ส่งต่ออีเมลไปยัง CRM ของบุคคลที่สาม

หากองค์กรใช้ระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) เพื่อจัดการงานบางอย่าง คุณสามารถส่งต่อ Gmail ไปยัง CRM เพื่อสร้างเคสหรือตั๋วได้ ระบบ CRM คือซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้ผู้คนและองค์กรจัดการ การโต้ตอบและความสัมพันธ์กับลูกค้าและผู้ใช้ CRM ที่ได้รับความนิยมบางส่วน ได้แก่ Salesforce, ZenDesk, HubSpot และ Jira

CRM โดยมากแล้วจะใช้เพื่อจัดการผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าและตั๋วสนับสนุน เช่น คุณ สามารถส่งต่อข้อความที่ส่งไปยังอีเมลฝ่ายขายไปยัง CRM เพื่อสร้าง จัดประเภท และ เปลี่ยนผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าให้เป็นลูกค้าได้ หรือคุณอาจต้องการส่งต่อข้อความที่ส่งไปยังอีเมลสำหรับความช่วยเหลือไปยัง CRM เพื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์เคสการสนับสนุน กระบวนการนี้บางครั้งเรียกว่าอีเมล ถึงเคส

แนวทางปฏิบัติแนะนำสำหรับการสร้างกรณี CRM ด้วย Gmail

Gmail ไม่ได้มีไว้เพื่อใช้แทนระบบออกบัตรขนาดใหญ่ หากองค์กรของคุณต้องการการสนับสนุนสำหรับการปฏิบัติการขนาดใหญ่ เช่น การขายหรือการสนับสนุนระดับองค์กร เราขอแนะนำให้ใช้ CRM เฉพาะ

ขั้นตอนที่ 1 รับที่อยู่สำหรับการส่งต่อและรับ

หากต้องการส่งต่อข้อความไปยังระบบ CRM คุณต้องมีอีเมลที่จะส่งต่อและที่อยู่ CRM ที่จะส่งต่อ

หมายเหตุ: อีเมลที่ใช้ในบทความนี้เป็นเพียงตัวอย่าง แทนที่ด้วยอีเมล Google Workspace และ CRM ของคุณเอง

สร้างอีเมลสำหรับส่งต่อของ Google Workspace

ตัดสินใจเลือกอีเมลที่จะส่งต่อ เช่น help@solarmora.com

สำคัญ: อีเมลนี้ไม่ควรเป็นบัญชีจริงใน Google Workspace โดยจะอยู่ในกฎการกำหนดเส้นทางเริ่มต้นที่คุณสร้างในขั้นตอนที่ 2 เพื่อตั้งค่าการส่งต่อเท่านั้น

ยืนยันที่อยู่ CRM ที่รับ

หากต้องการดูอีเมล CRM ที่จะได้รับข้อความที่ส่งต่อ โปรดดูเอกสารประกอบสำหรับ CRM ของคุณ คำที่ใช้เพื่ออธิบายอีเมลนี้ ได้แก่ อีเมลสนับสนุนและอีเมลถึงเคส

CRM บางระบบจะสร้างอีเมลที่ไม่ซ้ำกันซึ่งสอดคล้องกับอีเมลสนับสนุนของ CRM ในกรณีนี้ ให้ใช้อีเมลเฉพาะดังกล่าวเมื่อคุณตั้งค่าการส่งต่อ ตัวอย่างเช่น หากอีเมลสนับสนุนของ CRM คือ support@my-crm.com ระบบ CRM อาจสร้างอีเมลแบบสุ่มที่ไม่ซ้ำกัน เช่น support@v1su0245ewejzhe7.case.my-crm.com ใช้อีเมลที่ไม่ซ้ำกันนี้เมื่อตั้งค่าการส่งต่อในขั้นตอนที่ 2

ขั้นตอนที่ 2 ตั้งค่าให้ Gmail ส่งต่อข้อความไปยัง CRM

หากต้องการส่งต่อข้อความไปยังระบบ CRM ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อตั้งค่ากฎการกำหนดเส้นทางเริ่มต้น ในขั้นตอนด้านล่าง ระบบจะส่งต่อข้อความขาเข้าที่ส่งถึง help@solarmora.com ไปยัง support@my-crm.com

1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู แอป Google Workspace Gmail การกำหนดเส้นทางเริ่มต้น

