התכונה הזו זמינה כרגע בשירותים Google Drive ו-Docs ו-Google Chat.
התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: (Drive, Docs ו-Chat) Frontline Plus, Business Plus, Enterprise Standard ו-Enterprise Plus, Education Standard ו-Education Plus, Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus. (רק ב-Drive וב-Docs) Business Standard, Nonprofits, G Suite Business. השוואה בין המהדורות
השיטות המומלצות האלה כוללות טיפים, המלצות ודוגמאות שיעזרו לכם להשלים את ההוראות ל-3 השלבים העיקריים שצריך לבצע כדי להטמיע קהל יעד.
במאמר מידע על משתמשי יעד מופיעה סקירה כללית על הנושא.
כשיוצרים קהל יעד
- כדאי להשתמש בשם שמתאר בצורה תמציתית את החברים בקהל היעד – השם יכול גם לעזור לכם לזהות את היחידה הארגונית או את קבוצת ההגדרות שהקהל חל עליהן. לדוגמה, אם אתם יוצרים קהל לצוות המכירות בחוף המזרחי, והצוות נמצא ביחידה ארגונית בשם 'מכירות – החוף המזרחי', כדאי להשתמש בשם הזה לקהל היעד.
- מתארים את המטרה של קהל היעד – התיאור עוזר למשתמשים לבחור את רמת השיתוף המתאימה. כשמשתפים קובץ או קישור, המשתמשים רואים את התיאור כשהם מצביעים על שם קהל.
שיטות מומלצות להוספת חברים וניהול קבוצות
הוספת קבוצות במקום משתמשים ספציפיים כחברים
למרות שמשתמשי היעד עוזרים למשתמשים לשתף עם אנשים ספציפיים, המטרה שלהם היא לעודד שיתוף ושיתוף פעולה נרחבים בארגון. מומלץ להוסיף קבוצות, למשל של מחלקה או צוות גדול יותר, כחברים במקום משתמשים בודדים. אתם יכולים להוסיף כל סוג של קבוצה כחברה בקהל היעד, כולל קבוצות שאתם יוצרים במסוף Google Admin, באמצעות ממשקי API או כלי אחר, קבוצות שמשתמשים יוצרים וקבוצות שנוצרו מחוץ לארגון.
איך קבוצות שאינן אדמינים משפיעות על האבטחה והפרטיות
אם מוסיפים קבוצות שאין להן הרשאות אדמין כחברים בקהל יעד, החברות בקבוצות שנוצרו על ידי משתמשים או בקבוצות חיצוניות יכולה להשתנות בכל שלב. לדוגמה, אם מאפשרים למשתמשים להוסיף חברים חיצוניים לקבוצות שלהם, יכול להיות שאנשים מחוץ לארגון יקבלו גישה לקבצים ששותפו עם קהל היעד. לפני שמוסיפים קבוצה שאין לה הרשאות אדמין, כדאי לשקול אם היא עלולה להשפיע על האבטחה או על הפרטיות של הנתונים בארגון.
מידע נוסף על הוספה או הסרה של חברים מקהל היעד
עדכון אוטומטי של חברי הקבוצה
אם מהדורת Google Workspace שלכם כוללת קבוצות דינמיות, אתם יכולים להשתמש בהן כדי לנהל משתמשים באופן אוטומטי. לדוגמה, אתם יכולים לעדכן באופן אוטומטי את החברות בקבוצות כשמשתמשים מצטרפים לארגון, עוברים בין מחלקות בארגון או עוזבים אותו. הן זמינות במסוף Admin או עם Cloud Identity API. השימוש בקבוצות דינמיות עוזר לצמצם את הזמן שאתם מקדישים לניהול החברות בקבוצה באופן ידני. מידע נוסף על קבוצות דינמיות
שמירה על אבטחת הקבוצות
אפשר להמיר קבוצה פנימית רגילה לקבוצת אבטחה, שמאפשרת להשגיח, לבדוק ולעקוב אחרי ההרשאות ובקרת הגישה לקבוצה. קבוצות אבטחה זמינות עם Cloud Identity Groups API. מידע נוסף על קבוצות אבטחה
ניהול וסנכרון קלים של קבוצות
אפשר להשתמש ב-SDK לאדמינים Groups API כדי ליצור קבוצות או לנהל קבוצות שיוצרים באמצעות כלים אחרים. אתם יכולים גם להשתמש ב-Google Cloud Directory Sync (GCDS) כדי לסנכרן קבוצות שיצרתם ב-Microsoft Active Directory או בשרת LDAP עם Google Workspace. לאחר מכן, אתם יכולים להשתמש בקבוצות האלו שסונכרנו 'כמו שהן' כקהלים לטירגוט. מידע נוסף על Admin SDK Groups API ועל GCDS
שיטות מומלצות להחלת קהל יעד
אפשר להחיל עד 5 קהלים לטירגוט על מדיניות של Drive ו-Docs. מגדירים את קהל היעד שרוצים שהמשתמשים ישתמשו בו הכי הרבה, קהל היעד העיקרי – כלומר, אפשרות ברירת המחדל לשיתוף קישורים שמופיעה כשמשתמש פותח את האפשרויות לשיתוף קישורים.
