Как администратор Google Workspace, вы можете использовать параметр Автоматическое удаление электронных писем и чатов, чтобы управлять хранилищем писем для сотрудников организации. Вы можете выбрать, сколько дней следует хранить сообщения в почтовом ящике пользователя, и создать параметры, определяющие следующее:
- должны ли сообщения переноситься в корзину или удаляться без возможности восстановления, когда срок их хранения истекает;
- нужно ли хранить письма с определенными ярлыками;
- должны ли сообщения удаляться автоматически или пользователи могут управлять этим процессом.
Параметр Автоматическое удаление электронных писем и чатов предназначен только для писем Gmail и классической версии Hangouts (поддержка прекращена). Чтобы управлять хранением сообщений Google Chat, следуйте инструкциям в статье Как автоматически удалять сообщения Chat в организации.
Как управлять хранением сообщений с помощью Сейфа
Если вам необходимо настроить автоматическое удаление для всех аккаунтов и писем, например в целях соблюдения законодательства или нормативных требований, воспользуйтесь Google Сейфом вместо параметра Автоматическое удаление электронных писем и чатов. Мы рекомендуем управлять хранением писем с помощью параметра автоматического удаления или Сейфа, но не использовать оба варианта одновременно. Подробную информацию можно найти на странице Часто задаваемые вопросы о хранении данных в Сейфе.
Как применяются настройки автоматического удаления
В этом разделе описано, как управлять письмами с помощью параметра Автоматическое удаление электронных писем и чатов:
Он применяется ко входящим и архивированным письмам, а также к письмам, добавленным с помощью Gmail API.
Если в цепочке есть хотя бы одно письмо, которое не должно удаляться согласно настройкам хранения, в ней сохраняются все письма, независимо от того, включен или отключен просмотр в виде цепочки.
Этот параметр не применяется к письмам в папке Корзина – они навсегда удаляются через 30 дней.
Этот параметр применяется к письмам по расписанию, поэтому при завершении периода хранения письма могут быть удалены не сразу. Они удаляются при следующем применении параметра.
Чтобы определить, когда нужно удалять письма, для параметра используются дата и время поступления письма в Gmail. Для писем, перенесенных в Gmail или полученных Gmail из почтового ящика POP или IMAP, используется заголовок Date: или атрибут IMAP Internal Date.
Как включить автоматическое удаление сообщений
-
В консоли администратора Google нажмите на значок меню
Приложения
Google Workspace
Gmail
Соблюдение нормативных требований.У вас должны быть права администратора с доступом к настройкам Gmail.
- Слева выберите организацию верхнего уровня (как правило, это ваш домен).
- Прокрутите страницу до параметра Автоматическое удаление электронных писем и чатов и выберите Автоматически удалять письма и сообщения чатов, срок хранения которых превышает указанное число дней.
- Укажите срок хранения сообщений в днях. Например, введите 45, чтобы удалить письма, отправленные или полученные более 45 дней назад. Наименьшее значение параметра: 30.
- В разделе "Что делать с автоматически удаленными письмами и сообщениями" выберите вариант:
- Перемещать сообщения в корзину. Письма хранятся в корзине ещё 30 дней, а затем удаляются. Это позволит вам восстановить сообщения, удаленные по ошибке.
- Удалить сообщения навсегда. Сообщения не попадают в корзину и удаляются навсегда через указанное количество дней. и восстановить их нельзя.
- Чтобы письма с определенным ярлыками не удалялись автоматически, введите список ярлыков через запятую в разделе Не удалять автоматически письма и сообщения со следующими ярлыками. Сообщите об этих ярлыках сотрудникам организации, чтобы они могли помечать ими сообщения, которые нужно сохранить. Подробнее о том, как использовать ярлыки для систематизации писем в Gmail…
- Нажмите Сохранить.