Если в вашей организации для управления определенными задачами используется система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), вы можете пересылать письма из Gmail в CRM, чтобы создавать запросы или заявки. CRM-система – это программное обеспечение, которое помогает людям и организациям управлять взаимодействием с клиентами и пользователями. К популярным CRM-системам относятся Salesforce, ZenDesk, HubSpot и Jira.
Системы CRM часто используют для управления потенциальными клиентами и запросами в службу поддержки. Например, вы можете пересылать письма, отправленные на адрес отдела продаж, в CRM-систему, чтобы создавать, квалифицировать и конвертировать лидов. Или вы можете пересылать письма, отправленные на адрес службы поддержки, в CRM, чтобы запускать рабочий процесс по созданию запроса в службу поддержки. Этот процесс иногда называют преобразованием электронного письма в запрос.
Рекомендации по созданию запросов в систему CRM с помощью Gmail
Gmail не предназначен для замены крупных систем обработки запросов. Если вашей организации требуется поддержка крупномасштабных операций, например корпоративных продаж или поддержки, рекомендуем использовать специальную CRM.
Шаг 1. Как узнать адреса для пересылки и получения
Чтобы перенаправлять письма в CRM-систему, вам понадобится адрес электронной почты, с которого будет выполняться пересылка, и адрес CRM, на который она будет выполняться.
Примечание. Адреса электронной почты, используемые в этой статье, являются примерами. Замените их своими адресами электронной почты Google Workspace и CRM.
Как создать адрес пересылки Google Workspace
Выберите адрес электронной почты, с которого будет выполняться пересылка, например help@solarmora.com.
Важно! Этот адрес электронной почты не должен быть реальным аккаунтом в Google Workspace. Он будет существовать только в правиле маршрутизации по умолчанию, которое вы создадите на шаге 2, чтобы настроить пересылку.
Как проверить адрес электронной почты для получения данных CRM
Чтобы узнать адрес электронной почты CRM, на который будут пересылаться письма, ознакомьтесь с документацией по вашей CRM. Этот адрес электронной почты также называют адресом службы поддержки и адресом для создания обращений.
Некоторые CRM-системы создают уникальный адрес электронной почты, соответствующий адресу службы поддержки CRM. В этом случае используйте его при настройке пересылки. Например, если адрес службы поддержки CRM – support@my-crm.com, ваша CRM-система может сгенерировать уникальный случайный адрес, например support@v1su0245ewejzhe7.case.my-crm.com. Используйте этот уникальный адрес при настройке пересылки на шаге 2.
Шаг 2. Настройте пересылку сообщений из Gmail в CRM
Чтобы пересылать письма в систему CRM, настройте правило маршрутизации по умолчанию, выполнив следующие действия: В приведенных ниже инструкциях входящие письма, отправленные на адрес help@solarmora.com, пересылаются на адрес support@my-crm.com.
-
В консоли администратора Google нажмите на значок меню
Приложения
Google Workspace
Gmail
Маршрутизация по умолчанию.У вас должны быть права администратора с доступом к настройкам Gmail.
Слева выберите организационное подразделение верхнего уровня.
Примечание. Вы можете выбрать только организационное подразделение верхнего уровня, если параметр Маршрутизация по умолчанию находится на странице "Расширенные настройки".
Чтобы настроить маршрутизацию по умолчанию нажмите Настроить. Чтобы добавить новое правило маршрутизации по умолчанию, нажмите Добавить правило.
В окне Добавление настроек выполните следующие шаги:
Параметр Что вам нужно сделать Получатели конверта должны соответствовать Выберите Отдельный получатель и введите адрес электронной почты, который вы настроили на шаге 1. Это адрес, на который пользователи или клиенты будут отправлять сообщения, например help@vasha-kompaniya.com.
Важно! Убедитесь, что указанный адрес электронной почты не является аккаунтом Google Workspace. Не допускается, чтобы адрес пересылки был связан с аккаунтом пользователя, почтовым ящиком или состоял в Google Группах. Чтобы обеспечить доставку большого количества исходящих писем, адрес электронной почты должен существовать только в этом правиле маршрутизации по умолчанию.
Если получатель конверта соответствует указанным выше выражениям, выполнить следующие действия - Получатель конверта. Установите флажок Изменить получателя конверта, а затем выберите вариант Изменить адрес получателя. Введите адрес службы поддержки CRM, который вы проверили на шаге 1, например support@my-crm.com. Если ваша CRM сгенерировала случайный адрес на основе адреса службы поддержки, введите его.
- Спам. Чтобы Gmail перенаправлял письма, помеченные как спам, установите флажок Пропускать спам-фильтр…. По умолчанию правила маршрутизации не перенаправляют сообщения, помеченные как спам. Gmail классифицирует входящие сообщения как спам до того, как они будут доставлены получателю.
- Другие получатели. Чтобы пересылать письмо на другие адреса электронной почты, установите флажок Добавить получателей. Нажмите Добавить, чтобы ввести адреса электронной почты. Например, вы можете отправлять копии писем из CRM-системы своей команде по продажам или самому себе.
Примечание. Другие получатели могут получить сообщения после того, как они будут отправлены в CRM. Подробнее об ограничениях на скорость получения писем в Gmail Google Workspace…
Настройки Выберите вариант Выполнять эту операцию как с нераспознанными, так и с распознанными адресами.
В нижней части окна Добавление настроек нажмите Сохранить.
Убедитесь, что новое правило маршрутизации появилось в таблице маршрутизации по умолчанию.
Шаг 3. Проверьте, как работают пересылка и создание запросов
Чтобы проверить, правильно ли пересылаются письма, отправьте письмо на адрес пересылки, например help@solarmora.com. Затем убедитесь, что ваша CRM-система получила письмо и создала на его основе запрос.