עבודה עם הגדרות האדמין של Gmail ב-Google Workspace

1. מדף הבית של מסוף Admin, נכנסים לאחד מהדפים הבאים:

   • אפליקציות Google Workspace Gmail תאימות

   • אפליקציות Google Workspace Gmail ניתוב

   • אפליקציות Google Workspace‏ Gmail ספאם, פישינג ותוכנות זדוניות

2. (אופציונלי) בצד ימין, בוחרים ארגון.

3. קובעים את ההגדרות.

4. בחלק התחתון של המסך לוחצים על שמירה.

אמצעי הבקרה האלה זמינים בהגדרות:

• הגדרה – משתמשים באפשרות הזו אם עדיין לא הגדרתם את ההגדרה.
• צפייה – אפשר להשתמש באמצעי הבקרה הזה כדי לבדוק את התצורה של הגדרה שעברה בירושה. כדי לשנות הגדרה שעברה בירושה, לוחצים על הוספת הגדרות.
• עריכה – משתמשים באפשרות הזו כדי לשנות את ההגדרה. האפשרות הזו זמינה רק להגדרות שחלות באופן מקומי.
• השבתה או הפעלה – משתמשים באמצעי הבקרה הזה כדי להפעיל או להשבית הגדרה. השבתה של הגדרה לא משפיעה על האפשרויות שהגדרתם. לדוגמה, אתם יכולים להשבית הגדרה באופן זמני אם התוצאות לא כמו שציפיתם. אחר כך אפשר לשנות את ההגדרה ולהפעיל אותה מחדש. אפשר גם ליצור עותק של הגדרה, להשבית אותה, לשנות אותה ואז להשוות בין התוצאות השונות. האפשרות הזו זמינה להגדרות שעוברות בירושה ולהגדרות שמוחלות באופן מקומי.
• ‫Delete (מחיקה) – משתמשים באמצעי הבקרה הזה כדי להשבית את ההגדרה ולמחוק את התצורה שלה. כדי להפעיל אותה מחדש, לוחצים על הגדרה. לדוגמה, יכול להיות שתרצו לנקות את רשימת השולחים החסומים ולהתחיל מחדש. האפשרות הזו זמינה רק להגדרות שחלות באופן מקומי.
• הוספת אפשרות – משתמשים באפשרות הזו כדי להוסיף עוד אפשרויות להגדרה. לדוגמה, אתם יכולים להוסיף כלל שיפעיל פעולה כשמתקיים תנאי מסוים. האפשרות זמינה להגדרות שעוברות בירושה ולהגדרות שמוחלות באופן מקומי.

חלק מההגדרות מאפשרות לקבוע פעולות מותנות. ההגדרות האלה כוללות:

• הוספת נמענים – ההודעה נשלחת גם לנמענים האלה.
• הוספת כותרת X-Gm-Original-To, הוספת כותרת X-Gm-Spam וכותרת X-Gm-Phishy והוספת כותרות בהתאמה אישית – הוספת כותרות בהתאמה אישית להודעות, שיכולות להיות שימושיות. לדוגמה, אם האימייל שלכם מנותב לשרת במורד הזרם, אתם יכולים להגדיר את השרת הזה כך שיעבד הודעות על סמך הכותרות. בדרך כלל משתמשים באפשרות הזו כדי לנתב הודעות שתויגו כספאם לתיקיית הספאם.
• עקיפת מסנן הספאם עבור ההודעה הזו – הודעות שתואמות לתנאים של ההגדרה ומזוהות כספאם נשלחות לנמען המיועד.
• שינוי של כתובת הנמען בשרת הדואר – שינוי המקום שאליו ההודעה נשלחת. כשמשתמשים בה עם הוספת נמענים, היא מיישמת את התכונה "עותק מוסתר". אם לא, היא מעבירה את ההודעה.
• שינוי הנתיב – שינוי היעד שאליו ההודעה מנותבת. לדוגמה, אפשר לנתב הודעות של משתמשים עם חשבונות אימייל של צד שלישי לשרת אימייל מקומי.
• הוספת נושא מותאם אישית בהתחלה – שינוי הכותרת "נושא:" כך שתכלול טקסט בתחילת השורה.
• דחיית ההודעה – ההודעה לא נמסרת.
• הסרת קבצים מצורפים מההודעה – הקבצים המצורפים מוסרים לפני שההודעה נמסרת לנמען המיועד.
• דרישה להעברה מאובטחת של דואר יוצא – הודעות יוצאות דורשות העברה מאובטחת.

