Gửi email từ máy in, máy quét hoặc ứng dụng

Thiết lập thiết bị hoặc ứng dụng để gửi email thông qua Google Workspace

Là quản trị viên, bạn có thể thiết lập các thiết bị và ứng dụng để gửi email thông qua Google Workspace. Thiết lập Gmail để gửi email từ các máy in và máy quét thông thường, bao gồm cả Canon, Epson, HP, Ricoh và Xerox.

Bạn có 3 lựa chọn để thiết lập email bằng máy in, máy quét hoặc ứng dụng, tuỳ thuộc vào thiết bị hoặc ứng dụng mà bạn dùng:

  • Cách 1: Gửi email bằng dịch vụ chuyển tiếp SMTP (nên dùng)
  • Cách 2: Gửi email bằng máy chủ SMTP của Gmail
  • Cách 3: Gửi email bằng máy chủ SMTP bị hạn chế của Gmail

Trước khi bắt đầu

  • Google không hỗ trợ các vấn đề liên quan đến thiết bị hoặc ứng dụng bên thứ ba. Để được trợ giúp thiết lập thiết bị hoặc ứng dụng để gửi email, hãy xem thông tin hỗ trợ hoặc liên hệ với nhà cung cấp thiết bị hoặc ứng dụng.
  • Máy quét hoặc máy in cũ có thể không hỗ trợ OAuth. OAuth cho phép các ứng dụng và thiết bị chia sẻ dữ liệu trong Tài khoản Google mà không yêu cầu tên người dùng hoặc mật khẩu. Những thiết bị này có thể không hỗ trợ tính năng gửi email.
  • Nếu bạn đang cố gắng xác thực tài khoản ngay từ máy in và tài khoản của bạn đã bật tính năng Xác minh 2 bước, thì lỗi xác thực sẽ xuất hiện. Để khắc phục lỗi này, hãy định cấu hình mật khẩu ứng dụng.

Cách 1: Gửi email bằng dịch vụ chuyển tiếp SMTP (nên dùng)

Bạn nên sử dụng dịch vụ chuyển tiếp SMTP để gửi email từ thiết bị hoặc ứng dụng. Dịch vụ chuyển tiếp SMTP xác thực thư bằng địa chỉ IP, vì vậy, các thiết bị và ứng dụng có thể gửi thư cho bất kỳ ai trong hoặc ngoài tổ chức của bạn. Đây là lựa chọn an toàn nhất.

Lưu ý

Khi sử dụng dịch vụ chuyển tiếp SMTP:

  • Mỗi người dùng trong tổ chức của bạn có thể chuyển tiếp thư cho tối đa 10.000 người nhận mỗi ngày. Tìm hiểu thêm về hạn mức gửi của dịch vụ chuyển tiếp SMTP.
  • Thư đáng ngờ có thể bị lọc hoặc từ chối.
  • Tên miền đủ điều kiện của dịch vụ SMTP là smtp-relay.gmail.com.
  • Các lựa chọn cấu hình bao gồm:
    • Cổng 25, 465 hoặc 587
    • Giao thức SSL và TLS
    • Địa chỉ IP động (có thể cần địa chỉ IP tĩnh để xác thực)

Các bước thiết lập

  1. Thiết lập dịch vụ chuyển tiếp SMTP trong Google Workspace bằng cách làm theo các bước trong bài viết Định tuyến thư chuyển tiếp SMTP gửi đi thông qua Google.
  2. Thiết lập các thiết bị và ứng dụng để kết nối với dịch vụ SMTP smtp-relay.gmail.com trên một trong các cổng sau: 25, 465 hoặc 587.

Cách 2: Gửi email bằng máy chủ SMTP của Gmail

Nếu kết nối bằng SSL hoặc TLS, bạn có thể gửi email cho bất kỳ ai trong hoặc ngoài tổ chức của mình bằng cách sử dụng smtp.gmail.com làm máy chủ SMTP. Để sử dụng lựa chọn này, bạn cần xác thực bằng tài khoản và mật khẩu Gmail hoặc Google Workspace khi thiết lập. Thiết bị sẽ sử dụng thông tin xác thực đó mỗi khi cố gắng gửi email.

Lưu ý

Khi sử dụng máy chủ SMTP của Gmail:

  • Hạn mức gửi là 2.000 thư mỗi ngày. Tìm hiểu thêm về hạn mức gửi email.
  • Bộ lọc thư rác có thể từ chối hoặc lọc các thư đáng ngờ.
  • Tên miền đủ điều kiện của dịch vụ SMTP là smtp.gmail.com.
  • Các lựa chọn cấu hình bao gồm:

Các bước thiết lập

  1. Trên thiết bị hoặc trong ứng dụng, đối với địa chỉ máy chủ, hãy nhập smtp.gmail.com.
  2. Đối với Cổng, hãy nhập một trong các số sau:
    • Đối với SSL, hãy nhập 465.
    • Đối với TLS, hãy nhập 587.
  3. Để xác thực, hãy nhập địa chỉ email đầy đủ của bạn trên Google Workspace (ví dụ: your.name@example.com) và mật khẩu ứng dụng.

Cách 3: Gửi email bằng máy chủ SMTP bị hạn chế của Gmail

Lựa chọn này chỉ cho phép tổ chức của bạn gửi thư cho người dùng Gmail hoặc Google Workspace. Lựa chọn này không yêu cầu xác thực.

Nếu thiết bị hoặc ứng dụng của bạn không hỗ trợ SSL, thì bạn phải sử dụng máy chủ SMTP bị hạn chế aspmx.l.google.com.

Lưu ý

Khi sử dụng máy chủ SMTP bị hạn chế của Gmail:

  • Xác minh địa chỉ IP của thiết bị hoặc ứng dụng.
  • Áp dụng hạn mức cho mỗi người dùng Google Workspace.
  • Bộ lọc thư rác có thể từ chối hoặc lọc các thư đáng ngờ.
  • Tên miền đủ điều kiện của dịch vụ SMTP là aspmx.l.google.com.
  • Không bắt buộc phải có TLS và xác thực.
  • Các lựa chọn cấu hình bao gồm:
    • Cổng 25
    • Địa chỉ IP động

Các bước thiết lập

  1. Kết nối thiết bị hoặc ứng dụng của bạn với máy chủ SMTP bị hạn chế của Gmail:
    1. Đối với địa chỉ máy chủ, hãy nhập aspmx.l.google.com.
    2. Đối với cổng, hãy nhập 25.
  2. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy thêm địa chỉ IP của thiết bị hoặc ứng dụng vào danh sách cho phép bằng cách làm theo các bước trong bài viết Thêm địa chỉ IP vào danh sách cho phép trong Gmail.
  3. Thiết lập SPF cho miền của bạn. Đảm bảo bản ghi SPF của bạn có chứa địa chỉ IP hoặc miền của thiết bị hoặc ứng dụng đang gửi thư từ miền của bạn để thư từ các thiết bị này không bị từ chối. Bản ghi SPF của bạn phải tham chiếu đến tất cả người gửi cho miền của bạn. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Thiết lập SPF.


Google, Google Workspace cũng như các nhãn hiệu và biểu trưng có liên quan là các nhãn hiệu của Google LLC. Tất cả các tên sản phẩm và công ty khác là nhãn hiệu của những công ty mà chúng liên kết.