Als uw organisatie een CRM-systeem (Customer Relations Management) gebruikt om bepaalde taken te beheren, kunt u Gmail-berichten doorsturen naar uw CRM om een case of ticket aan te maken. Een CRM-systeem is software die mensen en organisaties helpt bij het beheren van hun interacties en relaties met klanten en gebruikers. Enkele populaire CRM-systemen zijn Salesforce, ZenDesk, HubSpot en Jira.
CRM-systemen worden vaak gebruikt voor het beheren van verkoopkansen en supporttickets. Zo kunt u bijvoorbeeld berichten die naar uw verkoopadres worden gestuurd, doorsturen naar een CRM-systeem om leads te genereren, te kwalificeren en te converteren. Of u kunt berichten die naar een helpdeskadres worden gestuurd, doorsturen naar een CRM-systeem om een supportcase te starten. Dit proces wordt soms 'E-mail naar case' genoemd.
Aanbevelingen voor het aanmaken van CRM-cases met Gmail
Gmail is niet bedoeld als vervanging voor grootschalige ticketsystemen. Als uw organisatie ondersteuning nodig heeft voor grootschalige activiteiten, zoals bijvoorbeeld zakelijke verkoop of klantenservice, raden we aan een speciaal CRM-systeem te gebruiken.
Stap 1. Verzamel uw doorstuur- en ontvangstadressen.
Om berichten door te sturen naar een CRM-systeem, hebt u het e-mailadres nodig waarnaar de berichten moeten worden doorgestuurd en het CRM-adres waarnaar u ze wilt doorsturen.
Let op: de e-mailadressen in dit artikel zijn voorbeelden. Vervang ze door uw eigen Google Workspace- en CRM-e-mailadressen.
Maak een doorstuuradres aan voor Google Workspace.
Bepaal het e-mailadres waarnaar je de e-mail wilt doorsturen, bijvoorbeeld: help@solarmora.com .
Belangrijk: Dit e-mailadres mag geen echt account in Google Workspace zijn. Het bestaat alleen in de standaard routeringsregel die u in stap 2 aanmaakt om doorsturen in te stellen.
Controleer het CRM-ontvangstadres.
Om het CRM-e-mailadres te vinden waarnaar berichten worden doorgestuurd, raadpleegt u de documentatie van uw CRM-systeem. Termen die voor dit e-mailadres worden gebruikt, zijn onder andere 'supportadres' en 'e-mail naar case' .
Sommige CRM-systemen genereren een uniek e-mailadres dat overeenkomt met het CRM-ondersteuningsadres. Gebruik in dat geval dit unieke adres bij het instellen van doorsturen. Als het CRM-ondersteuningsadres bijvoorbeeld support@my-crm.com is, kan uw CRM-systeem een uniek, willekeurig adres genereren zoals support@v1su0245ewejzhe7.case.my-crm.com . Gebruik dit unieke adres bij het instellen van doorsturen in stap 2 .
Stap 2. Stel Gmail zo in dat berichten worden doorgestuurd naar het CRM-systeem.
Om berichten door te sturen naar uw CRM-systeem, volgt u deze stappen om een standaardrouteringsregel in te stellen. In de onderstaande stappen worden inkomende berichten geadresseerd aan help@solarmora.com doorgestuurd naar support@my-crm.com .
Ga in de Google Admin-console naar Menu.
Apps Google Werkruimte Gmail Standaardroutering .Hiervoor is beheerdersrechten voor de Gmail-instellingen vereist.
Selecteer aan de linkerkant de organisatie-eenheid op het hoogste niveau.
Opmerking: U kunt de organisatie-eenheid op het hoogste niveau alleen selecteren als de standaardrouteringsinstelling zich op de pagina Geavanceerde instellingen bevindt.
Klik op Configureren om de standaardroutering in te stellen. Of, om een nieuwe standaardrouteringsregel toe te voegen, klik op Nog een regel toevoegen .
Volg deze stappen in het venster 'Instelling toevoegen' :
Instellingsopties Wat te doen Geef de ontvangers van de enveloppen op zodat ze overeenkomen. Selecteer 'Enkele ontvanger' en voer het e-mailadres in dat u in stap 1 hebt ingesteld. Dit is het adres waarnaar uw gebruikers of klanten berichten sturen, bijvoorbeeld help@solarmora.com .
Belangrijk: Zorg ervoor dat dit e-mailadres geen echt Google Workspace-account is. Het mag geen gekoppeld gebruikersaccount, postvak of groepslidmaatschap hebben. Om de bezorging van grote hoeveelheden uitgaande e-mail te ondersteunen, mag het e-mailadres alleen in deze standaardrouteringsregel voorkomen.
Als de ontvanger van de envelop overeenkomt met bovenstaande, doe dan het volgende: - Ontvanger van de envelop: Vink het vakje 'Ontvanger van de envelop wijzigen' aan en selecteer vervolgens de optie ' Ontvanger vervangen' . Voer het CRM-ondersteuningsadres in dat u in stap 1 hebt geverifieerd, bijvoorbeeld support@my-crm.com . Als uw CRM een willekeurig adres heeft gegenereerd op basis van het ondersteuningsadres, voer dan dat adres in.
- Spam: (Optioneel) Om ervoor te zorgen dat Gmail berichten die als spam zijn gemarkeerd, doorstuurt, vinkt u het vakje 'Spamfilter omzeilen...' aan. Standaard sturen routeringsregels berichten die als spam zijn gemarkeerd niet door. Gmail classificeert inkomende berichten als spam voordat ze aan de ontvangers worden bezorgd.
- Ook verzenden naar: (Optioneel) Om het bericht naar meer e-mailadressen door te sturen, vinkt u het vakje 'Meer ontvangers toevoegen' aan. Klik vervolgens op 'Toevoegen' om de e-mailadressen in te voeren. U wilt bijvoorbeeld een kopie van de CRM-berichten naar uw verkoopteam of naar uzelf sturen.
Let op: Het is mogelijk dat extra ontvangers berichten ontvangen nadat het CRM-systeem ze heeft ontvangen. Lees meer over de limieten voor het aantal ontvangen berichten in Gmail in Google Workspace .
Opties Selecteer de optie ' Deze actie uitvoeren op zowel niet-herkende als herkende adressen'.
Klik onderaan in het venster ' Instelling toevoegen' op 'Opslaan' .
Controleer of uw nieuwe routeringsregel in de standaard routeringstabel staat.
Stap 3. Controleer de doorsturing en het aanmaken van de case.
Om te controleren of uw berichten correct worden doorgestuurd, stuurt u een e-mail naar het doorstuuradres, bijvoorbeeld help@solarmora.com . Controleer vervolgens of uw CRM-systeem het bericht heeft ontvangen en er een case of ticket van heeft aangemaakt.