Gruplar yöneticisi olarak, kullanıcılarınızın Google Gruplar uygulamasında kimlerin grup oluşturabileceğini, gruplara kimlerin erişebileceğini ve katılabileceğini kontrol eden, kuruluş genelinde seçenekler belirleyebilirsiniz. Örneğin, yalnızca yöneticilerin grup oluşturmasına izin verip kullanıcıların yetkilerini mesaj ve yayınları görüntülemeyle sınırlı tutabilirsiniz. Kullanıcıların, hatta harici müşterilerin grup oluşturup yönetmesine izin vermeyi de tercih edebilirsiniz.
Burada belirlediğiniz seçenekten bağımsız olarak Gmail veya Takvim davetiyelerinde adres yazarken grup adresleri yine öneri olarak gösterilir.Yöneticiler neleri kontrol edebilir?
Bu seçenekler, groups.google.com sayfasında, kuruluş genelindeki varsayılan ayarları ve grup sahiplerinin kullanabileceği seçenekleri belirler. Burada belirlediğiniz seçeneklere bağlı olarak, grup sahipleri de grup düzeyindeki ayarları belirleyebilir.
Yöneticiler aynı zamanda grubun sahibi ise: Burada belirlediğiniz ayarlar ne olursa olsun, Gruplar yöneticisi olarak, kuruluşunuzdaki tüm gruplarda (hatta sizin oluşturmadığınız gruplarda bile) sahip ayrıcalıklarınız vardır. Bir grupla ilgili olarak grup sahibinin yapabileceği her şeyi siz de yapabilirsiniz.
Aşağıdaki bağlantılar, hangi ayarın kullanılacağı ile ilgili ayrıntılara gider.
| Kuruluş genelindeki politika | Seçenekler | Varsayılan |
|---|---|---|
| Gruplara kuruluşun dışından erişme |
Gruplara aşağıdaki kişiler erişebilir:
|
Gizli |
| Grup oluşturma |
Aşağıdakiler grup oluşturabilir:
|
Kuruluştaki herkes grup oluşturabilir |
| Harici üyeler |
Grup sahipleri:
|
İşaretlenmemiş (izin verilmiyor) |
| Kuruluş dışından gelen e-postalar |
Grup sahipleri:
|
İşaretlenmemiş (izin verilmiyor) |
| İleti dizilerini görüntüleme izni için varsayılan değer (grup sahiplerinin bir grup için değiştirebileceği varsayılan izin) |
Varsayılan olarak, grup ileti dizileri aşağıdakiler tarafından görüntülenebilir:
|
Kuruluştaki tüm kullanıcılar |
|
Grup sahipleri:
|
İki seçenek de işaretlenmemiş (grup sahipleri gruplarını gizleyemez) |
* Herkese açık ayarlar, yalnızca yukarıda listelenen ilk ayarda gruplar için herkese açık erişim izni verdiyseniz kullanılabilir.
Not: Bir süper yönetici, Gruplar İşletme Sürümü paylaşımı için çok taraflı onayı etkinleştirirse paylaşım ayarlarında yapılan her değişiklik, çok taraflı onay sürecini tetikler. Değişikliğin geçerli olabilmesi için bu işlemin tamamlanması gerekir. Ayrıntılar için Hassas işlemler için çok taraflı onay başlıklı makaleyi inceleyin.
1. adım: Paylaşım seçeneklerini açın
Öncelikle Google Yönetici Konsolu'nda Paylaşım ayarları'na gidin.
-
Google Yönetici Konsolu'nda Menü
Uygulamalar Google Workspace Gruplar İşletme Sürümü'ne gidin.Hizmet Ayarları yönetici ayrıcalığına sahip olmayı gerektirir.
- Paylaşım ayarları'nı tıklayın.
2. adım: Ayarlarınızı uygulayın
Ardından, tercihlerinizi belirtin. Ayrıca, sık karşılaşılan senaryolarla ilgili yardım almak için makalenin devamına göz atabilirsiniz.
Bu kuruluşun dışından gruplara erişme
Gruplarınıza harici erişimi denetlemek için kullanabileceğiniz seçenekler şunlardır:
- İnternette herkese açık: Kuruluşunuzdan veya kuruluşunuzun dışından herkes Google Gruplar dizininizdeki herkese açık grupların listesini görüntüleyebilir. Grubun ayarlarına bağlı olarak kullanıcılar aşağıdaki işlemleri yapabilir:
- Grubun görüşme geçmişini de (arşiv) içeren bilgi sayfasını görüntüleme.
- Grup aboneliklerini yönetme.
- Gruba mesaj gönderme.
- Gizli: Yalnızca kuruluşunuzdaki kullanıcılar kuruluşunuzun Google Gruplar'daki gruplarına erişebilir. İzin veriliyorsa harici üyeler gruplara yalnızca e-posta ile erişebilir.