   ไปที่การกำหนดเส้นทางเริ่มต้น

   ต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบสำหรับการตั้งค่า Gmail

2. เลือกหน่วยขององค์กรระดับบนสุดทางด้านซ้าย

   หมายเหตุ: คุณจะเลือกหน่วยขององค์กรระดับบนสุดได้ก็ต่อเมื่อการตั้งค่าการกำหนดเส้นทางเริ่มต้นอยู่ในหน้าการตั้งค่าขั้นสูง

3. คลิกกำหนดค่าเพื่อตั้งค่าการกำหนดเส้นทางเริ่มต้น หรือหากต้องการเพิ่มกฎการกำหนดเส้นทางเริ่มต้นใหม่ ให้คลิกเพิ่มกฎอื่น

4. ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ในช่องเพิ่ม การตั้งค่า
   

   ตัวเลือกการตั้งค่า	สิ่งที่ต้องทำ
   ระบุผู้รับเอนเวโลปที่จะค้นหา	เลือกผู้รับรายเดียว แล้วป้อนอีเมลที่คุณสร้างไว้ในขั้นตอนที่ 1 ซึ่งก็คืออีเมลที่ผู้ใช้หรือลูกค้าของคุณส่งข้อความหา เช่น help@solarmora.com สำคัญ: โปรดตรวจสอบว่าอีเมลนี้ไม่ใช่บัญชี Google Workspace จริง โดยอีเมลดังกล่าวต้องไม่มีบัญชีผู้ใช้ กล่องจดหมาย หรือการเป็นสมาชิกกลุ่มที่เชื่อมโยงอยู่ อีเมลควรมีอยู่ในกฎการกำหนดเส้นทางเริ่มต้นนี้เท่านั้นเพื่อรองรับการนำส่งอีเมลขาออกจำนวนมาก
   หากผู้รับเอนเวโลปตรงกับค่าข้างต้น ให้ทำดังนี้	ผู้รับเอนเวโลป: เลือกช่องเปลี่ยนผู้รับเอนเวโลป แล้วเลือกตัวเลือกแทนที่ผู้รับ ป้อนที่อยู่อีเมลของฝ่ายสนับสนุน CRM ที่คุณยืนยันในขั้นตอนที่ 1 เช่น support@my-crm.com หาก CRM สร้างที่อยู่อีเมลแบบสุ่มจากที่อยู่อีเมลของฝ่ายสนับสนุน ให้ป้อนที่อยู่อีเมลนั้นแทน จดหมายขยะ: (ไม่บังคับ) หากต้องการให้ Gmail เปลี่ยนเส้นทางข้อความที่ทำเครื่องหมายว่าเป็นจดหมายขยะ ให้เลือกช่องข้ามตัวกรองจดหมายขยะ... โดยค่าเริ่มต้น กฎการกำหนดเส้นทางจะไม่เปลี่ยนเส้นทางอีเมลที่ทำเครื่องหมายว่าเป็นจดหมายขยะ Gmail จะจัดประเภทข้อความขาเข้าว่าเป็นจดหมายขยะก่อนส่งถึงผู้รับ และส่งไปที่: (ไม่บังคับ) หากต้องการส่งต่อข้อความไปยังอีเมลอื่นเพิ่มเติม ให้เลือกช่องเพิ่มผู้รับอื่น จากนั้นคลิกเพิ่มเพื่อป้อนอีเมล เช่น คุณอาจต้องการส่งสำเนาข้อความ CRM ไปยังทีมขายหรือตัวคุณเอง หมายเหตุ: ผู้รับรายอื่นๆ อาจได้รับข้อความหลังจากที่ CRM ได้รับข้อความแล้ว ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ขีดจำกัดอัตราการรับของ Gmail ใน Google Workspace
   ตัวเลือก	เลือกตัวเลือกดำเนินการนี้กับอีเมลที่รู้จักและไม่รู้จัก

5. คลิกบันทึกที่ด้านล่างของช่องเพิ่มการตั้งค่า

6. ตรวจสอบว่ากฎการกำหนดเส้นทางใหม่ของคุณปรากฏในตารางการกำหนดเส้นทางเริ่มต้น

การเปลี่ยนแปลงอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมง แต่โดยปกติจะใช้เวลาน้อยกว่านั้น ดูข้อมูลเพิ่มเติม

ขั้นตอนที่ 3 ยืนยันการส่งต่อและการสร้างกรณี

หากต้องการตรวจสอบว่าระบบส่งต่อข้อความอย่างถูกต้อง ให้ส่งอีเมลไปยัง อีเมลสำหรับการส่งต่อ เช่น help@solarmora.com จากนั้นยืนยันว่าระบบ CRM ได้รับข้อความและสร้างเคสหรือตั๋วจากข้อความดังกล่าว