ההגדרות האלה חלות על כל הארגונים, ואפשר להגדיר ולערוך אותן רק בארגון ברמה העליונה.

• כתובת אינטרנט – שינוי כתובת ה-URL של דף הכניסה ל-Gmail של המשתמשים.
• רשומות MX – הצגת רשומות ה-MX ושימוש באשף ההגדרה של Gmail.
• העלאות אימייל של משתמשים – מאפשרים למשתמשים לייבא אימייל ואנשי קשר מחשבונות אימייל אחרים או מחשבונות POP3.

ההגדרות האלה נמצאות בקטע אפליקציות Google Workspace Gmail גישת משתמשי קצה.

• גישה ל-POP ול-IMAP – הפעלה או השבתה של גישה ל-POP ול-IMAP למשתמשים.
• ‫Google Workspace Sync – הפעלה של Google Workspace Sync for Microsoft Outlook.
• העברה אוטומטית – מונעים מהמשתמשים להעביר באופן אוטומטי הודעות נכנסות לכתובת אחרת.
• רשימת היתרים לשרת proxy של כתובות URL של תמונות – אפשר ליצור ולתחזק רשימת היתרים של כתובות URL פנימיות שעוקפות את ההגנה של שרת proxy. אפשר להגדיר את המדיניות הזו רק בארגון ברמה העליונה, והיא חלה על כל הארגונים.
• פלאגין Gmail אופליין ל-Chrome – מפעילים את Gmail אופליין למשתמשים.
• התרת שערים יוצאים לפי משתמש – מאפשרת למשתמשים לשלוח אימייל דרך שרת SMTP חיצוני.
• אזהרה על תשובה לא מכוונת לנמענים חיצוניים – המשתמשים מקבלים אזהרה כשהם עונים להודעה עם נמענים חיצוניים שלא נמצאים באנשי הקשר שלהם.

• רשימת היתרים של כתובות אימייל – יוצרים רשימה של כתובות IP ששולחות אימיילים לגיטימיים. אימיילים שנשלחים מכתובות ה-IP האלה לא אמורים להיות מסומנים כספאם. אפשר להגדיר את המדיניות הזו רק בארגון ברמה העליונה, והיא חלה על כל הארגונים.
• שער לדואר נכנס – מציינים את כתובות ה-IP של שרתי הדואר שמעבירים אימיילים ל-Gmail. אפשר להגדיר את המדיניות הזו רק בארגון ברמה העליונה, והיא חלה על כל הארגונים.
• ספאם – יוצרים רשימה של כתובות אימייל או דומיינים מאושרים ששולחים אימיילים לגיטימיים. אפשר גם לנתב הודעות ספאם להסגר מנהלי.
• שולחים חסומים – חסימת שולחים על סמך כתובת אימייל או דומיין.