Grup oluşturma
| Seçenek | Açıklama |
|---|---|
| Yalnızca kuruluş yöneticileri grup oluşturabilir | Kuruluşunuzdaki tüm yöneticiler grup oluşturabilir. |
| Kuruluştaki herkes grup oluşturabilir | Kuruluşunuzdaki kullanıcılar grup oluşturabilir. |
| İnternetteki herkes grup oluşturabilir | Kuruluşunuzdaki kullanıcılar ve web'deki herkes grup oluşturabilir. Kuruluş genelinde grup erişimi seçeneği "herkese açık" olarak ayarlanmışsa bu ayar kullanılabilir. |
Kuruluş dışından kullanıcılar gruplara katılabilir mi?
Harici kullanıcıların gruplarınızla etkileşime geçmesine izin vermek için kullanabileceğiniz seçenekler şunlardır:
- Grup sahipleri harici üyelere izin verebilir: Grup sahipleri, gruplarına kuruluşunuz dışından üyeleri ekleyebilir ve üyelerin kendi gruplarına katılmasına izin verebilir.
- Grup sahipleri bu kuruluşun dışından gelen e-postalara izin verebilir: Grup sahipleri, kuruluşunuzun dışından kullanıcıların, gruplarına e-posta göndermesine izin verebilir.
Bu seçeneklerin belirlenmesi, varsayılan ayar olarak belirlenmelerini sağlamaz veya sahiplerin bu izinleri vermesi gerektiği anlamına gelmez. Seçeneklerin işaretlenmemesi, grup sahiplerinin harici grup üyelerine veya e-postalara izin veremeyeceği anlamına gelir.
Bu seçenekleri işaretlemek:
- Grup sahiplerinin groups.google.com adresinde kullanabileceği yapılandırmaları etkiler
- Varsayılan grup düzeyi ayarlarını değiştirmez veya sahiplerin bu izinleri vermesi gerektiği anlamına gelmez.
Her iki seçeneği de işaretlememek:
- Grup sahiplerinin harici grup üyelerine veya e-postalara izin veremeyeceği anlamına gelir.
- Yöneticilerin, Yönetici Konsolu'nda veya Groups Settings API'sini kullanarak belirli gruplar için harici üyelere veya iletilere izin vermesine engel olmaz.
Bu seçenekleri değiştirmek, mevcut harici grup üyelerini veya iletileri etkilemez.
Görüşmeleri görüntüleme izni için varsayılan değer
Kuruluşunuzun gruplarındaki görüşmeleri kimlerin görebileceğine dair varsayılan bir ayar belirtebilirsiniz. "İleti gönderebilecek kişiler" ve "Üyeleri görüntüleyebilecek kişiler" gibi diğer varsayılan ayarlar bu ayardan elde edilir. Grup sahipleri ve yöneticiler, diledikleri bir grup için varsayılan ayarı değiştirebilir.
Bu ayar, Yönetici Konsolu'nda veya Google Cloud Console'da oluşturulan gruplarda kullanılamaz.
| Seçenek | İleti dizilerini görüntüleyebilecek kişiler |
|---|---|
| Yalnızca sahipler | Yalnızca sahip rolündeki kullanıcılar |
| Sahipler ve yöneticiler | Yalnızca sahip veya yönetici rolündeki kullanıcılar |
| Tüm grup üyeleri | Üye rolüne sahip olan herkes
(Kuruluş genelinde grup erişimi ayarını "gizli" olarak ayarlarsanız izin verilmesi halinde harici grup üyeleri mesaj dizilerini yalnızca e-posta üzerinden görüntüleyebilir.) |
| Kuruluştaki tüm kullanıcılar | Grup üyesi olsun veya olmasın, kuruluşunuzdaki herkes |
| İnternetteki herkes | Kuruluşunuzun dışından kişiler dahil herkes
Kuruluş genelinde grup erişimi ayarını "gizli" olarak ayarlamak:
|
Grupları, üye olmayan kullanıcılardan gizleme
Kuruluşunuzdaki gruplar kullanıcıların Google Gruplar dizininde kullanılabilir (kullanıcılar Uygulama Başlatıcı'dan ve groups.google.com üzerinden erişebilir. Grup sahiplerinin bir grubu kuruluşunuzun Gruplar dizininde gizleyip gizleyemeyeceğine karar verebilirsiniz. Sahiplerin gruplarını gizlemesine izin verirseniz yeni grupların varsayılan olarak gizlenip gizlenmeyeceğini de seçebilirsiniz. Ayrıntılı bilgi için genel Grup ayarları bölümündeki Grubu görebilecek kişiler'e gidin.
Yöneticiler, grup sahipleri, üyeler ve üye olmayanlar da dahil olmak üzere hiç kimse gizli bir grubu Tüm Gruplar'da göremez. Ancak:
- Grup sahipleri ve üyeler, gruplarını her zaman Gruplarım bölümünde görebilir.
