Как настроить подписи пользователей Google Workspace в Gmail

Чтобы добавить подпись в электронное письмо, следуйте инструкциям в статье Как создать подпись в Gmail.

Пользователи управляемых аккаунтов Gmail могут создать подпись, которая будет автоматически добавляться к отправляемым ими письмам. Это может быть контактная информация, логотип компании, ссылки или что-то другое.

Администратор может создать одинаковые подписи для всех пользователей, а также разрешить им добавлять в свои подписи изображения с Google Диска. Подпись Gmail может содержать до 10 000 символов.

Как предоставить каждому пользователю подпись по умолчанию

Вы можете автоматически добавлять колонтитул в конце каждого письма ваших пользователей. Добавьте текст для соответствия юридическим и нормативным требованиям, рекламных акций компании или стандартной подписи. Пользователи не увидят его при создании сообщения, а также не смогут изменить такую подпись или удалить ее. Подробная информация приведена в статье Как добавить нижний колонтитул к исходящим сообщениям.

  1. В консоли администратора Google нажмите на значок меню > Приложения > Google Workspace > Gmail > Соблюдение нормативных требований.

    У вас должны быть права администратора с доступом к настройкам Gmail.

  2. Прокрутите страницу до раздела Добавление нижнего колонтитула.
  3. Нажмите Настроить или Добавить правило.
  4. В окне Добавление настроек выполните действия, указанные в таблице ниже.
    Параметр Что вам нужно сделать
    Добавление нижнего колонтитула Введите название для параметра нижнего колонтитула. Оно будет отображаться в таблице настроек.
    Добавить нижний колонтитул ко всем исходящим сообщениям электронной почты
    1. Введите текст, который нужно добавлять в конец каждого письма сотрудников организации.
    2. Используйте средства форматирования для настройки внешнего вида текста. Если вы добавляете изображение в нижний колонтитул, рекомендуем использовать изображение размером 70–100 пикселей в высоту и 300–400 в ширину. Максимально допустимые параметры: 100 пикселей в высоту и 1000 в ширину.
    Настройки

    По умолчанию нижний колонтитул добавляется только к письмам, отправляемым за пределы вашей организации.

    При необходимости вы можете установить флажок Добавлять нижний колонтитул к письмам, отправляемым внутри организации.
  5. В нижней части окна Добавление настроек нажмите Сохранить.
  6. Убедитесь, что новое правило есть в таблице Добавление нижнего колонтитула.

Изменения вступают в силу в течение 24 часов (обычно быстрее). Подробнее…

Примечание (для продвинутых пользователей). Вы можете применить одинаковую подпись к настройкам всех пользователей с помощью Gmail API. Подпись появляется, когда пользователь открывает окно для создания письма, и он может изменить ее. Подробнее об управлении подписями…

Как пользователи могут добавлять изображения в свои подписи Gmail

Пользователи организации могут добавить изображение в свою подпись Gmail, выбрав ее на Диске или компьютере либо указав URL.

  1. В Gmail перейдите в раздел Настройки.
  2. Выберите вкладку Общие > прокрутите страницу до своей подписи.
  3. Нажмите Вставить изображение.

Чтобы добавить изображение из интернета:

  1. Выберите Из Интернета.

  2. Вставьте URL в поле.

    Изображение будет показано ниже.

  3. Нажмите Выбрать. Изображение будет добавлено в подпись.

Подробнее о том, как найти URL страницы или изображения…

Чтобы добавить изображение из раздела "Мой диск":

  1. Выберите Мой диск.
  2. Выберите изображение.
  3. Нажмите Выбрать. Изображение будет добавлено в подпись.

Важно! Чтобы хранящаяся на Диске фотография (или изображение) отображалась в подписи, ее нужно сделать общедоступной. Подробная информация приведена в статье Как предоставить доступ к файлам и папкам на Google Диске.

Чтобы загрузить изображение с компьютера:

  1. Нажмите Загрузить.
  2. Перетащите файл изображения в окно или нажмите Выбрать файл на устройстве.
  3. Если вы нажали Выбрать файл…
    1. Выберите файл изображения.
    2. Нажмите Открыть.

Изображение будет добавлено в подпись.

Разрешить пользователям добавлять изображения с Диска

Чтобы сотрудники вашей организации могли добавлять в подпись изображения с Диска, включите в консоли администратора Google доступ к файлам в этом сервисе.

  1. В консоли администратора Google нажмите на значок меню > Приложения > Google Workspace > Диск и Документы.

    У вас должно быть право администратора для настройки Диска и Документов.

  2. Нажмите Настройки доступа и включите параметр Предоставление доступа пользователям не из домена название вашей организации.
  3. Установите флажок Если доступ за пределами домена ваш домен разрешен, пользователи в организационном подразделении название подразделения могут предоставлять доступ к файлам и опубликованному веб-контенту по ссылке.
  4. Нажмите Сохранить.

Как управлять подписями в большой организации

Если у вас крупная организация, в Workspace Marketplace есть приложения, которые помогут работать с большим числом подписей.

Устранение неполадок с подписями в Gmail

Если у вас возникли проблемы при настройке подписи Gmail или добавлении изображений в нее, устраните неполадки с подписями Gmail.