• מחיקה אוטומטית של הודעות אימייל וצ'אט – ניהול נפח האחסון של הודעות האימייל לכל משתמש. ההגדרה חלה רק על הארגון ברמה העליונה.
• הוספת כותרת תחתונה – אפשר להשתמש בטקסט של כותרת תחתונה בהודעות כדי לעמוד בדרישות משפטיות או בדרישות אחרות.
• סינון לפי עמידה במדיניות – מציינים איך לנהל את ההודעות על סמך מילים, ביטויים, דפוסי טקסט או דפוסי מספרים שהוגדרו מראש.
• אחסון כל האימיילים – מוודאים שכל ההודעות מאוחסנות בתיבות הדואר של המשתמשים ב-Gmail. האחסון כולל הודעות שנשלחו או התקבלו על ידי תיבות דואר שהן לא של Gmail ושרת ממסר SMTP. צריך לקבוע את ההגדרה הזו כשמשתמשים ב-Vault עם תיבת דואר שהיא לא של Gmail. אתם יכולים להשתמש בהגדרה הזו גם כדי לתעד את כל ההודעות שנשלחות, כולל הזמנות לאירועים ביומן והתראות על שיתוף.
• הגבלת השליחה – הגבלת כתובות האימייל או הדומיינים שהמשתמשים יכולים לשלוח אליהם ולקבל מהם אימיילים.
• תוכן פוגעני – מציינים איך ההודעות מנוהלות על סמך רשימות מילים שאתם יוצרים.
• תאימות של קבצים מצורפים – קובעים איך לנהל הודעות עם קבצים מצורפים.
• תאימות לתעבורה מאובטחת (TLS) – דרישה שהאימייל יישלח דרך חיבור מאובטח לדומיינים ולכתובות אימייל ספציפיים.

לפני שמגדירים אמצעי בקרה, כדאי לקרוא את ההנחיות והשיטות המומלצות שלנו בנושא ניתוב ומסירה של אימיילים. בהמשך מפורט מידע נוסף על אפשרויות הניתוב.

• שער להודעות אימייל יוצאות – מגדירים שרת שכל ההודעות מהדומיין שלכם יעברו דרכו. אפשר להגדיר את המדיניות הזו רק בארגון ברמה העליונה, והיא חלה על כל הארגונים.
• ניתוב – הגדרת אמצעי בקרה על ניתוב ושליחה של אימיילים בדומיין.
• העברת אימיילים באמצעות מפת כתובות הנמענים – החלת מיפוי (כתובות אימייל חלופיות) אחד לאחד על כתובות הנמענים בהודעות שהתקבלו בדומיין שלכם. אפשר להגדיר את המדיניות הזו רק בארגון ברמה העליונה, והיא חלה על כל הארגונים.
• ניתוב הודעות נכנסות – הגדרת אפשרויות מסירה של הודעות נכנסות ופנימיות, כמו מסירה כפולה ומסירה מפוצלת.
• ניתוב שליחה – הגדרת אפשרויות השליחה של הודעות יוצאות והודעות פנימיות – שליחה.
• קבלה של הודעות נכנסות מ-Journal ב-Vault – מציינים כתובת אימייל בדומיין שלכם שמקבלת את הודעות היומן של Microsoft Exchange. אפשר להגדיר את המדיניות הזו רק בארגון ברמה העליונה, והיא חלה על כל הארגונים.
• תיבת דואר שאינה ב-Gmail – אם אתם משתמשים בשרת דואר שאינו ב-Gmail, אתם יכולים לנתב מחדש הודעות לחשבון של המשתמשים שאינו ב-Gmail.
• שרת ממסר SMTP – אם יש לכם שרתים שאינם של Gmail ששולחים אימיילים, אתם יכולים להשתמש בהגדרה הזו כדי לנתב הודעות דרך Gmail לאחסון או לסינון נוסף. אפשר להגדיר את המדיניות הזו רק בארגון ברמה העליונה, והיא חלה על כל הארגונים.
• נתיב מאובטח חלופי – הגדרת נתיב מאובטח חלופי כשנדרש Transport Layer Security ‏ (TLS). אפשר להגדיר את המדיניות הזו רק בארגון ברמה העליונה, והיא חלה על כל הארגונים.

כשיוצרים כמה הגדרות, בדרך כלל אין לזה השפעה על ההתנהגות של ההודעות. ‫Gmail פשוט מחיל את כל ההגדרות על ההודעה. בדרך כלל, הגדרה אחת לא מקבלת עדיפות על פני הגדרה אחרת.

