管理者は、ユーザーがオフライン Gmail を使用できるように設定することができます。オフライン Gmail を利用すれば、インターネットに接続できない場合でもメールの閲覧、作成、検索、削除、ラベル付けが可能です。後でインターネットに接続したときに Gmail が最新の状態に自動的に更新され、送信トレイ内のメールが送信されて新着メールが受信トレイにダウンロードされます。
Gmail にはデフォルトで過去 30 日間のメール（添付ファイルを含む）が保存されます。迷惑メールやゴミ箱内のメールは保存されません。
要件
Google Workspace でオフライン Gmail を使用するには:
- Chrome ブラウザの最新バージョン（バージョン 61 以降）が必要です。Gmail ウェブ オフラインは、オフライン Gmail の Chrome アプリに代わるものです。
- Gmail をブラウザの 1 つのタブで開く必要があります。
- 管理者が管理コンソールでオフライン Gmail を有効にする必要があります（手順は下記を参照）。
ステップ 1: ユーザーのオフライン Gmail アクセスを有効にする
ユーザーが Gmail の設定でオフライン Gmail を有効にするには、まず管理者が管理コンソールでオフライン機能を有効にする必要があります。
-
Google 管理コンソールで、メニュー アイコン
[アプリ] [Google Workspace] [Gmail] [ユーザー設定] に移動します。アクセスするには Gmail の「設定」管理者権限が必要です。
- [Gmail ウェブ オフライン] までスクロールします。
- [Gmail ウェブ オフラインを有効にする] チェックボックスをオンにします。
- （省略可）すべてのユーザーについて、Google アカウントからのログアウト時にオフライン コンテンツが削除されるようにするには、[Google アカウントからログアウトする際にオフライン データを強制的に削除します] チェックボックスをオンにします。これにより、ユーザーのローカル デバイスにコンテンツが保存されたままになることを回避できます。
- [保存] をクリックします。
ステップ 2: ユーザーがオフライン Gmail を有効にする
オフラインで作業をするユーザーは、各自で Gmail の設定からオフライン Gmail を有効にする必要があります。
- 受信トレイから、設定アイコン [設定] を選択します。
- [オフライン] タブをクリックします。
- [オフライン メールを有効にする] チェックボックスをオンにします。
[セキュリティ] で次のいずれかを選択し、Google アカウントからログアウトした際のオフライン コンテンツの扱い方を指定します（ログアウト時にオフライン コンテンツが削除されるように管理者が設定している場合、個々のユーザーはこのオプションを使用できません）。
- オフライン データをパソコンに保存: Google アカウントからログアウトした際やパスワードを変更した際に、デバイスに保存したデータを削除しません。アカウントのデータをデバイスから削除するには、オフライン メールを無効にして変更を保存してください。
オフライン データをパソコンから削除: Google.com メールへの再ログインの際に、データをパソコンに再同期する必要があります。メールボックスの再同期が完了するまでに数時間かかる場合があります。
注: ユーザーがアカウントからログアウトする際にオフライン コンテンツを削除する設定を管理者が有効にしている場合、ユーザーがこれを Gmail の設定で変更することはできません。
[変更を保存] をクリックします。
オフライン Gmail を開く
Chrome でオフライン Gmail を開く方法は次のとおりです。
- 受信トレイでブックマークを作成しておき、オフライン時にはそのブックマークを使用して Gmail を開きます。
- インターネットに接続していない場合は、Chrome ブラウザ ウィンドウを開き、「mail.google.com」と入力します。
オフラインの設定を行う
オフライン Gmail では、デフォルトで過去 30 日間のメールと添付ファイルがローカル デバイスに保存されます。また、Chrome によってハードドライブの空き容量の最大 60% がオフライン コンテンツ用として Gmail に割り当てられます。オフライン コンテンツ用の保存容量を減らすには、同期設定の [添付ファイルをダウンロードする] チェックボックスをオフにするか、保存期間を 7 日間に減らします。
- Gmail で、設定アイコン [設定] をクリックします。
- [オフライン] タブをクリックします。
- 同期設定で値を選択します。 値は 7 日間、30 日間、90 日間です。
- （省略可）[添付ファイルをダウンロードする] チェックボックスをオフにします。
- [変更を保存] をクリックします。
一般的な問題のトラブルシューティング
オフライン Gmail を使用している際に発生する可能性のある一般的な問題についてご注意ください。
オフライン機能が使用できない
- 管理者がドメインに対してオフライン Gmail を無効にすると、ドメイン内の個々のユーザーはオフライン Gmail を利用できなくなります（ユーザーが各自の Gmail 設定で有効にした場合でも）。
- オフライン Gmail サービスは、Gmail がブラウザの 1 つのタブで開いている場合にのみ利用できます。ブラウザのタブを確認して、Gmail を開いている余分なタブがあればすべて閉じてください。
Gmail が開かない、予期せず終了する
Gmail が表示されない、正常に機能しないといった問題が発生した場合は、次の手順でブラウザの閲覧履歴を削除してみてください。
- Chrome ブラウザで、[その他のツール] [閲覧履歴を消去] を選択します。
- [閲覧履歴] チェックボックスをオンにして [データを削除] をクリックします。
オフライン Gmail の保存容量が不足している
メールに多くの添付ファイルが含まれている場合は、同期設定で [添付ファイルをダウンロードする] チェックボックスをオフにし、保存期間を 7 日間に減らします（上記の手順 1 ～ 5 を参照）。