Den här funktionen är för närvarande tillgänglig för Google Drive, Dokument och Google Chat .
Utgåvor som stöds för den här funktionen: (Drive, Dokument och Chat) Frontline Plus; Business Plus; Enterprise Standard och Enterprise Plus; Education Standard och Education Plus; Enterprise Essentials och Enterprise Essentials Plus. (Endast Drive och Dokument) Business Standard; Ideella organisationer; G Suite Business. Jämför din utgåva
Målgrupper är grupper av personer – till exempel avdelningar eller team – som du kan rekommendera att användarna delar sina objekt med. Du kan lägga till dem i användarnas delningsinställningar i en Google-tjänst, till exempel Google Drive eller Chat, för att uppmuntra användare att dela objekt med en mer specifik eller begränsad målgrupp snarare än hela organisationen.
Varför använda målgrupper?
Målgrupper ger användarna ytterligare ett sätt att dela sina objekt, utöver att dela med hela organisationen eller dela direkt med användare eller grupper. Med administratörsrekommenderade målgrupper kan du:
- Förbättra säkerheten och sekretessen för dina data – Målgrupper ger användarna mer kontroll över hur brett de delar sina objekt. Detta kan bidra till att förbättra säkerheten för din organisations data och sekretessen för en användares data genom att minska risken för att användare av misstag delar sina filer, synliga utrymmen i Chat eller andra objekt för mycket.
- Gör det enklare för användare att dela på lämpligt sätt – Målgrupper kan minska användarnas behov av att ange grupper och specifika användare att dela med och svara på åtkomstförfrågningar. Istället tillåter målgrupper användare att enkelt bredda åtkomsten till objekt utan att behöva oroa sig för säkerhet, eftersom dessa målgrupper är godkända av deras administratör. Dessutom skickas inte delningsmeddelanden till målgruppsmedlemmar när de delas med en målgrupp, vilket gör dessa målgrupper bekväma för bred delning.
Tillgänglighet av målgrupper
Målgrupper är för närvarande endast tillgängliga för:
Den här funktionen kommer att vara tillgänglig för andra Google-tjänster i en senare version.
*Dokumentredigerare inkluderar Dokument, Kalkylark, Presentationer, Videor, Formulär och Webbplatser.
Så här fungerar det: Ett exempel för Drive
Målgrupper ger ett enkelt och bekvämt sätt för användare att dela objekt mer lämpligt. Anta till exempel att du vill skapa en målgrupp för ditt företags tre regionala säljteam så att de enklare kan länka och dela Drive-filer med varandra, utan att dela dem med hela företaget.
Översikt: Skapa en målgrupp
- Skapa målgruppen
Börja med att ange målgruppens namn och beskrivning. I det här exemplet kan du döpa målgruppen till "Säljteam" och lägga till en beskrivning, till exempel "Inkluderar medlemmar i alla regionala säljteam". Dina säljteam kommer att se namnet och beskrivningen i sina delningsinställningar för Drive. Mer information finns i Skapa en målgrupp .
- Lägg till medlemmar i målgruppen
Du kan lägga till grupper eller enskilda användare som medlemmar. I det här exemplet skulle du lägga till alla grupper för dina regionala säljteam som medlemmar. Mer information finns i Lägga till medlemmar i en målgrupp.
- Tillämpa dina målgrupper på en Google-tjänst
I det här exemplet går du till dina Drive-delningsinställningar i administratörskonsolen och väljer den överordnade organisationsenheten för säljteamen för att skapa en policy. Sedan väljer du målgruppen "Säljteam" för din policy och drar den till det primära (standard) delningsalternativet för Drive-filer. Mer information finns i Ange målgrupper för en Google-tjänst .
Användarupplevelse för länkdelning
När en användare som ingår i din målgruppspolicy vill ge åtkomst till en fil i Drive visas den primära målgruppen – i det här fallet ”Säljteam” – som det första länkdelningsalternativet i avsnittet ”Hämta länk” i filens delningsdialogruta:
Användare uppmuntras att dela med målgruppen "Säljteam". Men de har fortfarande flexibiliteten att dela med andra tillgängliga målgrupper istället, eller dela direkt med specifika användare och grupper.
Användare kan också begränsa möjligheten att söka efter sina filer till endast medlemmar i målgruppen genom att välja alternativet i länkinställningarna:
Innan du börjar
Gå igenom viktig information om målgrupper
Delningsalternativ för användare utan en version som stöds
När du skapar en målgrupp i administratörskonsolen kan du bara lägga till användare som har en Google Workspace-utgåva som stöder målgrupper.
När en användare utan en version som stöds försöker dela en Drive-fil ser de inte de målgrupper du skapar som ett delningsalternativ. De ser bara användare från hela organisationen. Den primära målgruppen (innehåller alla användare i organisationen) är standarddelningsalternativet för användare som inte har en version som stöds.