לדוגמה, אין התנגשות אם:

• אתם יוצרים הגדרה של "הוספת כותרת תחתונה" והגדרה של "סינון לפי עמידה במדיניות". ‫Gmail מבצע את שתי הפעולות בהודעה.

• אתם מגדירים שתי הגדרות אישיות עם התוצאה "הוספת נמענים". מערכת Gmail מוסיפה את כל הנמענים.

עם זאת, יש מקרים חריגים שבהם ההודעות מתנהגות אחרת כשיש להגדרות שונות כמה השלכות. זה יכול לגרום להתנגשות בין ההגדרות.

השלכות סותרות

כשיש סתירה בין שתי השלכות, Gmail מחיל רק אחת מהן. השלכות שלא מתנגשות תמיד מופעלות.

לדוגמה:

• הגדרה של סינון לפי עמידה במדיניות מחילה תוצאה של שינוי נתיב, שמנתבת מחדש הודעות אל host1.com ומוסיפה כותרת X-gm-spam:.
• הגדרות תוכן פוגעני מחילות תוצאה של שינוי נתיב, שמנתבת מחדש הודעות אל host2.com וגם מוסיפה נושא מותאם אישית בתחילת ההודעה.

בדוגמה הזו, ההשלכות של שינוי הנתיב מתנגשות כי Gmail יכול לבחור רק נתיב אחד. לכן, נבחר רק שינוי נתיב אחד, וההשלכות האחרות שלא מתנגשות מוחלות: כותרת X-gm-spam ונושא בהתאמה אישית.

באופן כללי, כל ההגדרות נבדקות בנפרד זו מזו. המערכת אוספת את ההשלכות של ההגדרות ופותרת את ההתנגשויות. אי אפשר להשתמש בתוצאה של הגדרה אחת כדי להפעיל הגדרה אחרת.

שינוי נתיב כמה פעמים או שינוי הנמען

התנגשות מתרחשת כששתי הגדרות מנסות לשנות את הנתיב הראשי או את כתובת הנמען הראשית בשרת הדואר. אם יש התנגשות, Gmail קובע איזו פעולה לבצע לפי הקריטריונים הבאים:

• ספציפיות –ההגדרות הספציפיות יותר מקבלות קדימות. לדוגמה, הגדרות שמוחלות באופן מקומי מקבלות עדיפות על פני הגדרות שעוברות בירושה. כל ההגדרות הספציפיות לארגון מקבלות עדיפות על פני ניתוב ברירת המחדל.
• תאריך יצירה –בהגדרות עם אותה רמת ספציפיות, הגדרות ישנות יותר מקבלות עדיפות על פני הגדרות חדשות יותר.

דחיית הודעה

אם כלל שהופעל גורם לדחייה, ההודעה נדחית ולא חלים כללים אחרים. אם כמה הגדרות מפעילות דחיות עם תגובות דחייה שונות, המערכת משתמשת רק בתגובה אחת.

רשימות של שולחים

בכל הגדרה אפשר לציין רשימה של שולחים מאושרים כדי לעקוף את הפעולות אם יש התאמה. אפשר לשתף רשימות של שולחים בין הגדרות. לדוגמה, הגדרת הספאם מאפשרת לכם ליצור רשימת שולחים מאושרים כדי לעקוף את תיקיית הספאם. אפשר להשתמש באותה רשימה של שולחים מאושרים כדי לעקוף הגדרה של סינון לפי עמידה במדיניות.

שרת SMTP

ההגדרה של ממסר ה-SMTP מציינת אילו כתובות אימייל וכתובות IP יכולות להשתמש בשירות ממסר ה-SMTP של Google. הוא גם מציין אם נדרש אימות SMTP. אם מגדירים כמה הגדרות של שרת ממסר SMTP, שרת ממסר ה-SMTP:

• ההודעה תתקבל אם אחת מההגדרות מאפשרת זאת.
• דוחה את ההודעה אם אף אחת מההגדרות לא מאפשרת אותה.

