Google Workspace yöneticisi olarak, kuruluşunuzdaki kullanıcılar için mesaj depolama alanını yönetmek üzere E-posta ve sohbet iletilerini otomatik silme ayarını kullanabilirsiniz. İletilerin kullanıcıların posta kutusunda kalacağı gün sayısını ayarlayabilir ve aşağıdaki işlemleri gerçekleştiren ayarlar oluşturabilirsiniz:
- Depolama alanında tutulma süresi dolduktan sonra iletileri çöp kutusuna taşıma veya kalıcı olarak silme
- Belirli etiketlere sahip iletileri saklama
- İletilerin otomatik olarak silinmesini veya kullanıcılarınızın ileti silme işlemini yönetmesine izin verme
E-posta ve sohbet iletilerini otomatik silme ayarı yalnızca Gmail ve klasik Hangouts (desteği sonlandırılmış) ileti depolama alanı içindir. Google Chat mesaj depolama alanını yönetmek için Kuruluşunuzun Chat mesajlarını otomatik olarak silme başlıklı makaleyi inceleyin.
Apps Kasası ile mesaj depolama alanını yönetme
Tüm hesaplar ve iletiler için otomatik silme özelliğinin kullanılması gerekiyorsa (örneğin, yasal amaçlar veya uygunluk amaçları için) E-posta ve sohbeti otomatik silme ayarı yerine Google Apps Kasası'nı kullanın. Google, ileti saklama süresini yönetmek için otomatik silme ayarını veya Apps Kasası'nı kullanmanızı önerir. İkisini birden kullanmanız önerilmez. Apps Kasası'nda veri saklama ile ilgili SSS sayfasından daha fazla bilgi edinebilirsiniz.
Otomatik silme ayarları nasıl uygulanır?
Bu bölümde, E-posta ve sohbet iletilerini otomatik silme ayarı ile iletilerin nasıl yönetildiği açıklanmaktadır:
Bu ayar, kullanıcının gelen kutusundaki e-posta iletileri, arşivlenmiş iletiler ve Gmail API ile eklenen iletiler için geçerlidir.
İleti dizisindeki en az bir ileti ayarlara göre saklandığında, ileti dizisindeki tüm iletiler saklanır. Bu işlem, ileti dizisi görünümü etkin veya devre dışı olduğunda gerçekleşir.
Bu ayar, Çöp Kutusu klasöründeki iletilere uygulanmaz. Çöp Kutusu'ndaki iletiler 30 gün sonra kalıcı olarak silinir.
Ayar, mesajlara düzenli olarak planlı bir şekilde uygulanır. Bu nedenle, depolama alanı süresi sona erdiğinde iletiler hemen kaldırılmayabilir. Bu ayarlar, ayar bir sonraki sefer uygulandığında kaldırılır.
Bu ayar, iletilerin ne zaman silineceğini belirlemek için Gmail'in iletiyi aldığı günü ve saati kullanır. Gmail'e taşınan veya Gmail tarafından POP ya da IMAP posta kutusundan alınan iletilerde bu ayar için Tarih: üstbilgisi veya IMAP Dahili Tarih özelliği kullanılır.
İletilerin otomatik olarak silinmesini etkinleştirme
-
Google Yönetici Konsolu'nda Menü
UygulamalarGoogle WorkspaceGmailUyumluluk'a gidin.Gmail Ayarları yönetici ayrıcalığına sahip olmayı gerektirir.
- Sol tarafta en üst düzey kuruluşunuzu (genellikle alanınızdır) seçin.
- E-posta ve sohbet iletilerini otomatik silme ayarına gidin ve Belirtilen gün sayısından daha eski e-posta ve sohbet iletilerini otomatik olarak sil'i seçin.
- İletilerin saklanmasını istediğiniz gün sayısını girin. Örneğin, 45 günden daha eski iletileri silmek için 45 yazın. Minimum değer 30'dur.
- Otomatik olarak silinen iletilerin nasıl işleneceği bölümünde, silinen iletiler için bir seçenek belirleyin:
- İletileri Çöp Kutusu klasörüne taşıyın. İletiler silinmeden önce 30 gün daha çöp kutusunda kalır. Bu ek süre yanlışlıkla silinen iletileri geri almanıza olanak tanır.
- İletileri kalıcı olarak sil: Belirttiğiniz gün sayısı dolduktan sonra iletiler çöp kutusunu atlayıp kalıcı olarak silinir. Kalıcı olarak silinmiş iletileri geri alamazsınız.
- (İsteğe bağlı) Belirli etiketlere sahip iletileri otomatik silme işleminden hariç tutmak için Aşağıdaki etiketlere sahip iletileri otomatik olarak silme altında, etiket adlarının virgülle ayrılmış bir listesini girin. Bu etiketleri kuruluşunuzdaki kullanıcılara ileterek saklamak istedikleri iletiler için aynı etiketleri oluşturmalarını sağlayın. Gmail'i düzenlemek için etiketler oluşturma hakkında bilgi edinin.
- Sayfanın alt kısmında Kaydet'i tıklayın.