Einstieg in die Verwaltung von Gruppen für eine Organisation

Diese Seite richtet sich an Admins, die Gruppen für eine Organisation verwalten. Wenn Sie nicht Admin sind und Hilfe bei der Verwaltung Ihrer eigenen Gruppen benötigen, rufen Sie das Schulungscenter auf.

Mit Google Workspace kann Ihre Organisation ganz einfach anhand von Gruppen kommunizieren und teamübergreifend zusammenarbeiten. Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, mithilfe von Gruppen Funktionen und Dienste für unterschiedliche Nutzergruppen zu konfigurieren.

Wie das geht, erfahren Sie in diesem Artikel.

Gruppen für die Kommunikation und Zusammenarbeit einrichten

E‑Mail- und Verteilerlisten erstellen

Erstellen Sie zuerst Gruppen für Teams, Abteilungen oder andere Personengruppen in Ihrer Organisation. In einer Gruppe haben Mitglieder folgende Möglichkeiten:

  • E-Mails an alle Gruppenmitglieder senden
  • Gruppenmitglieder zu Besprechungen einladen
  • Inhalte mit anderen Mitgliedern teilen, beispielsweise Dokumente, Websites, Videos und Kalender

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Google Groups App für Nutzer einrichten

Wenn Sie den Dienst Google Groups for Business in Ihrer Admin-Konsole aktivieren, können Nutzer über die Google Groups App auf die Gruppen Ihrer Organisation zugreifen. Die App ist im App Launcher  und unter groups.google.com verfügbar. Google Groups bietet zusätzliche Funktionen für Gruppen (siehe unten). Je nach den Richtlinien, die Sie in der Admin-Konsole festlegen, können Nutzer Gruppen auf unterschiedliche Weise erstellen, verwalten und in ihnen arbeiten.

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Einer Gruppe mithilfe von Google Groups Funktionen hinzufügen

Gemeinsamer Posteingang

Nachdem Sie eine Gruppe erstellt haben, können Gruppeneigentümer und ‑manager (einschließlich Administratoren) die Google Groups App verwenden, um die Gruppe in einen gemeinsamen Posteingang umzuwandeln. Hier können Mitglieder mit Berechtigungen sich gegenseitig Unterhaltungen zuweisen und den Status einer Antwort verfolgen.

Zusätzliche Verwaltung von Mitgliedern und Unterhaltungen

In Google Groups lassen sich einer Gruppe auch Funktionen hinzufügen, z. B. eine Willkommensnachricht, die Moderation von Nachrichten oder automatische Antworten auf Gruppennachrichten.

Konfigurationsgruppen zur Verwendung durch Administratoren

Als Administrator können Sie Gruppen verwenden, um Einstellungen für verschiedene Nutzer anzupassen, ohne die Organisationsstruktur zu ändern. In der Regel passen Sie Einstellungen mithilfe von Organisationseinheiten an. Größere Organisationen müssen möglicherweise weitere Anpassungen mithilfe von Gruppen vornehmen.

Administratoren haben mit Gruppen folgende Möglichkeiten:

Optionen für große Organisationen

In Organisationen mit großen oder mit vielen Gruppen haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Empfohlene Gruppen oder Zielgruppen für die Freigabe erstellen. Weitere Informationen

    Damit helfen Sie Nutzern, Dokumente nicht für die gesamte Organisation, sondern für das richtige Team freizugeben Fügen Sie beispielsweise den Freigabeeinstellungen der Nutzer eine Zielgruppe hinzu, z. B. der Freigabeoption „Link abrufen“ in Drive.

  • Mitgliedschaft mithilfe dynamischer Gruppen automatisch verwalten

    Erstellen Sie eine Gruppe, in der Mitglieder basierend auf einer von Ihnen erstellten Mitgliedschaftsabfrage automatisch hinzugefügt oder entfernt werden Diese Option ist sinnvoll, wenn Mitarbeiter in Ihrer Organisation häufig Rollen oder Standorte wechseln und Sie eine automatisierte Methode benötigen, um die Gruppenmitgliedschaften auf dem neuesten Stand zu halten.

  • Gruppen mit Ihrem LDAP- oder Active Directory-Server synchronisieren

    Dafür sind Entwicklerkenntnisse erforderlich. Sie können Ihre alten Gruppen mit Google Workspace synchronisieren, indem Sie Tools verwenden, die die Directory API des Admin SDK nutzen. Zu diesen Tools gehören Google Cloud Directory Sync (GCDS) und Tools, die Sie selbst erstellen.

  • Gruppen mithilfe von APIs erstellen und verwalten

    Dafür sind Entwicklerkenntnisse erforderlich. Sie können viele Gruppeneinstellungen und ‑funktionen mithilfe einer entsprechenden API im Bulk verwalten.