כברירת מחדל, קהל מוגדר מראש שכולל את כל המשתמשים בארגון הוא הקהל הראשי. כדי ליצור קהל, יוצרים את אפשרות ברירת המחדל למשתמשים וגוררים אותה למיקום העליון ברשימת הקהלים:
פרטים נוספים מופיעים במאמר הגדרת קהלי יעד לשירות Google.
דוגמאות נפוצות לפריסה
הגבלת השיתוף באמצעות קישור לעובדים בלבד
אם בארגון שלכם יש גם עובדים וגם ספקים, אתם יכולים להשתמש בקהלי יעד כדי להקל על העובדים להגביל את שיתוף הקישורים עם הספקים:
- יוצרים 2 קהלים לטירגוט, לדוגמה, 'עובדים בלבד' ו'עובדים וספקים'. חשוב להוסיף תיאור ברור לכל אחד מהם.
- מוסיפים את כל העובדים הקבועים לקהל 'עובדים בלבד'. אתם יכולים ליצור קבוצה דינמית (אם היא כלולה במהדורת Google Workspace שלכם) או להשתמש בקבוצה קיימת שמכילה את כל העובדים.
- מוסיפים את כל המשתמשים בארגון לקהל 'עובדים וספקים'. אתם יכולים ליצור קבוצה שמכילה את כל חברי הארגון ולהוסיף אותה לקהל היעד. פרטים נוספים זמינים במאמר איך מוסיפים את כל המשתמשים לקבוצה.
- יוצרים מדיניות שיתוף ב-Google Drive וב-Docs לקהלי היעד. אפשר להחיל את המדיניות על כל המשתמשים או על יחידה ארגונית או קבוצת משתמשים ספציפיות. חשוב להגדיר את הקהל 'עובדים בלבד' כקהל ברירת המחדל על ידי גרירתו למיקום הראשי.
עכשיו העובדים יכולים להימנע בקלות משיתוף פריטים עם ספקים. אם צריך, המשתמשים עדיין יכולים לשתף פריטים עם משתמשים ספציפיים של ספקים.
פריסת קהלים למטרות טירגוט בכמה חשבונות Google Workspace
אם לארגון שלכם יש כמה חברות בנות, שלכל אחת מהן יש חשבון Google Workspace משלה, אתם יכולים להשתמש בקהלים ממוקדים כדי להמליץ למשתמשים לשתף את הקבצים שלהם בין חברות בנות. לדוגמה, יכול להיות שתרצו שהמחלקה של משאבי אנוש תשתף מסמכים עם כל הארגונים הבת. כך עושים זאת:
- לכל חשבון Google Workspace של חברה בת, יוצרים קבוצה שמכילה את כל המשתמשים. אתם יכולים ליצור קבוצת אדמינים רגילה או קבוצה דינמית (אם המהדורה של Google Workspace שלכם תומכת בהן). אפשר גם להשתמש בכלים הקיימים כדי ליצור את הקבוצה.
- בחשבון Google Workspace של חברת האם, יוצרים קהל יעד ונותנים לו שם, למשל 'כל העובדים בחברת הבת'. אחר כך מוסיפים את הקבוצות שיצרתם בשלב 1 כחברים בקהל הזה.
- יוצרים מדיניות שיתוף ב-Drive וב-Docs לקהל היעד 'צוות משאבי אנוש'. אפשר להחיל את המדיניות על היחידה הארגונית או על קבוצת ההגדרות של משאבי האנוש. אפשר גם להגדיר את הקהל 'עובדים בלבד' כקהל ברירת המחדל. כדי לעשות זאת, גוררים אותו למיקום הראשי.
המלצה על אפשרויות שיתוף באמצעות קישור שהולכות ומתרחבות
כדי למנוע שיתוף מידע בטעות, אתם יכולים ליצור אפשרויות לשיתוף קישורים שיאפשרו למשתמשים לבחור בין שיתוף מצומצם לשיתוף רחב של קישורים.
לדוגמה, נניח שלחברה שלכם יש כמה יחידות עסקיות. כל יחידה עסקית עובדת על מוצרים שונים, וכמה צוותים עובדים על כל מוצר. חברי כל צוות משתפים פעולה בצורה הדוקה ביניהם וגם עם צוותים אחרים במוצרים מסוימים. לפעמים, צוות צריך לשתף פעולה עם כל שאר היחידות העסקיות או הצוותים, למשל לצורך ביקורות של מנהלים ותכנון שנתי. לבסוף, במקרים נדירים, חברי צוות צריכים לשתף מידע עם כל החברה.
