Por ser um administrador do Grupos, você pode definir, para toda a organização, opções que controlam quem pode acessar, criar e participar dos grupos no app Grupos do Google dos seus usuários. Por exemplo, você pode permitir que apenas administradores criem grupos, mas permitir que os usuários vejam mensagens e façam postagens. Também é possível permitir que usuários (ou até clientes externos) criem e gerenciem grupos.
Independentemente da opção selecionada aqui, os endereços do grupo ainda vão aparecer como sugestões quando você digitar endereços no Gmail ou em convites da Agenda.O que os administradores podem controlar
Estas opções definem os padrões da organização e as opções disponíveis para os proprietários dos grupos em groups.google.com. Dependendo das configurações escolhidas, os proprietários também poderão definir as configurações dos grupos.
Os administradores são proprietários dos grupos:seja qual for a configuração, por ser administrador do Grupos, você tem privilégios de proprietário em todos os grupos na sua organização, mesmo nos criados por outras pessoas. Você tem as mesmas permissões que o proprietário de um grupo.
Os links direcionam para os detalhes abaixo sobre qual configuração usar.
| Política para toda a organização | Opções | Padrão |
|---|---|---|
| Acessar grupos fora da organização |
Os grupos podem ser acessados:
|
Particular |
| Criar grupos |
Os grupos podem ser criados por:
|
Qualquer pessoa na organização pode criar grupos |
| Participantes externos |
Proprietários do grupo:
|
Desmarcado (não permitido) |
| E-mails recebidos de fora da organização |
Proprietários do grupo:
|
Desmarcado (não permitido) |
| Padrão de permissão para ver conversas (permissão padrão que os proprietários de grupos podem mudar) |
Por padrão, as conversas em grupo podem ser vistas por:
|
Todos os usuários da organização |
|
Proprietários do grupo:
|
As duas opções desmarcadas (os proprietários não podem ocultar grupos) |
* As configurações públicas só ficam disponíveis quando você permite o acesso público aos grupos na primeira configuração listada acima.
Observação: se um superadministrador ativar a aprovação de várias partes para o compartilhamento do Grupos para empresas, qualquer mudança nas configurações de compartilhamento vai acionar um processo de aprovação de várias partes. Esse processo precisa ser concluído para que a mudança entre em vigor. Confira mais detalhes em Aprovação de outra parte para ações sensíveis.
Etapa 1: abrir as opções de compartilhamento
Primeiro, acesse Configurações de compartilhamento no Google Admin Console.
-
No Google Admin Console, acesse Menu
Apps Google Workspace Grupos para empresas.Exige o privilégio de administrador "Configurações do serviço".
- Clique em Configurações de compartilhamento.
Etapa 2: aplicar suas configurações
Em seguida, selecione suas preferências. Consulte também as opções abaixo se você precisar de ajuda em cenários comuns.
Acesso aos grupos fora desta organização
Estas são as opções para controlar o acesso externo aos seus grupos:
- Público na Internet: qualquer pessoa dentro ou fora da sua organização pode ver a lista dos grupos públicos no diretório de grupos do Google Grupos. Dependendo das configurações do grupo, as pessoas podem:
- Ver a página de informações do grupo, inclusive o histórico de conversas (arquivo)
- Gerenciar as inscrições no grupo
- Postar mensagens no grupo
- Particular: somente as pessoas na sua organização podem acessar os grupos da organização no Grupos do Google. Os participantes externos, se permitido, podem acessar grupos somente por e-mail.
Como criar grupos
| Opção | Descrição |
|---|---|
| Apenas os administradores da organização podem criar grupos | Qualquer administrador na sua organização pode criar grupos. |
| Qualquer pessoa na organização pode criar grupos | Os usuários na sua organização podem criar grupos. |
| Qualquer pessoa na Internet pode criar grupos | Os usuários na sua organização e qualquer pessoa na Web podem criar grupos. Essa configuração fica disponível quando o acesso ao grupo para toda a organização está definido como público. |
Os usuários externos podem participar de grupos?
Estas são as opções para permitir que usuários externos interajam com seus grupos:
- Proprietários de grupos podem permitir participantes externos: os proprietários de grupos podem adicionar e autorizar a participação de pessoas fora da organização.
- Os proprietários de grupos podem permitir o recebimento de e-mails de fora da organização: os proprietários podem permitir que pessoas fora da sua organização enviem e-mails para os grupos.
Selecionar essas opções não as define como padrão nem significa que os proprietários precisam conceder essas permissões. Se as opções ficarem desmarcadas, os proprietários não poderão permitir participantes ou e-mails de grupos externos.
Selecionar essas opções:
- afeta as configurações disponíveis para os proprietários de grupos em groups.google.com;
- não altera as configurações padrão para grupos nem exige que os proprietários concedam essas permissões.
Se as duas opções ficarem desmarcadas:
- os proprietários de grupos não poderão permitir participantes ou e-mails de grupos externos;
- os administradores poderão permitir mensagens ou participantes externos em grupos específicos no Admin Console ou na API Groups Settings.
A alteração dessas configurações não afeta os participantes ou as mensagens do grupo externo.
Padrão de permissão para ver conversas
É possível definir quem pode ver as conversas nos grupos da sua organização. Outras configurações padrão são derivadas desta configuração, como "Quem pode postar" e "Quem pode ver os participantes". Os proprietários e os gerentes dos grupos podem mudar a configuração padrão de qualquer grupo.
