Se la tua organizzazione utilizza un sistema di gestione dei rapporti con i clienti (CRM) per gestire determinate attività, puoi inoltrare Gmail al tuo CRM per creare una richiesta o un ticket. Un sistema CRM è un software che aiuta persone e organizzazioni a gestire le interazioni e le relazioni con clienti e utenti. Alcuni CRM popolari includono Salesforce, ZenDesk, HubSpot e Jira.
I sistemi CRM vengono spesso utilizzati per gestire i potenziali acquirenti e i ticket di assistenza. Ad esempio, puoi inoltrare i messaggi inviati al tuo indirizzo vendite a un CRM per creare, qualificare e convertire i lead. In alternativa, potresti voler inoltrare i messaggi inviati a un indirizzo di assistenza a un CRM per avviare un workflow di richiesta di assistenza. Questo processo a volte è chiamato Email to case.
Best practice per creare richieste CRM con Gmail
Gmail non è progettato per sostituire i sistemi di emissione di biglietti su larga scala. Se la tua organizzazione ha bisogno di assistenza per operazioni su larga scala, ad esempio vendite o assistenza aziendale, ti consigliamo di utilizzare un CRM dedicato.
Passaggio 1: Ottenere gli indirizzi di inoltro e ricezione
Per inoltrare i messaggi a un sistema CRM, devi disporre dell'indirizzo email a cui inoltrare i messaggi e dell'indirizzo del CRM a cui inoltrarli.
Nota:gli indirizzi email utilizzati in questo articolo sono esempi. Sostituiscili con i tuoi indirizzi email Google Workspace e CRM.
Crea l'indirizzo di inoltro di Google Workspace
Decidi l'indirizzo email che inoltrerai, ad esempio: assistenza@solarmora.com.
Importante:questa email non deve corrispondere a un account reale in Google Workspace. Esisterà solo nella regola di routing predefinita che creerai nel passaggio 2 per configurare l'inoltro.
Verificare l'indirizzo di ricezione del CRM
Per ottenere l'indirizzo email del CRM a cui verranno inoltrati i messaggi, consulta la documentazione del tuo CRM. I termini utilizzati per descrivere questo indirizzo email includono indirizzo di assistenza ed Email a richiesta.
Alcuni CRM generano un indirizzo email univoco che corrisponde all'indirizzo di assistenza CRM. In questo caso, usa l'indirizzo univoco quando configuri l'inoltro. Ad esempio, se l'indirizzo di assistenza CRM è support@my-crm.com, il tuo sistema CRM potrebbe generare un indirizzo univoco e casuale, ad esempio support@v1su0245ewejzhe7.case.my-crm.com. Utilizza questo indirizzo univoco quando configuri l'inoltro, nel passaggio 2.
Passaggio 2: configura Gmail per l'inoltro dei messaggi al CRM
Per inoltrare i messaggi al tuo sistema CRM, segui questi passaggi per configurare una regola di routing predefinita. Nei passaggi riportati di seguito, i messaggi in arrivo indirizzati a help@solarmora.com vengono inoltrati a support@my-crm.com.
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Nella Console di amministrazione Google, vai a Menu
App
Google Workspace
Gmail
Routing predefinito.È necessario disporre del privilegio di amministratore Impostazioni di Gmail.
A sinistra, seleziona l'unità organizzativa di primo livello.
Nota:puoi selezionare l'unità organizzativa di primo livello solo quando l'impostazione Routing predefinito si trova nella pagina Impostazioni avanzate.
Fai clic su Configura per configurare il routing predefinito. In alternativa, per aggiungere una nuova regola di routing predefinita, fai clic su Aggiungi un'altra regola.
Nella finestra Aggiungi impostazione, segui questi passaggi:
Opzioni per l'impostazione Cosa fare Indica i destinatari della busta cui applicare l'impostazione Seleziona Singolo destinatario e inserisci l'indirizzo email che hai configurato nel passaggio 1. Si tratta dell'indirizzo a cui i tuoi utenti o i tuoi clienti inviano i messaggi, ad esempio assistenza@solarmora.com.
Importante:assicurati che questo indirizzo email non sia un account Google Workspace effettivo. Non deve essere associato ad alcun account utente, casella di posta o iscrizione a un gruppo Google. Per supportare la consegna di grandi volumi di posta in uscita, l'indirizzo email deve esistere solo in questa regola di routing predefinita.
Se il destinatario della busta corrisponde a quanto sopra, procedi nel seguente modo - Destinatario busta:seleziona la casella Cambia il destinatario della busta, quindi seleziona l'opzione Sostituisci destinatario. Inserisci l'indirizzo di assistenza CRM che hai verificato nel passaggio 1, ad esempio support@my-crm.com. Se il tuo CRM ha generato un indirizzo casuale dall'indirizzo di assistenza, inserisci quello.
- Spam: (facoltativo) per consentire a Gmail di reindirizzare i messaggi contrassegnati come spam, seleziona la casella Ignora filtro antispam…. Per impostazione predefinita, le regole di routing non reindirizzano i messaggi contrassegnati come spam. Gmail classifica i messaggi in arrivo come spam prima che siano recapitati ai destinatari.
- Recapita anche a: (Facoltativo) per inoltrare il messaggio ad altri indirizzi email, seleziona la casella Aggiungi altri destinatari. Quindi, fai clic su Aggiungi per inserire gli indirizzi email. Ad esempio, potresti inviare una copia dei messaggi del CRM al tuo team di vendita o al tuo stesso indirizzo.
Nota:altri destinatari potrebbero ricevere i messaggi dopo che sono stati ricevuti dal CRM. Scopri di più su Limiti di ricezione di Gmail in Google Workspace.
Opzioni Seleziona l'opzione Esegui questa azione su indirizzi non riconosciuti e riconosciuti.
In fondo al riquadro Aggiungi impostazione, fai clic su Salva.
Assicurati che la nuova regola di routing figuri nella tabella Routing predefinito.
Passaggio 3: verifica l'inoltro e la creazione della richiesta
Per verificare che i messaggi vengano inoltrati correttamente, invia un'email all'indirizzo email di inoltro, ad esempio help@solarmora.com. Poi verifica che il tuo sistema CRM abbia ricevuto il messaggio e abbia creato una richiesta o un ticket dal messaggio.