבת בדיקה עם כמה משתמשים. | סביבת בדיקה קטנה מאפשרת לכם לעדכן במהירות את הכללים ולבדוק איך הם משפיעים על זרימת האימיילים ועל השליחה שלהם. גודל הסביבה שבה הכלל נמצא בשימוש משפיע ישירות על משך הזמן שנדרש לעדכון הכלל. |
| להשתמש בסביבת בדיקה מומלצת. |
אפשר להשתמש באחד מסוגי סביבות הבדיקה הבאים:
|
| מגדירים את דומיין הבדיקה בדיוק כמו הדומיין הראשי. | אם אתם משתמשים בדומיין משני לבדיקה, הגדירו אותו כמו הדומיין הראשי שלכם כדי שהכללים יפעלו כמו שהם פועלים בדומיין הראשי. |
| מסירים מסביבת הבדיקה את כל הכללים שלא בשימוש. | מוסיפים לסביבת הבדיקה רק את הכללים שרוצים לבדוק. אם בדקתם כללים בסביבה הזו בעבר, הסירו את הכללים הישנים לפני שתוסיפו ותבדקו כללים חדשים. |
שיטות מומלצות ליצירה ולבדיקה של כללים
| המלצה | תיאור |
|---|---|
| בודקים את הכללים עם נתונים אמיתיים. | בודקים את אותו סוג של קבצים מצורפים ותוכן (כולל תוכן מאובטח) שאתם משתמשים בהם בדרך כלל בארגון. |
| הימנעו ממחרוזות ארוכות או מרשימות ארוכות. | כדי לחסוך זמן ולמנוע בעיות אפשריות, מומלץ להימנע משימוש בביטויים עם יותר מ-1,000 תווים וברשימות עם יותר מ-1,000 פריטים. |
| לפני הבדיקה, צריך לבדוק את התחביר של הכלל. | כדי לקבל תוצאות בדיקה שדומות לתוצאות שתקבלו בארגון, צריך לבדוק את תחביר הכלל עם נתונים אמיתיים. אתם יכולים לבדוק את הכלל קודם במסוף Google Admin. אתם יכולים גם לבדוק את הנתונים שלכם באמצעות מסווגים מוגדרים מראש שמפעילים כללים. מידע נוסף על בדיקת נתונים באמצעות Cloud Data Loss Prevention API |
| בודקים ביחידה ארגונית ראשית. |
עדיף לבדוק ביחידה ארגונית (OU) הורה ולא ביחידת צאצא. כמו בקבוצות בת, קשה לבודד ולזהות את הכלל שגורם לבעיה ביחידה ארגונית ברמת צאצא. עם זאת, אם אתם צריכים לבדוק איך כלל חדש פועל עם כללים קיימים, העתיקו את הכלל החדש ליחידה ארגונית לבדיקה שהיא צאצא של היחידה הארגונית שבה משתמשים בכללים הקיימים. איך כמה כללים משפיעים על התנהגות ההודעות |
| לא מומלץ לבדוק כללים עם קבוצות. |
זמן העדכון של הכלל תואם לגודל הקבוצה (מספר החברים), ויכול להיות שיהיה קשה לקבוע את גודל הקבוצה. בנוסף, מורכב יותר לבדוק כללים עם קבוצות בת. כשמוסיפים כלל חדש, בקטע סוגי החשבונות שיושפעו, מבטלים את הסימון של התיבה קבוצות. |
| השתמשו בשורת נושא ייחודית לכל הודעה שמשמשת לבדיקת כלל. | שורות נושא ייחודיות עוזרות לכם לזהות אילו כללים הוחלו על הודעות הבדיקה. בחיפוש ביומן אימייל (ELS) מוצגת רשימה של הודעות לפי שורת הנושא. בכל רשומה של הודעה מצוין איזה כלל הוחל על ההודעה. |
| שנו את שם הכלל בכל פעם שאתם מעדכנים אותו. | בחיפוש ביומן אימייל (ELS) הכללים מוצגים לפי שם. כשמעדכנים ובודקים כלל כמה פעמים, שם ייחודי לכלל עוזר לדעת איזו גרסה של הכלל נבדקת. |
שיטות מומלצות לאימות כללים
משתמשים בחיפוש ביומן אימייל (ELS) כדי לבדוק אילו כללים הוחלו על הודעות הבדיקה. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא חיפוש הודעות בעזרת חיפוש ביומן אימייל (ELS).