- Grup yöneticileri, Yönetici Konsolu'ndaki Gruplar'da kuruluşlarının tüm gruplarını görebilir.
| Grup sahipleri, grupları dizinde gizleyebilir |
|---|
|
| Yeni oluşturulan grupları dizinde gizle |
|
Grup sahipleri, grupları dizinde gizleyebilir ayarı işaretlenmediği sürece bu ayarın işareti kaldırılır.
|
Sık karşılaşılan senaryolara yönelik ayarlar
Aşağıdaki senaryolarda ayarların nasıl bir arada kullanılacağı açıklanmaktadır.
Kuruluşunuzun gruplarını tamamen gizli tutma
Gruplarınızda maksimum gizlilik için aşağıdaki ayarları kullanın:
| Ayar | Seçenek |
|---|---|
| Bu kuruluşun dışından gruplara erişme | Gizli |
| Grup sahipleri harici üyelere izin verebilir | Kontrol edilmemiş |
| Grup sahipleri kuruluşun dışından gelen e-postalara izin verebilir | Kontrol edilmemiş |
| Grup sahipleri, grupları dizinde gizleyebilir | ✔ |
| Yeni oluşturulan grupları dizinde gizleme | ✔ |
Özel gruplarda harici üyelere veya e-postalara izin ver
Kuruluş genelinde grup erişimi ayarını "gizli" olarak belirleyip aşağıdaki kuruluş dışı kullanıcı seçeneklerinden birini veya her ikisini de seçtiğinizde ne olacağını görmek için bu tabloyu kullanın:
| Grup sahipleri harici üyelere izin verebilir | Grup sahipleri kuruluşun dışından gelen e-postalara izin verebilir | Sonuç |
|---|---|---|
| ✔ | ✔ | Hem kuruluş kullanıcıları hem de harici kullanıcılar grup üyesi olabilir ve gruba mesaj gönderebilir. Harici üyeler yalnızca e-posta ile mesaj gönderebilir. |
| ✔ | Hem kuruluş kullanıcıları hem de harici kullanıcılar grup üyesi olabilir ancak gruba yalnızca kuruluş üyeleri mesaj gönderebilir.
Örnek: Harici üyelerin gruptan mesaj almasını ancak grup üzerinden değil yalnızca belirli kanallar üzerinden geri bildirimde bulunmasını istediğiniz bir özellik testi grubu |
|
| ✔ | Yalnızca kuruluştaki kullanıcılar grup üyesi olabilir ancak hem kuruluştaki kullanıcılar hem de harici kullanıcılar gruba mesaj gönderebilir. Harici kullanıcılar yalnızca e-posta ile mesaj gönderebilir ve gruptan gelen mesajları görüntüleyemez.
Örnek: Harici kullanıcıların mesaj gönderebilmesini istediğiniz ancak grup içeriğini görmesini istemediğiniz bir müşteri destek ekibi grubu |
Gruplarınıza herkese açık erişim izni verme
Kuruluşunuzun dışından kişilerin gruplarınıza erişmesine izin verin.
Not: Grubun erişim düzeyi ayarlarını değiştirmediğiniz sürece, kuruluş dışı kullanıcıların oluşturduğu takvim davetiyelerinde grubun üyeler listesi gösterilmez.
| Ayar | Seçenek |
|---|---|
| Bu kuruluşun dışından gruplara erişme | İnternette herkese açık |
| Grup sahipleri harici üyelere izin verebilir | ✔ |
| Grup sahipleri kuruluşun dışından gelen e-postalara izin verebilir | ✔ |
Ayarlarınızı değiştirme
Seçilen ayara bağlı olarak, paylaşım ayarlarının değiştirilmesi farklı etkilere sahiptir.
Gruplara erişme
Bu kuruluşun dışından gruplara erişme ayarını değiştirirseniz değişiklik, yeni ve mevcut grupları etkiler. "Herkese açık" olan erişim ayarını "gizli" olarak değiştirirseniz ve mevcut gruplardan herhangi birinde harici üyeler varsa bu üyeler:
- Grup ayarlarından bağımsız olarak Google Gruplar'daki gruplarına artık erişemez
- Grup ayarlarına bağlı olarak gruplarına yine e-posta gönderebilir ve gruplarından e-posta alabilir
Grup oluşturma
Grup oluşturma seçeneğini, kuruluştaki herhangi bir kişi veya web'deki herkes ayarından, yalnızca yöneticilerin grup oluşturmasına izin verecek şekilde değiştirirseniz:
- Kullanıcı tarafından oluşturulan mevcut gruplar etkin kalır.
- Mesajlar, kullanıcı tarafından oluşturulmuş gruplara gönderilmeye devam edebilir.
Diğer ayarlar
Başka herhangi bir ayarı değiştirirseniz, yapılan değişiklikler mevcut gruplar için değil, yalnızca gelecekte oluşturulan gruplar için geçerli olur.