Hur målgrupper skiljer sig från andra grupper
- Du kan bara använda målgrupper som delningsalternativ i användarnas delningsinställningar för en Google-tjänst – till exempel länkdelningsalternativ för Drive. Till skillnad från andra typer av grupper du kan skapa kan målgrupper inte användas för några andra ändamål, till exempel e-postlistor, forum eller för att konfigurera åtkomst till tjänster.
- Du kan inte använda målgrupper som medlemmar i andra grupper eller målgrupper.
- Du kan inte ange ägare och ställa in gruppåtkomstalternativ direkt för målgrupper.
- Användare kan inte skapa eller göra några ändringar i målgrupper.
- Målgrupper har fördelar jämfört med vanliga grupper för att dela med bredare målgrupper. Se " Varför använda målgrupper? " ovan.
Typer av grupper du kan lägga till som målgruppsmedlemmar
Du kan använda alla typer av grupper som medlemmar i en målgrupp, inklusive:
- Administratörsskapade grupper, till exempel säkerhetsgrupper och dynamiska grupper (om de ingår i din Google Workspace-utgåva)
- Grupper som inte skapats av administratörer, inklusive grupper som dina användare skapar eller externa grupper
Obs! För närvarande kan synliga utrymmen i Chat inte inkludera externa medlemmar. Om en användare delar ett synligt utrymme med en målgrupp som inkluderar externa medlemmar, kan dessa medlemmar inte komma åt det.
För tips om hur du använder olika typer av grupper, gå till Bästa praxis för att distribuera målgrupper .
Vilka användare kan se en målgrupps detaljer
En målgrupps namn och beskrivning visas i en Google-tjänsts delningsinställningar för:
- Användarna i din organisation för vilka du tillämpade en policy med målgruppen
- Medlemmar i en målgrupp när ett objekt delas med dem
Viktigt (endast Drive): Om medlemmarna finns utanför din organisation kan de se målgruppens uppgifter om du tillåter dina användare att dela objekt för en Google-tjänst externt. I så fall, se till att målgruppens namn och beskrivning inte innehåller känslig eller konfidentiell information.
- (Google Drive) Alla med kommentators- eller redigeringsåtkomst till en fil vars målgrupp är vald, även om de inte är medlemmar i målgruppen.
Obs! Målgrupper för en Google-tjänst visas inte i Google Gruppers gränssnitt för användare, på groups.google.com.
Var du kan tillämpa en målgruppspolicy
För att göra målgrupper tillgängliga för användare skapar du en policy för en organisationsenhet eller konfigurationsgrupp :
- För Drive-användare kan du skapa policyer för valfria organisationsenheter eller konfigurationsgrupper.
- För synliga utrymmen i Chat kan du skapa en policy endast för din organisationsenhet på högsta nivå .
Vilka objekt användare kan dela med en målgrupp
När du har skapat en målgruppspolicy för användare kan de dela alla objekt de äger med den målgruppen, till exempel ett dokument i Min enhet eller ett synligt utrymme i Chat.
Så här fungerar målgrupper med delade enheter
Delade enheter får alltid sina målgruppspolicyer från din organisationsenhet på högsta nivå , inte från underordnade organisationsenheter. Om du skapar målgruppspolicyer för underordnade organisationsenheter kan olika målgrupper vara tillgängliga för filer i användarnas Min enhet jämfört med filer på delade enheter.
Vilka administratörsbehörigheter du behöver för att hantera målgrupper
| Till... | Du behöver dessa administratörsrättigheter... |
|---|---|
| Grupper |
| Lägg till enskilda användare som medlemmar i en målgrupp | |
| Tillämpa en målgrupp på en Google-tjänst | Tjänstinställningar eller inställningsbehörigheterna för den specifika tjänsten |
Så här visar du granskningsloggar för målgrupper
Du kan visa en lista över målgruppsåtgärder som användare och administratörer utfört:
- För att se användaråtgärder för att skapa, uppdatera och ta bort målgrupper, gå till granskningsloggen för Groups Enterprise .
- Om du vill se administratörsåtgärder för att skapa och ta bort målgruppsinställningar (policyer) för en Google-tjänst (t.ex. Drive och Dokument) går du till administratörens granskningslogg .
Obs! För en åtgärd för ändring av programinställningar visar administratörens granskningslogg för närvarande en målgrupps ID istället för dess namn.
Granska bästa praxis
I vår guide med bästa praxis hittar du rekommendationer för att skapa målgrupper, lägga till medlemmar och skapa policyer för målgrupper. Du hittar också exempel på typiska distributionsscenarier.
Se Bästa praxis för att distribuera målgrupper .