כדי לעזור למשתמשים למנוע שיתוף מיותר, אפשר להגדיר את קהלי היעד הבאים עבור צוות אחד – לפי סדר העדיפות במדיניות Drive:
- צוות ABC (ראשי)
כולל את כל המשתמשים בצוות
- תחום המוצר
משתמשים בכל הצוותים תחת קטגוריית המוצר (כולל משתמשים בצוות ABC)
- קטגוריית העסק
משתמשים בכל אזורי המוצר באזור העסקי
- בכל החברה
כל המשתמשים בחברה
פריסת קהלי יעד בהתאם להיררכיה של הארגון
אתם יכולים ליצור קהלים ממוקדים מומלצים על סמך ההיררכיה הייחודית של יחידות ארגוניות או קבוצות הגדרה בארגון שלכם. לדוגמה, אם הארגון שלכם הגדיר את ההיררכיה לפי תפקיד ומיקום גיאוגרפי, כך תוכלו להגדיר קהלים לטירגוט עבור מחלקת הכספים בבריטניה, לפי סדר העדיפות במדיניות שלכם ב-Drive:
- Finance UK
משתמשים במחלקת הכספים בבריטניה
- Finance Global
משתמשים ב-Global Finance (כולל משתמשים ב-Finance UK)
- בכל החברה
כל המשתמשים בחברה
המלצה לגבי היקף השיתוף בכמה דומיינים משניים
אם חשבון Google Workspace של הארגון שלכם כולל כמה דומיינים משניים, אתם יכולים להשתמש במשתמשי יעד כדי להמליץ על היקף השיתוף של המשתמשים בדומיין הראשי עם הדומיינים האחרים.
לדוגמה, נניח שכל חשבונות העובדים בחברה שלכם נמצאים בדומיין הראשי, וכל חשבונות השותפים והספקים נמצאים בדומיינים משניים. אם העובדים משתפים עם קהל היעד המוגדר מראש כברירת מחדל – שכולל את כל המשתמשים בכל הדומיינים – יכול להיות שהם משתפים את הקבצים שלהם עם יותר מדי אנשים. אתם יכולים להשתמש בקהלים לטירגוט כדי לעזור למשתמשים להגביל את השיתוף שלהם עם דומיינים משניים. כך עושים זאת:
- יוצרים קהל יעד, לדוגמה, 'עובדים בלבד'. חשוב להוסיף תיאור ברור.
- מוסיפים את כל העובדים בדומיין הראשי כחברים בקהל 'עובדים בלבד'. אתם יכולים ליצור קבוצה דינמית (אם היא כלולה במהדורת Google Workspace שלכם) או להשתמש בכלים הקיימים כדי ליצור קבוצה שמכילה את כל העובדים הקבועים.
- יוצרים מדיניות שיתוף ב-Drive וב-Docs עבור קהל היעד. החלת המדיניות על כל העובדים בדומיין הראשי. חשוב להגדיר את הקהל 'עובדים בלבד' כקהל ברירת המחדל על ידי גרירתו למיקום הראשי. הגדרת הקהל הזה תגרום לכך שברירת המחדל המוגדרת מראש תעבור למקום השני באפשרויות השיתוף של העובדים.
עכשיו העובדים יכולים להימנע משיתוף פריטים עם ספקים. אם צריך, המשתמשים עדיין יכולים לשתף פריטים עם כל המשתמשים בכל הדומיינים. משתמשים שהם שותפים או ספקים יכולים להמשיך לשתף עם כל החברה.
יצירת קהלים רחבים לטירגוט במרחבים ב-Chat
יצירת קהלי יעד רחבים במרחבים ב-Chat בשלב הזה, כל המרחבים שמשותפים עם קהל יעד נמצאים ביחידה הארגונית ברמה העליונה, כך שאפשר ליצור רק מדיניות אחת של קהלי יעד לכל המרחבים בארגון. מכיוון שלכל המשתמשים בארגון יש את אותם קהלים לטירגוט כשהם משתפים מרחבים, כדאי ליצור קבוצה של קהלים שמייצגים תחומים רחבים וחשובים בארגון, כמו:
- מחלקות מרכזיות
- קווי מוצרים
- מיקומי המשרדים
- ארגוני חברות-בת
- מטרות עסקיות, כמו גישה פנימית בלבד וגישת אורח חיצונית (שותפים, ספקים וכו')
- רמת הפיקוח, כמו מנהלים ועובדים שאינם מנהלים
Google, Google Workspace וסימנים וסמלי לוגו קשורים הם סימנים מסחריים של Google LLC. כל שמות החברות והמוצרים האחרים הם סימנים מסחריים של החברות שאליהן הם משויכים.