יש כמה מקרים שבהם Gmail נותן עדיפות להגדרה אחת על פני הגדרה אחרת. במקרה כזה, Gmail מחיל את שתי ההגדרות, אבל אחת מהן מוחלת קודם.

סדר הקדימויות תלוי במיקום של ההגדרה במבנה של היחידה הארגונית. פעולות ביחידת צאצא ארגונית מקבלות עדיפות על פני פעולות ביחידה ארגונית ברמה עליונה.

הוספת כותרת תחתונה

אם בשתי הגדרות יש פעולות שונות להוספת כותרת תחתונה, שתי הכותרות התחתונות יתווספו. הסדר של הכותרות התחתונות תלוי במיקום של ההגדרה במבנה הארגוני. ההגדרות ביחידת צאצא ארגונית מקבלות קדימות על פני ההגדרות של היחידה הארגונית ברמה העליונה.

צירוף בתחילת שורת הנושא

אם שתי הגדרות גורמות לפעולות שונות של הוספת נושא מותאם אישית בתחילת ההודעה, שתי הקידומות יתווספו. הסדר של הנושאים שנוספו בתחילת השורה תלוי במיקום של ההגדרה במבנה הארגוני. ההגדרות ביחידת צאצא ארגונית מקבלות קדימות על פני ההגדרות של היחידה הארגונית ברמה העליונה.

מערכת Gmail בודקת את ההודעות וקובעת את התוצאות לפי הסדר הבא:

1. מערכת Gmail בודקת את ההודעה בהתאם לכל כללי המדיניות בנפרד, ומוסיפה את כל ההשלכות התואמות לרשימת ההשלכות.

2. מערכת Gmail בודקת את רשימת ההשלכות. אם יש השלכות של דחייה, Gmail דוחה את ההודעה ומתעלם מההשלכות האחרות.

3. אם ההודעה לא נדחית, מערכת Gmail בודקת אם יש התנגשויות ברשימת ההשלכות. התנגשויות בהתאמות נאספות ברשימת התנגשויות. התנגשויות מתרחשות רק אם:

   • כמה השלכות ישנו את המסלול הראשי. יש תוצאה של שינוי נתיב שהיא לא תוצאת משנה של הגדרת הוספת נמענים.

   • כמה תוצאות ישנו את כתובת הנמען הראשית בשרת הדואר. יש תוצאה של שינוי נמען מעטפה שהיא לא תוצאת משנה של הגדרת הוספת נמענים.

4. מערכת Gmail בודקת את רשימת ההתנגשויות כדי לקבוע אילו מההשלכות של ההתנגשות להחיל. ההגדרות מוחלות לפי הקריטריונים הבאים:

   • ספציפיות – הגדרות שחלות באופן מקומי מקבלות קדימות על פני הגדרות שעוברות בירושה. הגדרות ספציפיות לארגון מקבלות קדימות על פני נתיב ברירת המחדל.

   • תאריך יצירה – הגדרות ישנות יותר מקבלות עדיפות על פני הגדרות חדשות יותר. אם יש סתירה בין הגדרות, ההגדרה שמופיעה גבוה יותר בדף ההגדרות מקבלת עדיפות גבוהה יותר. הסדר הזה חל רק על כללים בתוך קטע הגדרות, למשל בתוך "ניתוב". אין סדר מוגדר בקפדנות של כללים סותרים בין קטעים שונים.

     הערה: אנחנו לא ממליצים להסתמך על תאריך היצירה של הכלל כדרך לפתור התנגשויות בין כללים. באופן אידיאלי, צריך ליצור כללים שיכולים לפעול באופן עצמאי בלי להסתמך על סדר מסוים.

5. מערכת Gmail מחילה את ההשלכות על ההודעה, ומחילה את כל ההשלכות שאין ביניהן סתירה הדדית מכל ההגדרות.