Essa configuração não está disponível para grupos criados no Admin Console ou no console do Google Cloud.
| Opção | Quem pode ver as conversas |
|---|---|
| Apenas proprietários | Somente pessoas com a função de proprietário |
| Proprietários e administradores | Somente pessoas com a função de proprietário ou gerente |
| Todos os participantes do grupo | Qualquer pessoa com a função de participante
Se você definir a configuração de acesso ao grupo para toda a organização como "Particular", os participantes externos do grupo só poderão ver as conversas por e-mail, se for permitido. |
| Todos os usuários da organização | Qualquer pessoa na sua organização, mesmo que não participe do grupo |
| Qualquer pessoa na Internet | Qualquer pessoa, inclusive pessoas fora da organização
Definir a configuração de acesso ao grupo para toda a organização como particular:
|
Ocultar grupos de pessoas que não são participantes
Os grupos da sua organização estão disponíveis no diretório do Grupos do Google dos usuários, disponível no Acesso rápido aos apps e em groups.google.com. Você decide se os proprietários de grupos podem ocultar um grupo no diretório de grupos da sua organização. Se você permitir que os proprietários ocultem os grupos, também poderá escolher se os novos grupos ficarão ocultos por padrão. Para mais detalhes, acesse Quem pode ver o grupo nas configurações gerais do grupo.
Ninguém vê um grupo oculto em "Todos os grupos" (inclusive administradores, proprietários de grupos, participantes e pessoas que não são participantes). No entanto:
- Os proprietários e os participantes sempre podem ver os grupos em "Meus grupos".
- Os administradores de grupos podem ver todos os grupos da organização no Grupos no Admin Console.
| Os proprietários de grupos podem ocultar grupos do diretório |
|---|
|
| Ocultar grupos recém-criados do diretório |
|
Essa configuração só fica marcada se a opção Os proprietários de grupos podem ocultar grupos do diretório estiver marcada.
|
Configurações para cenários comuns
Veja como combinar configurações nos cenários abaixo.
Manter os grupos da organização como particulares
Para ter o máximo de privacidade nos seus grupos, use estas configurações:
| Configuração | Opção |
|---|---|
| Acesso aos grupos fora desta organização | Particular |
| Os proprietários de grupos podem permitir participantes externos | Desmarcado |
| Os proprietários de grupos podem permitir o recebimento de e-mails de fora da organização | Desmarcado |
| Os proprietários de grupos podem ocultar grupos do diretório | ✔ |
| Ocultar grupos recém-criados do diretório | ✔ |
Permitir e-mails ou participantes externos em grupos particulares
Consulte esta tabela para ver o que acontece se você definir a configuração de acesso ao grupo para toda a organização como particular e escolher uma das opções para usuários externos, ou as duas:
| Os proprietários de grupos podem permitir participantes externos | Os proprietários de grupos podem permitir o recebimento de e-mails de fora da organização | Resultado |
|---|---|---|
| ✔ | ✔ | Tanto a organização quanto os usuários externos podem participar e postar mensagens no grupo. Os participantes externos podem postar somente por e-mail. |
| ✔ | Tanto a organização quanto os usuários externos podem participar, mas somente os participantes da organização podem postar mensagens no grupo.
Exemplo: um grupo de teste de recursos onde os participantes externos podem receber mensagens, mas só podem enviar feedback por canais específicos. |
|
| ✔ | Somente usuários da organização podem participar do grupo, mas usuários da organização e externos podem postar mensagens no grupo. Usuários externos podem postar somente por e-mail e não podem ver as mensagens do grupo.
Exemplo: um grupo de equipe de suporte ao cliente em que os usuários externos poderão enviar mensagens, mas não poderão ver o conteúdo do grupo. |
Permitir o acesso público aos seus grupos
Permita que pessoas externas acessem os grupos da sua organização.
Observação: a lista de participantes só aparece nos convites da agenda criados por usuários externos se você alterar as configurações de nível de acesso do grupo.
| Configuração | Opção |
|---|---|
| Acesso aos grupos fora desta organização | Público na Internet |
| Os proprietários de grupos podem permitir participantes externos | ✔ |
| Os proprietários de grupos podem permitir o recebimento de e-mails de fora da organização | ✔ |
Alterar suas configurações
A mudança das configurações de compartilhamento tem diferentes efeitos dependendo da configuração.
Acessar grupos
Se você mudar a configuração Acesso aos grupos fora desta organização, a mudança vai afetar grupos novos e existentes. Se você mudar o acesso de público para particular e qualquer grupo tiver participantes externos, eles poderão:
- não poderão mais acessar os grupos no Grupos do Google, mesmo que isso seja permitido nas configurações;
- ainda poderão enviar e receber e-mails nos grupos, dependendo das configurações.
Como criar grupos
Se você mudar a opção Criar grupos de "Qualquer pessoa na organização" ou "Qualquer pessoa na Web" para permitir que apenas administradores criem grupos:
- Os grupos criados pelos usuários vão continuar ativos.
- Ainda será possível enviar mensagens para os grupos criados pelos usuários.
Outras configurações
Se você alterar outra configuração, as mudanças só serão aplicadas aos grupos criados futuramente, não aos existentes.